Technobalt Eesti on kasutanud SinuLab lahendust nĆ¼Ć¼dseks pea 2 aastat. Koos inseneride tiimi juhi Taavi PƵri’ga arutasime inimeste juhtimise ning arendamisega seotud teemadel ja tehnoloogiliste abivahendite kasutamist.

Taavi, mis on peamine pƵhjus, et teie ettevƵttes viiakse lƤbi regulaarseid aastaseid vestlusi tƶƶtajatega?

Taavi PƵri: alustasime vestluste regulaarse lƤbiviimisega kui juurutasime ISO juhtimissertifikaati. Tookord sai koostatud pƵhjalik vestluse vorm ning paika pandud intervall ā€“ 1 kord aastas. Vestluste vorm oli Word formaadis ja seda saadeti peamiselt e-posti teel, mƵnikord tƤideti ka kƤsitsi. Probleem oli ennekƵike selles, et vestluse kƤigus lepiti kokku mitmed tegevused, eesmƤrgid ja arenguvajadused kuid nende jƤlgimine ja ka tƤitmine oli nigel, kuna vana failides ja paberkandjal sĆ¼steem muutis selle ajamahukaks ja keerukaks.Ā  Nii juhtuski, et pigem keskenduti taaskord igapƤevastele jooksvatele tegevustele, ā€¯tulekustutamisteleā€¯. KƵike kokku vƵttes muutis senine praktika tƶƶtaja ja tƶƶandja jaoks selle vestluse lihtsalt formaalseks istumiseks, mille lisandvƤƤrtus oli pigem suhtlus juhiga, mitte tƶƶtaja ja tƶƶtulemuste toetamine ning areng.

Kuidas leidsite SinuLab lahenduse enda jaoks?

Taavi: igal aastal viime lƤbi ISO auditi ja mitu aastat jƤrjest ilmnes, et vestlused tƶƶtajatega ei olnud kas korrektselt vormistatud vƵi jƤid Ć¼ldse lƤbi viimata. Selle kohta saime ka tƶƶtajatelt rahulolematut tagasisidet ning loomulikult audiitoritelt. Tegelikult tƶƶtajad ootasid sellist pƵhjalikumat vestlust vƤhemalt korra aasta, kuigi jooksvad tƶƶalased teemad saame igapƤevaselt rƤƤgitud.

Leidsime lahenduse tuttava soovitusel, kes ise oli pilootprogrammis osalenud ja fookusgrupi intervjuudel toodet juba lƤhemalt nƤinud ning proovinud. Muidugi olime alustades veidi skeptilised, sest SinuLabi lahendus on ju tƤiesti uus ja erinev sellest, mida senini oleme kasutanud (MS word). Meie kƵige suuremaks ootuseks oli tegelikult vƤhendada juhtide, ja ka tƶƶtajate, administratiivset koormust kogu vestluste protsessi lƤbiviimisel.

Kaua olete kasutanud SinuLab tarkvara ja mis on senised kasutegurid teie arvates?

Taavi: Meil on toimunud nĆ¼Ć¼d 2 vestluste tsĆ¼klit SinuLabā€™is. Esimest korda 2016 kevadel ja teist korda 2017 kevadel. Kasutegureid on mitmeid.

Administreerimise seisukohast on vƤga hea see, et kƵikide tƶƶtajate vestluse vormid asuvad Ć¼hes kohas ja neid on lihtne leida, avada, tƤita ja salvestada. SƤƤstab kƵvasti juhi aega ega pea liikuma erinevate Word dokumentide vahel. Vajadusel saan ise ja ka tƶƶtaja juba tƤidetud dokumenti igal ajal uuesti avada ja seda vaadata.

Mulle meeldib, et sĆ¼steemi on sisse ehitatud kindel protseduur ā€“ esmalt tƤidab vestluse dokumendi tƶƶtaja ja edastab selle juhile. Edastamisest annab teada e-postile saadetud teavitus. SeejƤrel tƤidab juht dokumendi vestlusel tehtud kokkuvƵtete alusel, olen teinud seda on-lines juba vestluse ajal, et kƵik olulised detailid kirja saaksid. VƤga operatiivne!

Ka vestluse vorm on tehtud lihtsaks. Samal ajal on vormis etteantud vƤljad, mis aitavad tƶƶtajal ja juhil kvaliteetseid eesmƤrke pĆ¼stitada ja mƵelda ka oodatava tulemuse ning mƵƵdikute peale. Tƶƶtajad on ƶelnud, et see paneb ka neid rohkem sisukate eesmƤrkide peale mƵtlema.

Eriti meeldib meile aga see, et eelmise perioodi kokkuleppeid kajastatakse ka uue perioodi dokumendis. See annab vƵimaluse paremaks analĆ¼Ć¼siks, tagasisideks ja jƤrjepidevuseks. ƄƤrmiselt mugav on, et ei pea lappama mitut dokumendi vormi korraga.

Kas olete midagi uut juurutanud seoses tarkvara kasutuselevƵtuga?

Taavi: jah, oleme kĆ¼ll. Varasemalt me ei rƤƤkinud tƶƶtajatega aastavestlustel ettevƵtte vƤƤrtustest. Kuna SinuLab lahenduses saame need lisada, siis arutame vƤƤrtused iga kord lƤbi, analĆ¼Ć¼sime ja mƵtleme rakendusvƵimaluste peale samuti. Ɯtleme nii, et meie aastavestlused on muutunud oluliselt sisukamaks ja operatiivsemaks nii juhtide kui tƶƶtajate jaoks.

Miks soovitad SinuLab lahendust teistele juhtidele ja kellele see vƵiks eriti kasulik olla?

Taavi: soovitan sellistele juhtidele ja tiimidele, kus tƶƶ tempo on intensiivne ja igapƤevaselt jƤƤb aega vaid operatiivsete tegevuste ja teemade jaoks. Aastas korra, vƵi isegi kaks-kolm korda, on hea vƵtta aeg ja rƤƤkida tƶƶtajatega sisukamalt, mƵelda sellele, mis on toimunud ja mis peaksid olema strateegilised fookusteemad. VƤga vƤƤrtuslik on ka tagasiside mida saan juhina tƶƶtajatelt ja ettevƵtte jaoks. Sisukate vestluste abil oleme kasvatanud usaldust oma meeskonnas.

Lisaks on SinuLabā€™is vƵimalik hoida kogu tƶƶtajatega seotud ajalugu nii tƶƶsuhte kohta, aastavestluste ja eesmƤrkide kohta. Annab hea Ć¼levaate, kuidas ja kuhu on tƶƶtaja arenenud ja mis on tema motivatsiooni lƤhtekohad.

Urmas Prede, ISO audiitori kommentaar: ā€œVaatan sellistele juhtimisprotsesse toetavatele tarkvaradele audiitorina vƤga positiivselt. Kuna ka kvaliteedijuhtimissĆ¼steemi eesmƤrk on juhtimiskvaliteeti paremaks muuta, siis olen kindel, et lƤbimƵeldud protsessi ja lahendusega tarkvara aitab selle eesmƤrgi saavutamisele oluliselt kaasaā€¯

VƵrdlus ja ajaline kasutegur numbrites, Technobalt Eesti case