Selles postituses vaatame lähemalt, kuidas toimub SinuLab tarkvara juurutus ja milline on juhi ning personalijuhi roll kogu protsessis.

Kuidas käib SinuLab tarkvara juurutamine – süsteemne lähenemine, koostöö ja enesekindel kasutamine

SinuLab tarkvara juurutusprotsess on üles ehitatud selliselt, et see toetakse peakasutajat – see tähendab, et me aitame kliendil süsteemi iseseisvalt käima lükata, kuid ei võta üle igapäevast kasutajatuge töötajatele. Onboarding kestab 3 kuud ja keskendub sellele, et organisatsiooni peakasutaja mõistaks süsteemi loogikat ja suudaks seda ka pärast meie tuge edukalt juhtida.

Tarkvara juurutamisega saab hakkama nii juht kui personalijuht, tihti ka ilma IT osakonna osaluseta.

Esimene samm: algandmete laadimine

Pärast seda, kui ettevõte on otsustanud, milliseid mooduleid soovitakse kasutusele võtta, algab protsess algandmete kogumise ja üleslaadimisega. Selleks saadame kliendile struktureeritud Exceli faili, kuhu tuleb sisestada vajalik info töötajate, rollide, struktuuri jm kohta. See võib võtta aega – sageli pole vajalikud andmed ühes kohas, vaid hajutatud erinevatesse failidesse või süsteemidesse. Mõnikord võivad olla andmed osaliselt veel ka paberkandjatel. See kõik võtab aega.

Kui andmed on esitatud, kontrollime esmalt nende kvaliteeti: formaadid, vead, mittevajalikud sümbolid jne. Seejärel laeme andmed süsteemi ja teeme pistelise kontrolli, et kõik oleks korrektne. Kvaliteetsete andmete üleslaadminie võtab aega 1-2 tööpäeva.

Juurutusplaani koostamine koos peakasutajaga

Kui süsteem on algandmetega täidetud, koostame peakasutajaga juurutusplaani. Arvestame siin nii ettevõtte juhtimisrütmi kui ka personalijuhtimise aastatsüklit. Igal nädalal või vajaduspõhiselt, toimuvad peakasutajaga veebikohtumised, pikkusega umbes 1 tund, kus keskendume konkreetse mooduli funktsioonidele, andmete kasutamisele ja praktilistele sammudele.

Näiteks koolitus- ja arengutegevuste mooduli puhul tuleb mõelda, kas soovitakse sisestada varasemad andmed, kuidas juhte ja töötajaid kaasata ning kuidas info liigub. Iga mooduli puhul tuleks ettevõttel oma protsessid läbi mõelda, vajadusel kohandada tarkvaraga ning oma töötajatele-juhtidele juhendid või onepager'id koostada. Meil on ka mitmeid näidiseid, mida hea meelega jagame.

Koolitus, materjalid ja tugi

Meie tugev soovitus on võimalusel teha töötajatele ja juhtidele lühikesed teemakohased veebiseminarid (nt 20-40 minutit), mida saab ka hiljem vajadusel uuesti vaadata. See on eriti kasulik protsesside puhul, mis toimuvad kord aastas (nt arenguvestlused, puhkused jms).

Lisaks on meil loodud spetsiaalne peakasutaja juhendikeskkond, kus saab igal hetkel meelde tuletada juba läbi arutatud funktsioone ja vaadata samm-sammulisi juhiseid.

Peakasutaja roll pärast kolme kuud

Kolmekuulise onboarding-perioodi lõpuks on peakasutaja valmis iseseisvalt süsteemi haldama. Tema on ka esmaseks kontaktiks töötajatele, kes võivad pöörduda küsimustega seoses kasutamisega.

Kui tekib tehniline viga, siis edastab peakasutaja selle info ise meile. Meie uurime, testime, kordame probleemi ning kui tegemist on tõepoolest tehnilise veaga, siis ka  parandame selle. Tavakasutaja ei pea teenusepakkujaga otsesuhtlust pidama – nii jääb kommunikatsioon sujuvaks ja vastutused selgeks.

Tüüpilised väljakutsed juurutusprotsessis

Iga tarkvara juurutamine toob kaasa nii takistusi kui küsimusi, mis on osa loomulikust õppimisprotsessist. Meie kogemus näitab, et ka hästi ette valmistanud ettevõtetes võivad tekkida mõned järgmised olukorrad:

  • Algandmete kogumine võib osutuda ajamahukamaks, kui esialgu arvatud. Vajaliku info koondamine ühte faili võib olla keerulisem, kuna andmed asuvad sageli eri süsteemides, tabelites või isegi paberkandjal. Ka nende sobivale kujule viimine – näiteks vormingu ja struktuuri kohandamine – võib nõuda täiendavat aega ja tähelepanu. See on täiesti tavapärane ning me oleme valmis aitama.
  • Infot on palju ja kõike korraga meelde jätta ei ole lihtne. Esimesed kuud on sageli intensiivsed: tutvutakse uute võimalustega, tehakse otsuseid, kujundatakse protsesse. Kui hiljem tekib tunne, et mõni samm on meelest läinud või ei ole kindlust, kuidas midagi uuesti teha – siis selleks ongi meil loodud põhjalikud juhendmaterjalid peakasutajale.
  • Iga ettevõte leiab oma kasutusviisi. Kuigi me anname soovitusi ja häid praktikaid, ei ole olemas ühte "õiget" viisi moodulite kasutamiseks. Sageli vajab ettevõte aega, et selgitada välja, kuidas just nende juhtimisstiil, personalitöö rütm ja organisatsioonikultuur sobivad süsteemi võimalustega kokku. See on täiesti normaalne ja osa kohandumise protsessist.
  • Töötajate ja juhtide kaasamine vajab selgust ja lihtsust. Soovitame varakult mõelda, kuidas tarkvara kasutuselevõttu ettevõttesiseselt selgitada. Väikesed juhendid või lühikesed veebikoolitused aitavad töötajatel tunda end kindlamalt ja vähendavad toetuse vajadust hiljem.
  • Vahel võib tunduda, et miski justkui ei tööta, et tarkvara on katki. Enamasti on siiski asi lihtsalt kasutusloogikas. Kui mõni funktsioon ei käitu ootuspäraselt, tasub esmalt rahulikult vaadata üle tehtud sammud ja sisestatud andmed. Ja kui tekibki kahtlus tehnilises tõrkes või vajadus abi järele, saab alati meie poole pöörduda – koos leiame lahenduse.
  • Juhtide valmisolek ja toetus on võtmetegurid. Tarkvara edukas kasutuselevõtt sõltub suuresti sellest, kui palju juhid ise väärtustavad süsteemi kasutamist ja annavad eeskuju. Kui juhtidel ei ole aega või motivatsiooni uue tööviisi omaksvõtuks, võib ka töötajate poolne kasutusaktiivsus jääda tagasihoidlikuks. Siin aitab hästi lihtne, arusaadav selgitustöö ja juhtide varajane kaasamine.
  • Organisatsioonikultuur mõjutab tehnoloogia kasutuselevõttu. Kui ettevõttes ollakse harjunud tegema asju suuliselt, vabalt või dokumenteerimata kujul, võib süsteemipõhine ja läbipaistvam lähenemine esialgu tunduda harjumatu. Selle asemel, et püüda kõike korraga muuta, soovitame alustada mõne konkreetse mooduliga, mis aitab ehitada usaldust ja näidata väärtust ka teistele.
Lõpetuseks

SinuLabi juurutamine ei ole pelgalt õiges kohas klikkimise õppimine. See on osa suuremast muutusest, kus personalitöö ja juhtimistegevused muutuvad läbipaistvamaks, süsteemsemaks ja tulemuslikumaks. Meie roll on olla koostööpartner selles arenguetapis, aga ka suunaja – et tarkvara kasutuselevõtt tooks soovitud tulemused ja et peakasutaja ei jääks üksi. Meie kogemus näitab: kui esimesed kuud on läbimõeldud ja kaasamine tehtud õigesti, on edasine juba lihtne.

Küsi lisainfot või lepi aeg konsultatsiooniks