Sisse-elamisest töötajakogemuse kontekstis

Artikkel ilmus oktoober 2020 Personali Praktikus.

Artiklite sarjas käsitleme töötajakogemust läbi kolme väga olulise lähtekoha: SISSE ELAMINE, TARK TÖÖTAMINE ning TÖÖTAJA ARENG.

Käesolevas artiklis keskendume aga sellele, kuidas läbimõeldud ja sisukas sisse-elamise protsess mõjutab töötaja pikaajalist pühendumist ning positiivset töötajakogemust organisatsioonis.

Töötajakogemust on võimalik vaadelda kui väga personaalset ja emotsionaalset seisundit, mille lähtekohaks on eelkõige inimene (töötaja) ise. See on mõistetav, sest töötajakogemust tajuvad erinevad inimesed ka samas keskkonnas erinevalt.

Teine lähenemisviis on sootuks praktilisem ja keskendub sellele, kuidas töötajakogemust ja selle erinevaid tahke saab mõjutada läbi tegevuste ning keskkonna tegurite. Siinkohal mõeldakse keskkonna tegurite all nii füüsilist keskkonda (tööruumid, töötamise koht, töövahendid jms) ning samaväärselt ka mittefüüsilist keskkonda nagu kultuur, sotsiaalsed suhted, kommunikatsioon, eestvedamine jms.

Jacob Morgan toob välja kolm dimensiooni, mis kujundavad töötajakogemust organisatsioonis. Need on: kultuur, tehnoloogia ja füüsiline keskkond.

employee life-cycle Kõige levinum lähenemine töötajakogemuse teadlikule kujundamisele käib läbi töötaja teekonna (Employee Life Cyckle) või nn. töötaja eluringi.

Milline on töötaja teekond konkreetses ettevõttes, sõltub suures osas organisatsiooni tegevusvaldkonnast ja igapäevase opereerimise tavadest. Üldjoontes võib öelda, et väljakujunenud töötaja teekond on suurel osal organisatsioonidel sarnane, erinedes peamiselt mahtudes ja detailides – kuhu fookus rohkem langeb.

Käesolevas artiklite sarjas keskendume kolmele töötajakogemust mõjutavale ja kujundavale etapile, kuigi ka kõik ülejäänud neli on väga olulise ja võrdväärse tähtsusega:

Töötaja sisse-elamine ja organisatsiooni sulandumine
Töö kujundamine ehk juhi töö töötaja tulemuslikkuse toetamisel
Töötaja areng

Töötaja sisse-elamise eesmärgid ja põhimõtted

Väga tihti arvatakse, et tööandja kuvandi kujundamine puudutab ainult tegevusi, mis on seotud avalikkusele mulje jätmise, tööandjat tutvustavate kampaaniate korraldamise või värbamisprojektidega. Kaugel sellest!

Tööandja kuvandi loomisega tuleb teadlikult tegeleda just siis kui uuele töötajale on töökoht „maha müüdud“ ja ta on otsustanud teie ettevõttesse tööle asuda.

Töötaja sisse-elamise meeldivaks ja sujuvaks kujundamise üheks eesmärgiks on hoida värbamisel tehtud head „müügitööd“ ning tagada, et entusiasm ja motivatsioon säiliksid kauem kui esimene tööpäev. Tööleasumine ei tohiks töötajale mõjuda nagu külm dušš, kus ilusast päikesepaistest (lubadused) satutakse järsku külma vee alla (tegelikkus).

Teine oluline eesmärk sisse-elamise kujundamisel on seotud töötaja kiire kohanemise ja võimekusega asuda iseseisvalt tööülesandeid täitma, neid sealjuures edukalt täitma.

Siin on mitu tasandit, millel tasuks ka sisse-elamist kujundades tähelepanu pöörata:

Sotsiaalne ja kultuuriline mõistmine
Eesmärgid, vastutus, töö tähenduse mõistmine
Töösooritus
Tagasiside
Personaalsus
Tehnoloogia

Tehnoloogia mõjudega tuleb ühest küljest arvestada, teisest küljest aga võimaldab tehnoloogia kujundada erinevaid töötajaga seotud tegevusi organisatsioonis selliselt, et tunnetus töötajakogemusest võimendub positiivselt. Näiteks sisse-elamise protsessi osaliselt või täielikult automatiseerides.

Sotsiaalne ja kultuuriline teineteisemõistmine on vajalik nii organisatsiooni kui ka töötaja poolt. Sobituma peaksid pooled, mitte üks osapool teisega. Ka sisse-elamise üldine tonaalsus võiks olla disainitud elamuse saamise eesmärgiga, mitte lihtsalt administratiivse ja kuivana (näiteks dokumentide ja juhendite lugemine jne).

Ka see, kuidas uus töötaja vastu võetakse kolleegide poolt, on väga oluline. Mõned näited, kuidas sotsiaalset kultuurilist sisse-elamist toetada:

Vastastikuste ootuste kaardistamine otsese juhiga
Kohtumine meeskonnaga, meeskonna tavade ja traditsioonide arutelu, mõistmine
Uue töötaja tutvustamine ja kommunikatsioon kogu organisatsioonis
Arutelu väärtuste teemal (soovitavalt meeskonnas või ka uute töötajate grupis)
Näited, kuidas lahendatakse probleeme ja toimitakse ootamatutes olukordades

Eesmärgid, vastutus, töö tähenduse mõistmine on teemad, mis uuel töötajal ja tema juhil tuleb koos läbi töötada. Eelkõige on oluline luua ühine mõistmine tööalaste tulemuste ja eesmärkide osas, leppida kokku konkreetsemad eesmärgid (näiteks sisse-elamise perioodiks), rääkida läbi mõõdikud ning õiguste/vastutuse ulatus.

Ka töö tähendusest võiks rääkida sisse-elamise protsessis ja ka edaspidi. Küsimused nagu „Miks see töö on sinu jaoks tähtis?“ ja „Mis on see, mis sind selle töö juures innustab?“ aitavad arutelule kaasa. Kuid ka teadmine „Mida tähendab minu töö organisatsioonile?“ ning „Mis on see väärtus, mida tööga luuakse?“ on sama olulised mõista ja arutleda.

Töö sooritus (Performance) on seotud nii tunnetusliku hinnanguga „Kas ma saan/sain hakkama?“ kui ka mõõdikutega, mis omavahel kokku lepitud. Töö tulemuste saavutamine (result) on kahtlemata oluline, kuid oluline on ka sooritus ise (performance), mida selleks tehakse, et tulemuseni jõuda. Just see soorituse osa vajab üldjuhul rohkem tähelepanu seepärast, et tulemuseni on võimalik jõuda erinevaid teid ja viise pidi. Kas töötajal on selleks vabad käed või oodatakse temalt väga selget lähenemist ning tegevusi, on küsimused, mis võiksid olla läbi räägitud juba sisse-elamise etapis. Miks mitte kasutada töödisaini võtteid ja metoodikaid, et kujundada töötamine sobivaks konkreetsele töötajale.

Tagasiside sisse-elamise protsessis on mitmetasandiline ja tuleks samuti läbi mõelda – millises etapis ja kuidas tagasisidet küsitakse, antakse ja saadakse.

Personaalne:

juht –> töötaja
töötaja –> juht
töötaja enesehindamine

Personaalse tagasiside andmiseks sobib kõige paremini vestlus. See võib olla planeeritud regulaarselt (näiteks iga nädal või kuu) pikem ja põhjalikum vestlus, või ka põgusam ja kontsentreeritum vahevestlus igal nädalal. On väga oluline, et tagasisidet antakse usalduslikus ja avatud õhkkonnas, ainult selliselt jõuab ta inimeseni.

Paljud organisatsioonid pakuvad uuele töötajale ka võimalust hinnata end ise, teatud kriteeriumite või organisatsioonis välja kujundatud standardite alusel. Sellised enesehindamised ja peegeldamised annavad töötajale võimaluse endaga iseseisvalt (ja suunatult) töötada, võtta personaalset vastutust oma kohanemisel. Näiteks personaalse tulemuslikkuse, meeskonna- ja koostöövõimekuse või kliendisuhtluse osas jne.

Muuseas, uued töötajad sisenevad tavaliselt veidi teistsuguse vaatega ja nad on väga hea kontingent, kellelt küsida mõtteid ja ideid olemasoleva parendamiseks või ka muutmiseks.

Protsess:

juht –> töötaja
töötaja -> juht
juht –> HR
töötaja –> HR

Protsessi kohta tagasiside küsimine on mugav teostada näiteks lühema küsitluse või personaalse uuringuga. Selleks sobivad ideaalselt digitaalsed lahendused ja keskkonnad.

Organisatsioon:

töötaja -> organisatsioon

Tagasiside küsimine töötajalt sisse-elamise protsessis organisatsiooni tasandil on väga oluline. Näiteks küsimused kultuuri kohta, senise kogemuse kohta organisatsioonis, juhtimise või ka töövahendite kasutamise kohta on vajalik informatsioon, et kogu sisse-elamise protsessi edaspidi parendada.

Personaalsus. Kui organisatsioonil on kujundatud sisse-elamise protsess, siis üldjuhul kohaldatakse seda kõikidele töötajatele. Kui Onboarding on digitaliseeritud ja automatiseeritud, võib teinekord personaalsus kaduda. Sisse-elamise teemad ja intensiivsus võivad aga erineda näiteks töötajagruppide kaupa (juhid, spetsialistid, oskustöötajad).

Mis oleks aga kui läheneks personaalselt igale uuele töötajale ja paneks nad tõesti tundma, et nad on oodatud ja vajalikud?

Personaalseks lähenemiseks saab koguda infot juba värbamise ja valiku etappides. Personaalse lähenemisega sisse-elamise programm aitab uuel töötajal võimendada ja rakendada eelkõige oma tugevusi ja olemasolevaid kompetentse.

Personaalset lähenemist saad näidata näiteks „Teretulemast paki“ komplekteerimisel. Kui uus töötaja on perekeskne inimene, lisa pakikesse fotoraam, kuhu ta saab panna oma perepildi. Kui ta hobiks on kalapüük, siis miks mitte mõni lustakas kalastustarvik vms.

Personaalselt saab töötajat tööle oodata nimeliste eelteadete ja tutvustavate kirjade/materjalide saatmisega. Võimalusi on veelgi.

Sisse-elamise protsess

Kaasaegne sisse-elamise protsess sisaldab väga mitmeid elemente ja etappe.

📌 Enne tööleasumist (Pre-boarding)

📌 Sisse-elamine (Onboarding, Orientation)

📌 Väljaõpe, koolitused (Training, Instruction)

📌 Kokkuvõtted (Summary)

Sisse-elamine aga ei pruugi puudutada ainult päris uusi töötajaid. Väga levinud on ka vahepeal pikemalt eemal olnud (lapsehoolduspuhkusel või ajateenistuses või pereliiget hooldamas) töötajate uuesti sisse-elamine ehk Re-boarding.

Enne tööleasumist

Saada teavitused ja töösuhtega seotud info: tööleasumise kuupäev, kohale jõudmise juhised, esimesed kohtumised ja teemad jms.
Saada veebilehe viiteid või materjale eelnevaks tutvumiseks. Pigem mitte väga mahukaid materjale, kuid midagi üldist ja sissejuhatavat, midagi huvitavat ja ülevaatlikku.
Koosta töötajale sisse-elamise kava. Kava võiks sisaldada põhjalikumat plaani esimeseks tööpäevaks ja esimesteks nädalateks.
Jaga ülesanded ja vastutus, kes/millal/millised töövahendid ja ligipääsud töötajale ette valmistab, millal ja kes üle annab.
Lepi kokku kohtumised juhiga ja meeskonnaga, planeeri teemad mis on sisse-elamiseks vajalikud.
Vaata üle kõik vajalikud töösuhtega seotud uue töötaja dokumendid, vajadusel sisesta andmed ettevõtte kasutatavatesse andmebaasidesse.

Sisse-elamine ja tutvumine

esimene tööpäev – dokumendid, töövahendid, ligipääsud, ringkäik, sisse-elamise kava tutvustamine
esimene nädal – plaanid otsese juhiga, tutvumine meeskonnaga, tutvumine organisatsiooniga, töö sisu, vastutus, eesmärgid, ootused, kommunikatsioon organisatsioonis ja töötaja tutvustus, esimesed ülesanded
teine nädal – tutvumine erinevate tegevusvaldkondadega, juhendid ja materjalid, koolitused, juhendamised, töö kaudu õppimine jms
kolmas nädal – tugi töötajale (näiteks mentor või buddy), kohtumised, juhendid ja materjalid, koolitused, juhendamised jms
esimene kuu – töö sisu ja töödisain, koolitused ja juhendamised, tagasiside, eneseanalüüs
teine kuu – tugi töötajale, töö sisu ja töödisain, koolitused ja juhendamised, tagasiside, eneseanalüüs
3 – 6. kuu – tugi töötajale, koolitused ja juhendamised, tagasiside, eneseanalüüs, kokkuvõtted ja uued eesmärgid.

Koolitused ja juhendamised

Tööalased koolitused, oskused ja kompetentsid, e-õpe, iseseisev töö, erialased üritused jms. Uue töötaja puhul on väga oluline planeerida ja viia läbi kõik vajalikud kohustuslikud juhendamised. Samuti planeerida põhjelikult tööalane väljaõpe ja olulised koolitused. Väga tähtis on jälgida, et uue info ja materjalide omandamine ei satuks liialt lähestikku, sest inimesele tuleb anda aega ka saadud info sünteesimiseks ja omandamiseks. Eriti tasuks jälgida, et töötajat ei jäetaks dokumentide ja muu kirjaliku materjaliga lihtsalt omapäi.

Kokkuvõtted

Tagasiside, uuringud, eneseanalüüs, atesteerimine, kompetentside hindamine, arenguvestlus, uued eesmärgid, arenguvajadused, karjäärivõimalused. Sisse-elamise protsess võiks sisaldada lõpuosas ja sisukat kokkuvõtet. Võimalusi on mitmeid.

Lõpetuseks

Uue töötaja sisse-elamine vajab planeerimist ning kavandamist nii enne, ajal kui ka pärast esimest tööpäeva. Sisse-elamise pikkuseks ei pea olema ametlik katseaeg. Kui aus olla, siis vähemalt aasta läheb uuel inimesel sisse-elamiseks, et aru saada kuidas kogu organisatsioon toimib. Suuremates organisatsioonides võib-olla veelgi kauem.

Sisse-elamise kujundavad inimesed ja seepärast on oluline vastutus uue töötaja juhil. Kaasama aga peaks ka meeskonnaliikmeid ning kolleege teistest valdkondadest.

Toimiv ja läbimõeldud sisse-elamise programm kujundab tugeva tööandjabrändi, annab positiivse kogemuse uuele liitujale ning aitab tal luua väärtust läbi oma töö palju kiiremini. Tugevneb töötajakogemus, pühendumus ja rahulolu ning väheneb lahkumisrisk esimesel tööaastal.

Sisse-elamise protsessi saab edukalt digitaliseerida selliselt, et juhile ja personalitöö tegijale on administreerimine kiire ja mugav ning uuele töötajale huvitav ning sisukas. Vaated SinuLab kasutajaliideses – planeerimine, personaalne sisse-elamine, sisse-elamise etapid, ajajoone vaade uuele töötajale.