Kuidas juhtida tulemuslikkust ja saavutada tulemusi?

Personaalne tulemuslikkus ei ole lihtsalt väljund, vaid terve protsess, milleni inimene jõuab järjepidevalt iseendaga tööd tehes.

Tulemuslikkusega töösaab alguse palju kaugemalt kui igapäevasest ajajuhtimisest ja Taskā€™ide mahakriipsutamisest. Sisult tulemuslik töösaab alguse visioonist. Kuigi tavapäraselt oleme harjunud rääkima visioonist kui ühest ärijuhtimise tööriistast, siis ka individuaalse tulemuslikkuse ja enesejuhtimise aluseks on pikem nägemus iseendast. Mis on visioon ja kuidas isikliku visiooniga töötada, loe lähemalt siit.

Personaalse tulemuslikkuse protsessi võib jagada tinglikult viieks etapiks:

Visioon
Planeerimine ehk eesmärgistamine
Operatiivne töötamine
Mõõtmine ja analüüs
Enesearendamine

Iga etapp mõjutab oluliselt järgmist etappi ning annab vajalikku sisendit.

Visioon

Isiklik visioon sisaldab personaalset nägemust sellest, kes sa tahaksid olla ja kuhu tahaksid jõuda ca 10-15-20 aasta pärast. Isiklik visioon sisaldab terviklikku nägemust endast, sealhulgas nii töövälist kui ka tööalast nägemust kirjeldades lähemalt näiteks seda, millises valdkonnas tegutsed, milles on tugev ja hinnatud, milline juht või meeskonnatöötegija oled, milline on igapäevase tööolemus, tööprofiil, milliseid tulemusi oled saavutanud, kuidas ja mille/kelle abil tulemusi saavutad jne.

Planeerimine ehk eesmärgistamine

Eesmärgid saavad peamise sisendi visioonist, mis annab kätte suuna kuid mitte tegevusi ja lahendusi. Eesmärkidega töötamisel on soovitav alustada pikaajalistest eesmärkidest näiteks 3-5 aastat ja liikuda edasi lühiajaliste eesmärkide juurde, näiteks 1 aasta. Aastastel eesmärkidel võiksid olla ka alameesmärgid või vahemärgid, mille abil saada aimu, kas ja kui kiiresti tulemuse poole liigutakse.

Eesmärgi puhul on oluline meeles pidada, et töötatakse väga konkreetsete määrangutega. Kõige olulisemad määrangud eesmärgi puhul on:

Eesmärgi kirjeldus
-> mis on teema või valdkond, millele eesmärk keskendub? Milliseid tegevusi sisaldab? Kas on individuaalne eesmärk või sõltub meeskonnast, teistest inimestest?
Oodatav tulemus
-> millist tulemust või muutust soovitakse täpsemalt saavutada? Miks see oluline on? Mis on tulemuse mõju visioonile või pikajalistele eesmärkidele? Mis muutub?
Mõõdikud nii soorituse kui lõpptulemuse jaoks
-> mõõdikud on äärmiselt olulised, sest lisaks oodatava tulemuse kirjeldusele on oluline, et suudaksime ka kvantitaiivselt hinnata oma soorituse tulemuslikkust. Ćks asi on leida numbriline näitaja lõpptulemuse jaoks, kuid vajalik on leida ka sooritust mõõtvad näitajad, mille abil oodatud tulemuseni jõutakse.

Näiteks: kui eesmärgi oodatavaks tulemuseks on leida 20 uut klienti, siis tuleks läbi mõelda, kuidas see tulemus saavutatakse igapäevaste tegevuste näol. See võib olla aktiivne kohalolek sotsiaalmeedias: 3 sisukat postitust igal nädala; või aktiivne kontakt potentsiaalsete klientidega: iga päev 5 telefonikõnet ja vähemalt 1 kliendikohtumine päevas.
NB! Jäta meelde: 1) tulemuse eesmärk ja 2) soorituse eesmärk, et tulemuseni jõuda on erinevad näitajad.

Ajakava
-> Oluline on enda jaoks kirja panna, millal tegevustega alustatakse. Tasub analüüsida eelnevalt, millist ressurssi on vaja, et oodatud tulemusi reaalselt saavutada. Ka lõpptähtaeg on oluline, pigem konkreetne kuupäev kui umbmäärane määratlus „jaanuaris“ või „I kvartali jooksul“.

Operatiivne tõhusus ehk „Tark töötamine“

Eesmärkidega töötamisel aetakse tihti segi EESMÄRK (Goal, Target) ja ÜLESANNE (Task). Igapäevaselt ehk operatiivelt tegeleme me eelkõige ülesannete ja tegevustega. Selleks, et operatiivne tegevus oleks mõtestatud ja looks väärtust, ongi vajalik eesmärke seada ning sellest tulenevalt tegevusi planeerida. Igpäevastele tegevustele annab peamise sisendi eesmärk.

Eesmärk kujundab mõõdikud, mille abil planeerida igapäevaseid tegevusi.

Tulemuslikkust ja operatiivsust igapäevastes tegevustes saab juhtida ja hallata mitmeid metoodikaid kasutades. Mõned näited:

hoida fookuse tagamiseks pidevalt nähtaval ja silme ees oma eesmärke
igaks nädalaks tegevusplaani koostamine, mis sisaldab nii planeeritud kohtumisi kui ka teemade kaupa jaotatud tegevusi ehk nädala kava
igal hommikul üle vaadata ja panna kirja oma päeva jooksul vajalikud tegevused, kujuneb nii-öelda „To-do List“;
iga nädala lõppedes vaadata üle planeeritud tegevused, analüüsida tehtud ja tegemata ülesandeid ning anda hinnang oma tulemuslikkusele;
pidada arvestust selle üle, kas aja kasutamine on olnud vastavuses planeerituga. Kas ollakse ajalises plaanis liiga optimistlikud või vastupidi, liiga helded.

Nii tekib ka hea arusaam sellest, kuhu edaspidi ja mille jaoks aega teadlikumalt planeerida.

Operatiivset tulemuslikkust mõjutavad kindlasti ka muud tegurid. Näiteks see, kui tööja eraelus tuleb ette palju ootamatusi, või on vaja tegeleda jooksvalt probleemide lahendamise ja mitmete segajatega. Nendega tuleb samuti osata arvestada, toime tulla ja mõnel juhul ka ajakavasse planeerida.

Igapäevast operatiivsust, sealhulgas tegutsemistahet ja energiat mõjutab otseselt sisemine motivatsioon. Sisemine motivatsioon on omakorda seotud nii isiku eneseteadlikkuse kui ka tema loodud visoooniga tulevikuks.

Mõõtmine ja analüüsimine

Kuid eesmärkide seadmine ja To-do-list ei ole eesmärk omaette, need on tegevused, mis aitavad jõuda oodatud tulemusteni. Oluline on meeles pidada, et igapäevased tegevused peavad olema seotud konkreetse eesmärgiga.

Küsige oma eesmärke perioodiliselt üle vaadates:

kas nad on seotud minu visiooniga?
Kas nad aitavad saavutada visiooni ja pikemaajalisi eesmärke?
Kas ma keskendun õigetele tegevustele?

Küsige oma päevatööde nimekirja vaadates:

Millise eesmärgiga see tegevus seotud on?
Kas see tegevus aitab saavutada eesmärgis kirjeldatud tulemusi?
Kas peaksin arendama juurde vajalikke kompetentse, et planeeritud tegevusi kiiremini ja kvaliteetsemalt ellu viia?
Millised need vajalikud kompetentsid on?

Õppimine ja arendamine

Mõõtmine ja analüüsimine annab vajaliku arusaama läbi mõtlemaks ning planeerimaks, kas ja kuidas saaksin olla veelgi parem, mida saaksin teha tõhusamalt, kiiremini, kvaliteetsemalt.

Ć•ppimine võib olla seotud mõnes konkreetses valdkonnas teadmiste omandamisega. Või ka oma oskute lihvimisega kasutades selleks siis kas kellegi kogenuma abi või iseseisvalt katsetades, harjutades.

Arendamine aga ei ole kindlasti seotud ainult tööalaste väljakutsetega. Enesearendamisega tegeledes on lisaks tööle palju selliseid tegevusi ja eluvaldkondi, kus areng või muutus on vajalikud. Näiteks lapsevanemaks olemine ja lastega tegelemine, nende suunamine ning käitumise/hoiakute mõjutamine. Aga ka hobide ja huvitegevustega tegelemine, loomingulisuse kasvatamine iseendas, teadlikkus tervislikest eluviisidest või oma emotsioonidega toimetulek.

Oluline on, et õpiksime end nägema terviklikult, kujundama ja suunama oma elu tasakaalustatult nii, et end selle kõige keskel hästi tunneksime. Hästi tundmise all peame silmas nii enesekindlust, eneseteostust, rõõmu tulemuste ja saavutuste üle, häid suhteid tööalaselt ja eraelus ning elurõõmu, mida toetab hea vaimne ja füüsiline tervis.