Teenuste sisseostmine on muutumas iga aastaga Ć¼ha levinumaks nii suurkorporatsionide kui ka vƤike- ja keskmiste ettevƵtete poolt. Peamiseks teenuste sisseostmise pƵhjuseks on kindlasti efektiivsuse saavutamine ja kulude kokkuhoid. Kuid mitte alati. Teenuste sisseost vƵib olla tingitud ka vƤga spetsiifilise kompetentsi vajadusest vƵi projektipƵhisest (ajutisest) tegevusest.

Teenuste sisseostmiseks on esmalt vajalik sƵnastada:

  • ettevƵtte vajadus praegu ja tulevikus vastavas valdkonnas
  • teenused, mida soovite sisse osta
  • ootused teenusepakkujale, tingimused, eeldused
  • eelarve vahemik, mis teil on vƵimalik kasutada.

KƵige enam on teenuste sisseost levinud tugiteenuste valdkonnas, mis on ka mƵistetav, sest ettevƵtte peamiseks sooviks on siiski keskenduda sellele, mida nad kƵige paremini teha oskavad – Ƥritegevusele. Ilma tugiteenusteta aga ei saa edukalt toimida Ć¼kski ettevƵte.

Mitmed uuringud on ka vƤlja toonud, et teenuste sisseostu peamiseks takistuseks on ebakindlus vƤlise partneri usaldusvƤƤrsuse suhtes.

KƤesolev artikkel keskendubki eelkƵige sellele, kuidas neid riske oleks vƵimalik maandada ja parimal juhul vƤltida juba partnerit valides.

Tugevatele alustele rajatud koostƶƶ aitab areneda nii ettevƵttel kui teenusepakkujal ja mƵlemad pooled saavad tunda rƵƵmu headest tƶƶtulemustest.

Teenusepakkuja leidmiseks on algatuseks hea kĆ¼sida oma vƵrgustikus, kas ja millist teenusepakkujat ettevƵtted kasutavad vƵi on kasutanud. Uurige lƤhemalt, millisest teenusest on jutt, kuidas toimib teenuse osutamine ja kas sellega ollakse rahul. VƵrgustiku kaudu saadud info on Ć¼ldjuhul usaldusvƤƤrne, kuigi mitte alati erapooletu.

Tuttavatelt saadud tagasiside on kĆ¼ll hea, kuid soovitav on siiski ringi vaadata, kuigi olete juba teadlikum sisse ostetavate teenuste vƵimalustest. Otsustamisega ei ole kiire, sest vajadused ja ootused on erinevad ning sellest lƤhtuvalt ka teenusepakkuja valik.

Parima teenuse ja partneri leidmiseks on vaja teha eeltƶƶd. Soovitav on teha pƵhjalikult eeltƶƶd, korraldada vƤiksemat sorti hange ja koguda pakkumusi.

Esimene samm -> turu kompamine, esmase Ć¼levaate kogumine, sobivate pakkujatega kontakti saamine

  1. Uurige interneti otsingumootorite abil, millised ettevƵtted pakuvad teid huvitavaid teenuseid.
  2. Saatke laiali esmased pƤringud, kus mƤrgite vƵimalikult arusaadavalt Ƥra teid huvitavate teenuste ampluaa. PƤringu eesmƤrgiks on vƤlja selgitada teenusepakkuja valmidus teenuse osutamiseks, kas sobiv(ad) teenus(ed) on olemas ja kas on olemas kogemus, kas on olemas piisav ressurss, mida teenusepakkuja lisaks pakub jne. Ka on hea juba alguses uurida hinna ja maksetƤhtaegade pƵhimƵtteid, et need hiljem ebameeldivaks Ć¼llatuseks ei kujuneks.
  3. Hinnake saabunud vastuste kiirust, sisukust ja vastavust teie pƤringule. MƵistlik aeg esmaste vastuste saamiseks vƵiks olla mitte rohkem kui 1 tƶƶnƤdal. Hea on, kui lisate oma pƤringusse ka vastuste tƤhtaja.
  4. Valige vƤlja 3-4 teenusepakkujat, kellega olete valmis kƵnelusi jƤtkama.

Teine samm -> pƵhjalik tutvumine teenusepakkujatega, ootuste ja vajaduste tƤpsustamine

  1. Kohtuge vƵi vestelge teenusepakkuja esindajatega nii palju kordi kuni olete saanud enda jaoks vajaliku info. Soovitav on lisaks mĆ¼Ć¼giinimestele kohtuda ka teenuse reaalse elluviija vƵi vƤhemalt tƶƶde korraldajaga, kes oskab pƵhjalikult kirjeldada teenuse ja protsessi sisu. Teenindusvalmidus vƵib teinekord minna segi mĆ¼Ć¼gi-inimese innukusega teile midagi maha mĆ¼Ć¼a. SeepƤrast on oluline, et innukad oleksid ka reaalsed teenuse teostajad.
  2. Oluline koht on selgitada vƤlja tehnoloogiliste lahenduste olemasolu ja toimivus, sest tƤnapƤeval ei ole vƵimalik Ć¼htegi teenust kvaliteetselt ja efektiivselt pakkuda, kui puudub tehnoloogiline lahendus.
  3. Formuleerige oma ootused teenuse osas vƵimalikult konkreetselt lisades vajalikud nƤitajad ettevƵtte poolt (tƶƶtajate arv, juhtide arv, aastane kƤive, Ƥrivaldkond, eripƤrad, ootused jne)

Kolmas samm -> lƵplikud pakkumised, valiku tegemine

  1. Saatke vƤlja pakkumuse vormid allesjƤƤnud teenusepakkujatele. LƵpliku pakkumuse vorm vƵiks olla vƵimalikult konkreetne juhendades pakkujaid vƤlja tooma teie jaoks olulisi nƤitajaid. Vorm on hea ka selleks, et teenusepakkujaid hiljem omavahel vƵrrelda – vƵrrelda saab ju ainult sarnaseid nƤitajaid.
  2. VƵrrelge laekunud pakkumisi.
  3. Uurige pƵhjalikult, mida teile lubatakse ja mida ei lubata. Ā KƵik, mis ei ole pakkumuses kirjas, teile ei lubata. Kas teenusepakkuja garanteerib teile midagi konkreetset? Mida garantii endast kujutab ja milliseid kohustusi kaasa toob? Kas ja kuipalju on vaja ettevalmistuseks ressursse nii teie kui teenusepakkuja poolt enne, kui teenuse pakkumisega alustada saab? Mitte alati ei pruugi soodsaim pakkuja kƵige sobivamat teenust tƤhendada.
    MƤngige lƤbi mƵned tĆ¼Ć¼pilisemad juhtumid, mis teie Ƥritegevust iseloomustavad. MƵelge ka erijuhtumite peale.
  4. Valige 2 teile meelepƤrasemat pakkumist. Vajadusel kohtuge veelkord pakkujatega. RƤƤkige lƤbi hind ja maksetingimused ning garantiid. Hinnake ja analĆ¼Ć¼sige, kas teenuse eest makstav tasu vastab turul pakutavale, on Ƶiglane ning loob vajalikku vƤƤrtust teie ettevƵttele (kulude kokkuhoid vƵi arendustegevused).
    AnalĆ¼Ć¼sige ka juurutamise perioodi, vajalikke ressursse ja sisemiste protsesside Ć¼mberkorralduse vajadust.
  5. Enne otsustamist uurige teenusepakkuja majandusnƤitajaid, maksuvƵlgnevusi, aastaaruandeid.
  6. Valige sobivaim koostƶƶpartner ja sƵlmige leping.

Ā 

Leping ja kokkulepped

EttevƵtte panus edukasse koostƶƶse on vƤga oluline ega lƵpe veel sobiva teenusepakkuja vƤljavalimisega. VƵib isegi ƶelda, et tƤhtsam osa tƶƶst siis alles algab.

Hea ja eduka teenuse kujundamisel on oluline roll mƵlemal partneril. Algatuseks on vajalik kokku leppida ja Ć¼le vaadata jƤrgmised tegurid:

  • Leppige kokku rollid ja vastutus ā€“ kes tƤpsemalt ja mille eest vastutab, kus ja kuidas tehakse otsuseid, kellel on Ƶigus allkirjastada dokumente jne. Hea, kui saab kirja Ć¼hine teenuse protsess.
  • Leppige kokku tƤhtajad ā€“ kes ja mida peab milliseks tƤhtajaks tegema.
  • Sisemised protsessid – vaadake Ć¼le kƵik, mis on seotud sisseostetava teenusega ja veenduge, et need ei takista ega kattu sellega.
  • TƤpsustage ja pange paika kommunikatsiooni kanalid ja vormid ā€“ kes saadab infot, kes saab infot, kes kommunikeerib otsuseid, kuidas liigub vajalik info teenusepakkujale ja tagasi ettevƵttesse, kuidas liigub info ettevƵtte sees
  • Leppige kokku, kes on peamine kontaktisik ettevƵtte sees ja teenusepakkuja juures. Kelle poole pƶƶrduda kiirete probleemide vƵi reklamatsioonide puhul?

Ā 

Edukas koostƶƶ

Lisaks selgetele kokkulepetele on oluline ka oma koostƶƶpartnerisse suhtumine:

  • Olge partneri suhtes paindlikud ā€“ uute protsesside juurutamine ei pruugi alati minna veatult. Esimestel kordadel on vƤiksemad apsakad mƵistetavad.
  • Andke tagasisidet ā€“ tehke vahekokkuvƵtteid, andke teada kas teie meelest on teenus hea vƵi pigem ootate rohkemat. Kiitke teenusepakkujat, kui selleks on pƵhjust.
  • Pakkuge vƤlja lahendusi, uuendusi ā€“ stimuleerige oma koostƶƶpartnerit uute mƵtete ja ideedega.
  • Leidke parimad lahendused koos, arutage ja tehke plaane.

 

Usaldus

Partnerlussuhetes on tƤhtis osata luua eeldused usalduse tekkimiseks.Ā Selleks, et juht saaks rahulikul meelel oma ettevƵtte mƵne tugifunktsiooni Ć¼le anda vƤlisele partnerile, on vaja kindlustunnet. PartnerlusĀ on kahesuunaline tee, kus Ć¼hepoolne usaldus ei ole jƤtkusuutlik. Seega on oluline, et nii teenuse ostja kui teenuse pakkuja saavad teineteist vastastikku usaldada.

Tihti ei ole usalduse kaotamine partnerlussuhetes seotud ebamƵistlike kuludega vaid umbmƤƤraste ootuste ning vƵrreldamatute tulemus- vƵi tegevusnƤitajate vƵrdlemises. SeepƤrast on usalduse tekkimise eelduseks selged ootused ettevƵtte poolt ja teenusepakkuja valmidus (vƵimekus) neid tƤita.

Ā EttevƵtetel on tavaliselt kolme tĆ¼Ć¼pi ootusi:

  • kulude vƤhendamine
  • areng, kasv, tulemuslikkus
  • vabanemine administratiivsest koormusest

Kui te otsite partnerit selleks, et sƤƤsta kulusid, siis tasub keskenduda esmavajadustele ā€“ tegevuste administreerimine (haldus, dokumentatsioon, administreerimine jms). Kulusid on vƵimalik sƤƤsta efektiivsuse, sobiva tehnoloogia ja protsesside lihtsustamise abil.

Oluline on, et ettevƵttel oleks vƵimalus kulude muutust vƵrrelda. NƤiteks, kui siiani olete juhina ise teinud tugitegevusi, siis saab vƵrdluseks olla vaid teie enda seni kulutatud aeg ja kulud, mis sellega kaasnevad. Kui teie ettevƵttes on siiani tehtud seda tƶƶd eraldi osakonnas nƤiteks 3 spetsialisti poolt, siis tuleb kokku arvutada nende tƶƶtajate kogukulu ja vƵrrelda seda sisseostetava teenuse maksumusega.

Kui te otsite partnerit selleks, et oma ettevƵtet arendada, siis ei maksa vƤga loota kulude kokkuhoiule. Teie eesmƤrk on juurde saada uut kompetentsi, mitte asendada olemasolevaid tegevusi neid efektiivsemaks muutes. Seega on kulude suurenemise vƵimalus vƤga tƵenƤoline.

 

Tulemusjuhtimise ja personalivaldkonna tugiteenuste kohta uuri lƤhemalt SIIT.

SinuLab.ee tehnoloogilistest vƵimalustest saad lƤhemalt uurida SIIN.

 

 Modules” href=”https://sinulab.com/strategic-performance-management-people-development-software/”>SIIN. 

[/fusion_text]

Küsi lisa:

[/fusion_builder_column][/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]