Technobalt Eesti on kasutanud SinuLab lahendust nüüdseks pea 2 aastat. Koos inseneride tiimi juhi Taavi Põri’ga arutasime inimeste juhtimise ning arendamisega seotud teemadel ja tehnoloogiliste abivahendite kasutamist.

Taavi, mis on peamine põhjus, et teie ettevõttes viiakse läbi regulaarseid aastaseid vestlusi töötajatega?

Taavi Põri: alustasime vestluste regulaarse läbiviimisega kui juurutasime ISO juhtimissertifikaati. Tookord sai koostatud põhjalik vestluse vorm ning paika pandud intervall – 1 kord aastas. Vestluste vorm oli Word formaadis ja seda saadeti peamiselt e-posti teel, mõnikord täideti ka käsitsi. Probleem oli ennekõike selles, et vestluse käigus lepiti kokku mitmed tegevused, eesmärgid ja arenguvajadused kuid nende jälgimine ja ka täitmine oli nigel, kuna vana failides ja paberkandjal süsteem muutis selle ajamahukaks ja keerukaks. Nii juhtuski, et pigem keskenduti taaskord igapäevastele jooksvatele tegevustele, „tulekustutamistele“. Kõike kokku võttes muutis senine praktika töötaja ja tööandja jaoks selle vestluse lihtsalt formaalseks istumiseks, mille lisandväärtus oli pigem suhtlus juhiga, mitte töötaja ja töötulemuste toetamine ning areng.

Kuidas leidsite SinuLab lahenduse enda jaoks?

Taavi: igal aastal viime läbi ISO auditi ja mitu aastat järjest ilmnes, et vestlused töötajatega ei olnud kas korrektselt vormistatud või jäid üldse läbi viimata. Selle kohta saime ka töötajatelt rahulolematut tagasisidet ning loomulikult audiitoritelt. Tegelikult töötajad ootasid sellist põhjalikumat vestlust vähemalt korra aasta, kuigi jooksvad tööalased teemad saame igapäevaselt räägitud.

Leidsime lahenduse tuttava soovitusel, kes ise oli pilootprogrammis osalenud ja fookusgrupi intervjuudel toodet juba lähemalt näinud ning proovinud. Muidugi olime alustades veidi skeptilised, sest SinuLabi lahendus on ju täiesti uus ja erinev sellest, mida senini oleme kasutanud (MS word). Meie kõige suuremaks ootuseks oli tegelikult vähendada juhtide, ja ka töötajate, administratiivset koormust kogu vestluste protsessi läbiviimisel.

Kaua olete kasutanud SinuLab tarkvara ja mis on senised kasutegurid teie arvates?

Taavi: Meil on toimunud nüüd 2 vestluste tsüklit SinuLab`is. Esimest korda 2016 kevadel ja teist korda 2017 kevadel. Kasutegureid on mitmeid.

Administreerimise seisukohast on väga hea see, et kõikide töötajate vestluse vormid asuvad ühes kohas ja neid on lihtne leida, avada, täita ja salvestada. Säästab kõvasti juhi aega ega pea liikuma erinevate Word dokumentide vahel. Vajadusel saan ise ja ka töötaja juba täidetud dokumenti igal ajal uuesti avada ja seda vaadata.

Mulle meeldib, et süsteemi on sisse ehitatud kindel protseduur – esmalt täidab vestluse dokumendi töötaja ja edastab selle juhile. Edastamisest annab teada e-postile saadetud teavitus. Seejärel täidab juht dokumendi vestlusel tehtud kokkuvõtete alusel, olen teinud seda on-lines juba vestluse ajal, et kõik olulised detailid kirja saaksid. Väga operatiivne!

Ka vestluse vorm on tehtud lihtsaks. Samal ajal on vormis etteantud väljad, mis aitavad töötajal ja juhil kvaliteetseid eesmärke püstitada ja mõelda ka oodatava tulemuse ning mõõdikute peale. Töötajad on öelnud, et see paneb ka neid rohkem sisukate eesmärkide peale mõtlema.

Eriti meeldib meile aga see, et eelmise perioodi kokkuleppeid kajastatakse ka uue perioodi dokumendis. See annab võimaluse paremaks analüüsiks, tagasisideks ja järjepidevuseks. Äärmiselt mugav on, et ei pea lappama mitut dokumendi vormi korraga.

Kas olete midagi uut juurutanud seoses tarkvara kasutuselevõtuga?

Taavi: jah, oleme küll. Varasemalt me ei rääkinud töötajatega aastavestlustel ettevõtte väärtustest. Kuna SinuLab lahenduses saame need lisada, siis arutame väärtused iga kord läbi, analüüsime ja mõtleme rakendusvõimaluste peale samuti. Ɯtleme nii, et meie aastavestlused on muutunud oluliselt sisukamaks ja operatiivsemaks nii juhtide kui töötajate jaoks.

Miks soovitad SinuLab lahendust teistele juhtidele ja kellele see võiks eriti kasulik olla?

Taavi: soovitan sellistele juhtidele ja tiimidele, kus töö tempo on intensiivne ja igapäevaselt jääb aega vaid operatiivsete tegevuste ja teemade jaoks. Aastas korra, või isegi kaks-kolm korda, on hea võtta aeg ja rääkida töötajatega sisukamalt, mõelda sellele, mis on toimunud ja mis peaksid olema strateegilised fookusteemad. Väga väärtuslik on ka tagasiside mida saan juhina töötajatelt ja ettevõtte jaoks. Sisukate vestluste abil oleme kasvatanud usaldust oma meeskonnas.

Lisaks on SinuLab`is võimalik hoida kogu töötajatega seotud ajalugu nii töösuhte kohta, aastavestluste ja eesmärkide kohta. Annab hea ülevaate, kuidas ja kuhu on töötaja arenenud ja mis on tema motivatsiooni lähtekohad.

Urmas Prede, ISO audiitori kommentaar: „Vaatan sellistele juhtimisprotsesse toetavatele tarkvaradele audiitorina väga positiivselt. Kuna ka kvaliteedijuhtimissüsteemi eesmärk on juhtimiskvaliteeti paremaks muuta, siis olen kindel, et läbimõeldud protsessi ja lahendusega tarkvara aitab selle eesmärgi saavutamisele oluliselt kaasa“.

Võrdlus ja ajaline kasutegur numbrites, Technobalt Eesti case