Artikkel ilmus 2021 aprillis ajakirjas Personali Praktik. Autor Maarit Vabrit-Raadla

Käesolev artikkel on kirjutatud tarkvara pakkuja seisukohast, et tuua esile teemasid ja probleeme, mida oleme viimase 5 aasta jooksul näinud erinevate ettevõtetega töötades personalitöö ja inimeste juhtimise teemade digitaliseerimisel.

Artikli eesmärk on eelkõige suunata tähelepanu sellele, mis on enamlevinud probleemid, et neid võimalusel ennetada.

Oleme viimase 5 aasta jooksul kokku puutunud pea 800 organisatsiooniga ja lähemalt osalenud/nõustanud ca 200 ettevõtet/organisatsiooni. Teemegi oma seekordse kokkuvõtte kõiki neid kogemusi silmas pidades.

Üldisem vaade organisatsiooni tasandil

  1. Digivõimekus ja valmisolek

Üldine digivõimekus ja valmisolek digitaliseerimiseks on tegelikult madal. Nagu ikka, on selliseid inimesi, kes oskavad digiteemadel kaunilt sõnu seada, kuid organisatsiooni üldpilti vaadates on üsna levinud see, et digitaliseerimine on killustatud. See tähendab, et kas keskendutakse ainult ühele konkreetsele teemale, näiteks finantsjuhtimine või tootmine, või on kasutusele võetud nii palju erinevaid väiksemaid digitaalseid lahendusi, et pilt on muutunud väga kirjuks ja hoomamatuks. Seda ei suudeta enam hallata.

  1. Juhtide teadlikkus

Juhtide teadlikkus on madal ja huvi digitaliseerimise vastu vähene. Väga paljud VKE (väike- ja keskmised ettevõtted) juhid/omanikud ei ole endale digitaliseerimise tähtsust selgeks teinud, puudub terviklik pikemaajaline visioon ja puudub suures osas ka arusaam, mida oleks vaja või võimalik digitaliseerida. Väga tihti piirdutakse raamatupidamistarkvaraga ja e-müügi kanalitega.

  1. Puuduvad visioon ja vastutus

Puudulik tulevikunägemus digitaliseerimise osas tähendab ka seda, et ettevõttes ei ole kokku lepitud, kes antud valdkonna eestvedajaks on ja kuidas tegevusi teostatakse. Rollid ja vastutused on läbi rääkimata, kõik ja mitte keegi tegelevad teemaga, aga tulemusi nagu pole või on loodud paras segadus.

Eelpooltoodu on tihti tekitanud minus küsimusi, et kuidas sellised ettevƵtted tagavad ärilise järjepidevuse ja kindlustunde töötajatele? Kuidas on võimalik ettevõtet juhtida kui puudub pikemaajalisem visioon ja tegevuskava? Ja siinkohal ei ole küsimus vaid digivisoonis vaid kogu organisatsiooni tulevikus.

Mis takistab personalitöö digitaliseerimist?

Allpool toodud 11 tähelepanekut ei kehti loomulikult kõikide ettevõtete kohta, kellega oleme kokku puutunud. Kuna oleme kogenud ka väga positiivseid näiteid ja lähenemist, siis on vastupidiste väljatoomine vajalik, et juhtida tähelepanu üldise taseme parandamiseks.

  1. Personalitöö ja inimeste juhtimise teemad ei ole ettevõttes prioriteetne valdkond, seda enam digitaliseerimise osas. Tavaliselt seatakse inimeste teemad (välja arvatud palgaarvestus) järjekorra lõppu. Kuigi ilusad sloganid, et “Inimesed on meile kõige tähtsamad” kõlavad juhtide suust pidevalt, siis reaalsuses keskendutakse muudele teemadele.
  2. Väga tihti arvatakse, et personalitöös tuleks digitaliseerida vaid palgaarvestust ja personalihaldust. See aga tähendab seda, et otsitakse lahendust palgaarvestaja vajadusele, mitte juhtide ja töötajate vajadustele. Siiski, esmaste konsultatsioonide käigus ilmneb pea alati, et vajadus on suurem ja puudutab ka sisulisi personalijuhtimise teemasid. Nende peale aga kas ei osata või ei julgeta veel mõelda ja sellega killustatakse juba eos digitaliseerimise ja ka töötajakogemuse terviklikkust.
  3. Arvatakse, et digitaliseerimine tähendab sobiva tarkvara leidmist ja selle kasutamist. Kahjuks on see väga tänamatu lähenemine, eelkõige ressursside kasutamise seisukohast. Tarkvara on digitaliseerimise protsessis tööriist, mis aitab andmeid hallata ja süstematiseerida, protsesse teostada. Tarkvara edukale juurutamisele ja kasutuselevõtule eelneb oluline töö ootuste-vajaduste kaardistamisega, protsesside analüüsimine ja palju muid tegevusi, mis mõjutavad tarkvara edasist kasutuselevõttu ja rakendatavust. Nigel eeltöö, vajadustele mittevastavus ja piiratud digivõimekus võivad ettevõttele lõpptulemusena kalliks maksma minna.
  4. Eelnevat oleme täheldanud sellistes organisatsioonides, kus töö inimestega on killustatud. See tähendab, et puudub terviklik lähenemine ja selgete seostega tegevused, mis juhtimisele ja töötajakogemusele kaasa aitavad. Keskendutakse üksikutele tegevustele ja personalitöö osadele. Näiteks otsitakse värbamistarkvara, et lihtsustada värbaja tööd kandidaatide selekteerimisel, aga sealjuures ei mõelda tööandja kuvandi loomiseks vajalikele vahenditele (nt. karjärileht) või kandidaadikogemuse tagamisele läbi kogu värbamisprotsessi kuni Onboarding`uni välja. See kõik peaks aga moodustama ühtse terviku.
  5. Meie poole pöördutakse väga tihti sooviga saada pakkumine. Lähemal suhtlemisel ilmneb, et tegelikult ei ole personalijuht või juht veel enda jaoks läbi mõelnud, mida ta täpselt tahab. Ta ütleb, et tal on vaja kõike, mis tema tööd lihtsamaks teeb kuid ei oska sõnastada seda, mis see täpsemalt olema peaks. Üldjuhul oleme siiski ka sellistele küsijatele konsultatsiooni pakkunud või pakkumised saatnud, kasvõi lihtsalt sellepärast, et neil tekiks arusaam eelarvestamisest ning kõikidest erinevatest võimalustest, mida üks kaasaegne tarkvara pakkuda saab.
  6. Personaliinimesed on tihti olukorras, kus saavad IT osas vähest tuge. Põhjuseks võib olla nii IT kompetentside puudumine ettevõttes, varasema kokkupuute puudumine inimestega seotud tarkvarade osas ja vähesed kogemused, keskendumine riistvarale ja süsteemide administreerimisele või ka muud teemad. Üksinda pusimine ja avastamine aga on tihti liiga suur ja raskena tunduv töö.
  7. Eelmine punkt võib saada paljude jaoks takistuseks ka seepärast, et HR inimestel endil napib digikompetentse. Alates sellest, et milliseid tarkvara tüüpe on saadaval ja mis on ühe või teise eelised (pilvetarkvara, desktop tarkvara, oma serveris asuv tarkvara). Üldjuhul puuduvad ka teadmised, millistel alustel on tarkvara äriloogika üles ehitatud (kolmekihiline ülesehitus: andmed ja andmebaasid, rakendusliides ehk äriloogika, kasutajaliides ehk UI/UX). Lõpetades ka esmaste turvalisusega seotud teemadega, mis tänapäeval on väga olulised (näiteks andmete krüpteerimine, kasutajate autentimine, andmete säilitamine jms). Rääkimata siis sellest, et personaliinimesed ise, kes hakkavad tarkvara kasutama ja vajadusel olema toeks ka teistele ettevõtte töötajatele, peaksid olema võimelised ja huvitatud digilahendustega töötama.
  8. Veel ühe suure probleemina näeme seda, et puuduliku eeltöö tulemusena kannatavad ka tihtipeale ettevõtte tõõtajad, kes peaksid hakkama tulevikus valitud tarkvara kasutama. Vahemärkusena olgu lisatud, et kaasaegne personalitarkvara eeldab iseteeninduse võimalust ja on samal ajal ka suhtlemise ning tagasisidestamise keskkond nii juhtidele kui töötajatele. Tarkvara ei ole tänapäeval ainult piiratud grupi või isikute kasutada vaid tarkvara peaks saama kasutada võimalikult lai ring juhte ja töötajaid, sest just nende jaoks on info kättesaadavus ajaliselt kõige kriitilisem.

Töötajad kannatavad digitaliseerimise tõttu eelkõige siis, kui otsustajad ei ole kaasanud sihtgruppide esindajaid ega arvestanud nende vajaduste ning ootustega. Sellisel juhul on tarkvara juurutamine alati olnud kordades raskem ja võtnud kauem aega, nii vastuseisu tõttu kui ka ootuste-vajaduste puuduliku ühildamise tõttu.

  1. Tarkvara kasuteguri nägemiseks on vaja aega. Millegipärast arvatakse, et kasutegur peaks ilmnema kohe, näiteks homme. Tavaliselt on aga nii, et esimesel kasutamise aastal tuleb kõige enam panustada – tarkvara tundma õppida, protsesse kohandada, püsivaid kasutusharjumusi kinnistada ja kasutajaid toetada. Positiivne mõju hakkab ilmnema mõne aja pärast, kui harjumus on juurdunud ja saanud töökäitumise osaks. Seega tuleb algatuseks panustada käimatõmbamisele ja seejärel saab nautida ka tulemusi.
  2. Otsitakse tarkvara ja eeldatakse, et sobib ainult selline, mis vastab täielikult olemasolevatele praktikatele. Paraku on aga nii, et tarkvara juurutamine toob paratamatult kaasa protsesside ja sisseharjunud tegevuste muutumise ja muutmise. Oodatakse, et tegevus läheb tänu tarkvarale lihtsamaks ja kiiremaks, selleks tuleb aga hakata tegema midagi teistmoodi kui seni on tehtud. Päris ilma muutusteta ei saa.
  3. Personalitöötajatel on hirm, et tarkvara kasutuselevõtuga väheneb nende roll ja vajalikkus ettevõttes ning nad võivad kaotada töö. Seepärast ei näita nad üles huvi personalitöö digitaliseerimise osas, ei arenda ega täienda end, et olla täna ja tulevikus väärtuslik partner oma juhile ja organisatsioonile. Sest ilma personalijuhita, kes on motiveeritud ja teadlik digitaliseerimise olemusest, ei juuruta ükski ettevõte edukalt personali ja inimeste juhtimise tarkvara.

Soovitused personalivaldkonna digitaliseerimiseks

Eeltööna:

  • olete selgelt määratlenud organisatsiooni vajadused ja ootused,
  • ärivisioonist lähtuvalt analüüsinud ka tulevikuvajadusi (3-5 aastat)
  • analüüsinud kasutajate sihtgruppe, sealhulgas nende digivõimekust ja -valmisolekut,
  • saanud juhtkonnalt eeldatava eelarve osas heakskiidu,
  • teinud selgeks peamised turbestandardid, mis on tarkvara juurutamiseks vajalikud.

Üldised näitajad, mida jälgida

  • tarkvara on võimalik enne ostmist proovida, näiteks läbi viia pilooti või kasutada kokkulepitud prooviperioodi: laadida üles testkasutajate andmed, proovida erinevaid funktsionaalsusi ja mõista tarkvara loogikat
  • tarkvaral on mitmed kasutaja rollid eristuvate õiguste ja ligipääsudega
  • tarkvara on lihtne kasutada, nii administraatoritele kui juhtidele/töötajatele
  • süsteemi loogika ja funktsionaalsuste õppimine ei võta kaua aega
  • teile on arusaadav, mis toote hinnas sisaldub

Tehnilised nõuded ja turvalisus

  • tarkvara vastab põhiosas teie ettevõtte turbestandarditele
  • võimalik on liidestus teiste tarkvaradega
  • toetatud on ühekordne sisselogimine ehk Single Sign On (SSO) näiteks (Azure) Active Directory kaudu
  • tarkvara saab kohe kasutama hakata ega vaja eraldi seadistusi või programmeerimist
  • isikuandmeid hallatakse ja säilitatakse vastavalt seadustele (GDPR), tehakse regulaarseid varukoopiaid

Tarkvara kasutajasõbralikkus

  • iseteeninduse olemasolu, kaasaegne kasutajaliidese disain ja kasutajamugavus
  • kasutatavus mitmes keeles, kui see on oluline
  • tehniline tugi ja abi kättesaadavus
  • tooteuuendusi antakse välja kaks korda aastas või isegi sagedamini


SinuLab pakub lisaks inimeste juhtimise tarkvarale ka digitaliseerimise osas konsultatsiooni, projektijuhtimist ja koolitusi, mis aitavad väike-ja keskmistel ettevõtetel tarkvara valida ja juurutada.

Küsi lisa.