Manager Toolbox – TeamShop method as Performance Reviews in group

Arenguvestlust võib pidada juba üsna traditsiooniliseks juhtimise tööriistaks. Tavapäraselt tehakse arenguvestlusi juhi ja töötaja vahel. Neid peetakse personaalseks ja teinekord ka konfidentsiaalseks oma sisu ja olemuse tõttu. Üldjuhul on arenguvestluse teemad suunatud tööalaste eesmärkide seadmisele ja arengutegevuste kavandamisele.

Kuid ka arenguvestluseid võib ümber disainida ja uuendada ning kasutada innovatiivselt. Üks selline võimalus on TeamShop – kombinatsioon traditsioonilisest arenguvestlusest, meeskonna töötoast ja Mastermind meetodist.

TeamShop sündis konkreetse kliendi konkreetsest vajadusest. Ühest küljest oli sooviks meeskonnatööd stimuleerida ja lisaks sotsiaalsele suhtlusele tuua sissa ka rohkem tööalaseid teemasid. Juhi sooviks oli küll teha arenguvestluseid kuid teenindusettevõttena oli meeskond väga suur (pea 30 inimest) ning seetõttu üks-ühele arenguvestlused välistatud. Niisiis, oli vaja leida operatiivsem ja meeskonnale sobivam lähenemine.

Meeskondlik arenguvestlus ehk TeamShop sobib siis kui:

• juhil on palju alluvaid. Palju alluvaid tähendab seda, et arenguvestlusi tuleks pidada enam kui 12 inimesega
• seni aastas korra toimunud arenguvestlused vajavad värskendamist, uut lähenemist
• meeskond vajab suuremat ühtsustunnet ja kursis olemist liikmete tegemistega
• igakuised osakonna või meeskonna koosolekud vajaksid uut hingamist ja sisukamat struktureerimist
• tegemist on iseseisva meeskonnaga (ilma juhita)
• soovitakse luua uute töötajate tugigrupp sisse-elamise perioodiks

Miks just need olukorrad ja aspektid välja tuua? Kohe põhjendan veidi lähemalt, mida TeamShop võib mõjutada.

• Koostöö ja ühtekuuluvustunne: TeamShopi meetod aitab luua tugeva koostöö ja ühtekuuluvustunde meeskonnas. Gruppides järjepidevalt nende harjutuste läbiviimine võimaldab töötajatel jagada oma kogemusi, saada tagasisidet ja õppida üksteiselt. See suurendab tiimitunnet ja aitab kaasa ühise mõistmise, vastastikuse toetamise ja vastutustunde tekkimisele.
• Mitmekülgne tagasiside: Individuaalsete arenguvestluste kõrval pakub TeamShop võimalust saada mitmekülgset tagasisidet erinevatelt meeskonnaliikmetelt. Mitmekülgne tagasiside on väärtuslik, kuna see toob esile erinevaid vaatenurki ja aitab töötajatel mõista oma tugevusi ja arenguvõimalusi laiemalt.
• Ideede genereerimine ja innovatsioon: TeamShopi läbi viies on võimalik genereerida uusi ideid ja lahendusi. Meetod soosib avatud arutelu ja loovuse kasvu, mis omakorda võib viia innovaatiliste lahendusteni, mida individuaalses vestluses ei pruugi tekkida.
• Eesmärkide selgitamine ja joondamine: TeamShop võimaldab meeskonnal koos arutada ja joondada individuaalseid ja grupi eesmärke. See aitab kaasa, et kõik liikmed mõistavad organisatsiooni strateegilisi eesmärke ja oma rolli nende saavutamisel. Saab julgustust teistelt ja seada ka ise uusi väljakutseid endale.
• Efektiivne ajakasutus: TeamShop läbiviimine võib olla ajasäästlikum kui mitme individuaalse vestluse korraldamine. TeamShopi raames on võimalik üheaegselt käsitleda mitmeid teemasid ja lahendada probleeme, mis puudutavad kogu meeskonda. Töötoad võivad toimuda iga nädal või ka pikema intervalliga, näiteks 4 nädala tagant.
• Toetus ja vastastikune motiveerimine: Meeskonna liikmed saavad TeamShopi raames üksteist toetada ja motiveerida. Näiteks kui keegi jagab oma edusamme ja väljakutseid, võib see inspireerida teisi liikmeid pingutama ja oma eesmärke saavutama. Vastastikune toetus on oluline, et hoida meeskonna moraali ja produktiivsust kõrgel tasemel.
• Strateegiline arendamine: TeamShopi meetod võimaldab juhil strateegiliselt arendada meeskonda tervikuna. Läbi ühiste arutluste ja tegevuste saab juht parema ülevaate meeskonna dünaamikast, tugevustest ja arenguvajadustest. See võimaldab teha teadlikke otsuseid meeskonna arendamise ja koolituste planeerimise osas.

TeamShop ühendab grupi(arengu)vestluse ja Mastermind meetodi parimad praktikad, et soodustada meeskonnaliikmete vahelist koostööd, õppimist ja isiklikku arengut. Eesmärk on tugevdada meeskonna sidusust ja luua ruum, kus kõik liikmed saavad oma kogemusi jagada ning üksteist toetada.

OSALEJAD

• Ideaalne osalejate arv: 6-8 inimest.
• Osalejad võivad olla samast osakonnast või eri osakondade esindajad, olenevalt ettevõtte struktuurist ja eesmärkidest.

STRUKTUUR

1.Sissejuhatus (10 min)

• Moderaator tutvustab TeamShopi eesmärke ja struktuuri.
• Kui sessioonil on kindel teema (P 3 V1), siis tutvustab moderaator seda lühidalt.

2.Eelmise perioodi kokkuvõte (kuni 30 min)

• Iga osaleja esitab lühikese ülevaate oma eelmisest perioodist ja seatud eesmärgiga töötamisest (3-5 min per osaleja).
• Arutelu ja peegeldused – keskendub õnnestumistele, väljakutsetele ja saadud õppetundidele (10 min).

3.Variant 1:  Meeskonna ühisteema (20-30 min) 

• Arutatakse võimalikku ühisprojekti või initsiatiivi, mis aitaks kogu meeskonna arengule kaasa. Teemaks võib olla ka ühe meeskonnaliikme toodud lahendust vajav olukord või probleem.
• Ideede kogumine ja prioritiseerimine, probleemide arutelu, lahenduste otsimine.
• Rollide ja vastutuste jaotamine ning tegevuskava koostamine.

3.Variant 2:  Meeskonna külalisteema (20-30 min) 

• Kaasatakse väline valdkonna ekspert, kes toob teemakäsitlusega kaasa uuelaadseid lähenemisi, mõtteid.
• Arutatakse ühiselt, luuakse seoseid, küsimused ja vastused, ühise mõistmise kujundamine.
• Vajadusel lepitakse kokku tegevused ja tegevuskava koos rollide jaotusega.

3.Variant 3:  Meeskonna tunnustus (20-30 min) 

• Iga meeskonnaliige saab istuda “kuumal toolil”
• Kuumal toolil istujale annavad kõik teised personaalset tunnustust 1 tugevuse kohta
• Kuuma tooli harjutus on läbi kui kõik osalejad on sellel istunud ja tunnustust saanud

4.Eesmärkide sõnastamine (kuni 30 min)

• Iga osaleja toob üles ühe konkreetse väljakutse või probleemi, millega ta hetkel silmitsi seisab.
• Iga osaleja sõnastab eesmärgi ja püstitab mõõdikud selle saavutamiseks (5  min per osaleja).
• Järgneb arutelu, kus moderaator aitab suunata vestlust ja tagada, et kõik saavad oma panuse anda (10 min).

5.Kokkuvõte (5 min)

• Moderaator kogub osalejatelt tagasisidet.
• Arutatakse, mida järgmisel TeamShopi sessioonil võiks teemaks võtta.
• Järgmise kohtumise kuupäeva ja teema kokkuleppimine.

Moderaatori roll

• Moderaator peaks olema keegi, kes suudab vestlust juhtida, hoida ajakava ja tagada, et kõik osalejad saaksid sõna.
• Moderaatori ülesandeks on luua turvaline ja avatud keskkond, kus kõik tunnevad end mugavalt oma mõtteid ja ideid jagades.

Eelnev valmistumine

• Osalejad peaksid läbi mõtlema ja vajadusel ette valmistama oma eelmise perioodi kokkuvõtte ja konkreetse väljakutse või probleemi, mida nad arutada sooviksid.
• Moderaator kavandab sessiooni struktuuri ja tagab, et kõik vajalikud materjalid ja tehnilised lahendused (nt videokonverentsitarkvara, eesmärkide keskkond, märkmete keskkond) on valmis.

Koostöö ja vastastikune austus

• Osalejad peaksid olema avatud ja valmis teisi kuulama ning sisukat tagasisidet andma. Hoiduma peaks rääkimisele vahele segamisest, teise halvustamisest, kritiseerimisest.
• Moderaatoril ja ka osalejatel tuleb hoolitseda selle eest, et kõik saavad sõna ja keegi ei domineeri liialt vestlust.

Järjepidevus

• TeamShopi sessioone tuleks korraldada regulaarselt (nt kord kuus või kvartalis), et tagada järjepidev areng ja toetamine. Ühel korral proovimine on kindlasti põnev kuid sellest ei piisa muutuseks ja tulemusteks.
• TeamShopi regulaarseid sessioone peaks olema vähemalt nii mitu, kui on grupis osalejaid. Kui on 6 osalejat, siis vähemalt 6 sessiooni-kohtumist. Loomulikult võib ka rohkem kui tegemist on püsiva meeskonnaga.
• Kui TeamShopi kasutadagi individuaalsete arenguvestluste asemel, siis võib struktuuri osas olla veidi paindlikum. Näiteks aasta alguses fookusega veidi rohkem üldisemalt meeskonna ja personaalsetele eesmärkidele, aasta jooksul operatiivsematele tegevustele ning aeg-ajalt kombineerida tagasiside ja tunnustuse plokke.

TeamShop on tõhus tööriist meeskonnaliikmete arendamiseks ja koostöö tugevdamiseks. Kombineerides grupi arenguvestluse ja mastermind metoodika, pakub see platvormi, kus töötajad saavad jagada oma kogemusi, arutada väljakutseid ja luua üheskoos väärtust. Regulaarsed sessioonid ja struktureeritud lähenemine aitavad tagada järjepidevuse ja tulemuslikkuse.

TeamShopi tõhusaks ettevalmistuseks ja administreerimiseks saab kasutada ka erinevaid digilahendusi. Selleks sobivad hästi SinuLab “Tulemusjuhtimise” mooduli “Eesmärgistamise” lahendus ja spetsiaalselt meeskonnatöö toetamiseks loodud “Grupid ja projektid” lahendus, kus osalejad saavad pidada järge oma seatud eesmärkide üle nii personaalselt kui meeskondlikult. Kus on hästi näha ka tegevused, mis on edukalt teostatud.