Teenuste sisseostmine on muutumas iga aastaga üha levinumaks nii suurkorporatsionide kui ka väike- ja keskmiste ettevõtete poolt. Peamiseks teenuste sisseostmise põhjuseks on kindlasti efektiivsuse saavutamine ja kulude kokkuhoid. Kuid mitte alati. Teenuste sisseost võib olla tingitud ka väga spetsiifilise kompetentsi vajadusest või projektipõhisest (ajutisest) tegevusest.

Teenuste sisseostmiseks on esmalt vajalik sƵnastada:

  • ettevƵtte vajadus praegu ja tulevikus vastavas valdkonnas
  • teenused, mida soovite sisse osta
  • ootused teenusepakkujale, tingimused, eeldused
  • eelarve vahemik, mis teil on vƵimalik kasutada.

KƵige enam on teenuste sisseost levinud tugiteenuste valdkonnas, mis on ka mƵistetav, sest ettevƵtte peamiseks sooviks on siiski keskenduda sellele, mida nad kƵige paremini teha oskavad – Ƥritegevusele. Ilma tugiteenusteta aga ei saa edukalt toimida ükski ettevƵte.

Mitmed uuringud on ka vƤlja toonud, et teenuste sisseostu peamiseks takistuseks on ebakindlus vƤlise partneri usaldusvƤƤrsuse suhtes.

KƤesolev artikkel keskendubki eelkƵige sellele, kuidas neid riske oleks vƵimalik maandada ja parimal juhul vƤltida juba partnerit valides.

Tugevatele alustele rajatud koostƶƶ aitab areneda nii ettevƵttel kui teenusepakkujal ja mƵlemad pooled saavad tunda rƵƵmu headest tƶƶtulemustest.

Teenusepakkuja leidmiseks on algatuseks hea küsida oma võrgustikus, kas ja millist teenusepakkujat ettevõtted kasutavad või on kasutanud. Uurige lähemalt, millisest teenusest on jutt, kuidas toimib teenuse osutamine ja kas sellega ollakse rahul. Võrgustiku kaudu saadud info on üldjuhul usaldusväärne, kuigi mitte alati erapooletu.

Tuttavatelt saadud tagasiside on küll hea, kuid soovitav on siiski ringi vaadata, kuigi olete juba teadlikum sisse ostetavate teenuste võimalustest. Otsustamisega ei ole kiire, sest vajadused ja ootused on erinevad ning sellest lähtuvalt ka teenusepakkuja valik.

Parima teenuse ja partneri leidmiseks on vaja teha eeltƶƶd. Soovitav on teha pƵhjalikult eeltƶƶd, korraldada vƤiksemat sorti hange ja koguda pakkumusi.

Esimene samm -> turu kompamine, esmase ülevaate kogumine, sobivate pakkujatega kontakti saamine

  1. Uurige interneti otsingumootorite abil, millised ettevƵtted pakuvad teid huvitavaid teenuseid.
  2. Saatke laiali esmased päringud, kus märgite võimalikult arusaadavalt ära teid huvitavate teenuste ampluaa. Päringu eesmärgiks on välja selgitada teenusepakkuja valmidus teenuse osutamiseks, kas sobiv(ad) teenus(ed) on olemas ja kas on olemas kogemus, kas on olemas piisav ressurss, mida teenusepakkuja lisaks pakub jne. Ka on hea juba alguses uurida hinna ja maksetähtaegade põhimõtteid, et need hiljem ebameeldivaks üllatuseks ei kujuneks.
  3. Hinnake saabunud vastuste kiirust, sisukust ja vastavust teie pƤringule. MƵistlik aeg esmaste vastuste saamiseks vƵiks olla mitte rohkem kui 1 tƶƶnƤdal. Hea on, kui lisate oma pƤringusse ka vastuste tƤhtaja.
  4. Valige vƤlja 3-4 teenusepakkujat, kellega olete valmis kƵnelusi jƤtkama.

Teine samm -> pƵhjalik tutvumine teenusepakkujatega, ootuste ja vajaduste tƤpsustamine

  1. Kohtuge või vestelge teenusepakkuja esindajatega nii palju kordi kuni olete saanud enda jaoks vajaliku info. Soovitav on lisaks müügiinimestele kohtuda ka teenuse reaalse elluviija või vähemalt tööde korraldajaga, kes oskab põhjalikult kirjeldada teenuse ja protsessi sisu. Teenindusvalmidus võib teinekord minna segi müügi-inimese innukusega teile midagi maha müüa. Seepärast on oluline, et innukad oleksid ka reaalsed teenuse teostajad.
  2. Oluline koht on selgitada välja tehnoloogiliste lahenduste olemasolu ja toimivus, sest tänapäeval ei ole võimalik ühtegi teenust kvaliteetselt ja efektiivselt pakkuda, kui puudub tehnoloogiline lahendus.
  3. Formuleerige oma ootused teenuse osas vƵimalikult konkreetselt lisades vajalikud nƤitajad ettevƵtte poolt (tƶƶtajate arv, juhtide arv, aastane kƤive, Ƥrivaldkond, eripƤrad, ootused jne)

Kolmas samm -> lƵplikud pakkumised, valiku tegemine

  1. Saatke vƤlja pakkumuse vormid allesjƤƤnud teenusepakkujatele. LƵpliku pakkumuse vorm vƵiks olla vƵimalikult konkreetne juhendades pakkujaid vƤlja tooma teie jaoks olulisi nƤitajaid. Vorm on hea ka selleks, et teenusepakkujaid hiljem omavahel vƵrrelda – vƵrrelda saab ju ainult sarnaseid nƤitajaid.
  2. VƵrrelge laekunud pakkumisi.
  3. Uurige põhjalikult, mida teile lubatakse ja mida ei lubata.  Kõik, mis ei ole pakkumuses kirjas, teile ei lubata. Kas teenusepakkuja garanteerib teile midagi konkreetset? Mida garantii endast kujutab ja milliseid kohustusi kaasa toob? Kas ja kuipalju on vaja ettevalmistuseks ressursse nii teie kui teenusepakkuja poolt enne, kui teenuse pakkumisega alustada saab? Mitte alati ei pruugi soodsaim pakkuja kõige sobivamat teenust tähendada.
    Mängige läbi mõned tüüpilisemad juhtumid, mis teie äritegevust iseloomustavad. Mõelge ka erijuhtumite peale.
  4. Valige 2 teile meelepärasemat pakkumist. Vajadusel kohtuge veelkord pakkujatega. Rääkige läbi hind ja maksetingimused ning garantiid. Hinnake ja analüüsige, kas teenuse eest makstav tasu vastab turul pakutavale, on õiglane ning loob vajalikku väärtust teie ettevõttele (kulude kokkuhoid või arendustegevused).
    Analüüsige ka juurutamise perioodi, vajalikke ressursse ja sisemiste protsesside ümberkorralduse vajadust.
  5. Enne otsustamist uurige teenusepakkuja majandusnƤitajaid, maksuvƵlgnevusi, aastaaruandeid.
  6. Valige sobivaim koostƶƶpartner ja sƵlmige leping.

Ā 

Leping ja kokkulepped

EttevƵtte panus edukasse koostƶƶse on vƤga oluline ega lƵpe veel sobiva teenusepakkuja vƤljavalimisega. VƵib isegi ƶelda, et tƤhtsam osa tƶƶst siis alles algab.

Hea ja eduka teenuse kujundamisel on oluline roll mõlemal partneril. Algatuseks on vajalik kokku leppida ja üle vaadata järgmised tegurid:

  • Leppige kokku rollid ja vastutus – kes tƤpsemalt ja mille eest vastutab, kus ja kuidas tehakse otsuseid, kellel on Ƶigus allkirjastada dokumente jne. Hea, kui saab kirja ühine teenuse protsess.
  • Leppige kokku tƤhtajad – kes ja mida peab milliseks tƤhtajaks tegema.
  • Sisemised protsessid – vaadake üle kƵik, mis on seotud sisseostetava teenusega ja veenduge, et need ei takista ega kattu sellega.
  • TƤpsustage ja pange paika kommunikatsiooni kanalid ja vormid – kes saadab infot, kes saab infot, kes kommunikeerib otsuseid, kuidas liigub vajalik info teenusepakkujale ja tagasi ettevƵttesse, kuidas liigub info ettevƵtte sees
  • Leppige kokku, kes on peamine kontaktisik ettevƵtte sees ja teenusepakkuja juures. Kelle poole pƶƶrduda kiirete probleemide vƵi reklamatsioonide puhul?

Ā 

Edukas koostƶƶ

Lisaks selgetele kokkulepetele on oluline ka oma koostƶƶpartnerisse suhtumine:

  • Olge partneri suhtes paindlikud – uute protsesside juurutamine ei pruugi alati minna veatult. Esimestel kordadel on vƤiksemad apsakad mƵistetavad.
  • Andke tagasisidet – tehke vahekokkuvƵtteid, andke teada kas teie meelest on teenus hea vƵi pigem ootate rohkemat. Kiitke teenusepakkujat, kui selleks on pƵhjust.
  • Pakkuge vƤlja lahendusi, uuendusi – stimuleerige oma koostƶƶpartnerit uute mƵtete ja ideedega.
  • Leidke parimad lahendused koos, arutage ja tehke plaane.

 

Usaldus

Partnerlussuhetes on tähtis osata luua eeldused usalduse tekkimiseks. Selleks, et juht saaks rahulikul meelel oma ettevõtte mõne tugifunktsiooni üle anda välisele partnerile, on vaja kindlustunnet. Partnerlus on kahesuunaline tee, kus ühepoolne usaldus ei ole jätkusuutlik. Seega on oluline, et nii teenuse ostja kui teenuse pakkuja saavad teineteist vastastikku usaldada.

Tihti ei ole usalduse kaotamine partnerlussuhetes seotud ebamƵistlike kuludega vaid umbmƤƤraste ootuste ning vƵrreldamatute tulemus- vƵi tegevusnƤitajate vƵrdlemises. SeepƤrast on usalduse tekkimise eelduseks selged ootused ettevƵtte poolt ja teenusepakkuja valmidus (vƵimekus) neid tƤita.

 Ettevõtetel on tavaliselt kolme tüüpi ootusi:

  • kulude vƤhendamine
  • areng, kasv, tulemuslikkus
  • vabanemine administratiivsest koormusest

Kui te otsite partnerit selleks, et säästa kulusid, siis tasub keskenduda esmavajadustele – tegevuste administreerimine (haldus, dokumentatsioon, administreerimine jms). Kulusid on võimalik säästa efektiivsuse, sobiva tehnoloogia ja protsesside lihtsustamise abil.

Oluline on, et ettevƵttel oleks vƵimalus kulude muutust vƵrrelda. NƤiteks, kui siiani olete juhina ise teinud tugitegevusi, siis saab vƵrdluseks olla vaid teie enda seni kulutatud aeg ja kulud, mis sellega kaasnevad. Kui teie ettevƵttes on siiani tehtud seda tƶƶd eraldi osakonnas nƤiteks 3 spetsialisti poolt, siis tuleb kokku arvutada nende tƶƶtajate kogukulu ja vƵrrelda seda sisseostetava teenuse maksumusega.

Kui te otsite partnerit selleks, et oma ettevƵtet arendada, siis ei maksa vƤga loota kulude kokkuhoiule. Teie eesmƤrk on juurde saada uut kompetentsi, mitte asendada olemasolevaid tegevusi neid efektiivsemaks muutes. Seega on kulude suurenemise vƵimalus vƤga tƵenƤoline.

 

Tulemusjuhtimise ja personalivaldkonna tugiteenuste kohta uuri lƤhemalt SIIT.

SinuLab.ee tehnoloogilistest vƵimalustest saad lƤhemalt uurida SIIN.

 

 Modules” href=”https://sinulab.com/strategic-performance-management-people-development-software/”>SIIN. 

[/fusion_text]

Küsi lisa:

[/fusion_builder_column][/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]