Kui juht peab üksi värbama

Räägime värbamisest ja juhi ootustest. Kes lugeda ei soovi, siis lehe lõpul on artikli kohta video.

Värbamine on mahukas protsess ja sisaldab palju administreerivaid tegevusi, mille jaoks juhil ei pruugi piisavalt ajalist ressurssi olla. Seepärast on hea, kui on abiks värbaja või personalitöötaja, kellel on oskused ja kes toetab kogu protsessi.

Kuidas aga hakkama saada siis, kui sellist inimest ei ole ja juhil tuleb kogu värbamisega ise hakkama saada?

Sellisel juhul on oluline tark lähenemine – optimeerida protsess selliselt, et see oleks võimalikult tõhus ja aegasäästev. Siis on abiks värbamislahendused, mis mõeldud juhile (mitte värbajale).

Siin on praktilised juhised, kuidas juht saab värbamist lihtsamaks ja kiiremaks muuta:

1. Mõtle läbi kogu värbamise protsess

• Millal värbamisega alustad ja mis ajaks peab olema uue töötaja kohta valik tehtud, pane paika konkreetsed kuupäevad
• Vaata enda kalendrit ja ajakava – millal ja kui palju saad värbamisega tegeleda? Näiteks iga päev vähemalt 2 tundi või nädalas 1 päev, või igal nädalal kindlatel ajavahemikel vastavalt kalendrile. Pane need ajad kohe ka kalendrisse kirja.
• Millised etapid on värbamisprotsessis vajalikud. Siin saad luua standardi ettevõtte jaoks (ühekordne töö) või lood iga värbamise ja ametikoha jaoks eraldi etapid. Näiteks: CV voor, telefonivestlus, proovitöö/vaatluspäev, lõppvestlus, meeskonnaga kohtumine jne. Värbamise etapid peavad olema sobilikud otsitavale ametikohale ja siin ei maksa üle pingutada, kui tegemist on lihtsamate töödega.
• Kas ja keda soovid värbamise erinevates etappides kaasata. Näiteks proovitöö võiks ette valmistada ja läbi viia selle valdkonna spetsialist sinu ettevõttes. Mõtle läbi, kes võiks koos sinuga vestlustel osaleda. Teavita neid inimesi aegsasti.
• Vaata üle ametikoha ametijuhend ja analüüsi, kas seal on kirjas kõik vajalikud tööd. Kui ametijuhendit ei ole, siis koosta nimekiri, mida uus inimene peaks tegema. Siinkohal võid kasutada näiteks AI keelemudeli abi. Sisesta sulle meelepärase abimehe keskkonda juhis  “Koosta ametikirjeldus ametikohale XXX, mille peamine eesmärk on XXX”. Korrigeeri ja täienda saadud tulemust vajadusel.
• Enne järgmist sammu mõtle läbi võimalused värbamisprotsessi kas täielikuks või osaliseks digitaliseerimiseks. Näiteks otsida ja võtta kasutusele  lihtsam värbamistarkvara, kus on palju funktsionaalsusi juba olemas või kasutada lisaks AI keelemudelile teisi digitaalseid tööriistu, mis aitavad tegevusi lihtsustada, korduvaid tegevusi automatiseerida, kandidaate hinnata, teavitusi saata. Vaata ka SinuLab RECRUIT värbamisrakenduse võimalusi.

2. Töökuulutus ja avaldamine

• Töökuulutuse koostamiseks saad taas kasutada AI keelemudeli abi. Sisesta ametijuhend või tööülesannete kirjeldus sulle meelepärase abimehe keskkonda ja palu koostada töökuulutus. Korrigeeri ja täienda saadud tulemust vajadusel.
• Millistes kanalites on kõige tõhusam töökuulutust jagada? Vaata otsitava ametikoha sihtgruppi ja mõtle läbi, kus nad võiksid liikuda ja kuidas jõuaks töökuulutus nendeni kõige paremini. Näiteks sotsiaalmeedia kanalid (Facebook, Linkedin, Instagram, Telegram jt), tööportaalid (CV online, MeetFrank, Glassdoor, Töötukassa jt), talendipangad jne.
• Kui jagad töökuulutust erinevates kanalites, siis on vajalik läbi mõelda ka saabuvate kandidaatide haldamine. See tähendab, et kõige lihtsamaks saad teha oma töö siis, kui kõik kandidaadid laekuvad samasse keskkonda. Selleks olekski hea leida endale sobiv ja lihtne värbamisrakendus. Kandidaatide haldamine ühes keskkonnas vähendab administreerimisele kuluvat aega kuni 80%.
• Mõtle ka kandidaadi peale. Kandideerimise esimese sammu tegemine peab olema kandidaadi jaoks lihtne. Sinu jaoks on oluline, et kandideeriks sobiv kandidaat, seepärast ära tee seda tema jaoks üleliia keeruliseks. Tööle saamise motivatsiooni saad lähemalt uurida juba järgmistes etappides. Kui nõuad näiteks kandideerimisel lisaks CV-le motivatsioonikirja või esseed, siis ilmselt väga paljud sobilikud talendid loobuvad kandideerimisest.
• Jaga infot ka oma lähivõrgustikus ning kindlasti olemasolevate töötajate hulgas. Inimeselt inimesele soovitused ja info jagamine on tihtipeale üks tõhusamaid meetodeid värbamisel.

3. Kandidaadid, vestlused, hindamine

• Kui kasutad värbamisrakendust ja kandidaatide info on kõik samas süsteemis, on sul üsna kiirelt ja lihtsalt võimalik CV dokumendid läbi vaadata ning esmane hinnang anda.
• Esmane hinnang võiks jaotada kandidaadid järgmiselt: ei sobi, nii ja naa, sobivad. Kandidaatide hulgas on selliseid, kes ei kvalifitseeru üldse, kes sobivad osaliselt ja loodetavasti ka selliseid, kes kvalifitseeruvad töökuulutuses toodud ootustele.
• Suuna oma põhitähelepanu neile, kes sinu esmase hinnangu põhjal on “sobivad”. Vaata põhjalikult iga CV läbi ja tee esimene telefonivestlus.
• Põhjalikumaid tegevusi sisaldavat värbamisprotsessi võiks läbida 3-5 kandidaati.  Kui nende hulgast siiski sobivat inimest ei leia, vaata uuesti üle “nii ja naa” kandidaadid. Mõtle läbi, kas ja millistes ootustes oled valmis tegema järeleandmisi.
• Kasuta video-intervjuusid. Esialgsed intervjuud videokõne teel võivad säästa palju aega, eriti kui kandidaadid asuvad kaugemal. Kasutada saad ka asünkroonseid videointervjuusid kui värbamisrakendus seda võimaldab.
• Vestluseid tasub alati ette valmistada. Ka siis kui on tegemist esimese telefonivestlusega, mis ei ole pikem kui 10 minutit.
• Hea oleks tutvustada kandidaadile kogu värbamisprotsessi ja etappe ning küsida tema valmisolekut.
• Soovitav on enne kohtumisi ja ülesannete tegemist anda kandidaadile ka indikatsioon ametikoha palgavahemikust.
• Värbamisvestluse ettevalmistuseks saad rakendada kogu oma varasema kogemuse juhina või kasutada AI keelemudeli abi. Näiteks saad paluda keelemudelil koostada intervjuuküsimused, anda ette vestluse fookus ja teemad. Näide: “Koosta värbamisvestluse küsimused müügiosakonna juhi ametikohale, kasutades käitumusliku intervjuu lähenemist”.
• Kasuta käitumuslikes vestlustes küsitlemiseks STAR mudelit:
  

  S = Situation – kirjelda olukorda, kus sul tuli lahendada ….
  T = Task – milline oli sinu roll ja vastutus antud situatsioonis …
  A = Actions – milliseid konkreetseid tegevusi tegid ja kuidas …
  R = Results – kirjelda tulemusi, mõju, väljundeid, mis sinu tegevusega kaasnesid? Milline oli … lõpplahendus?

• Kandidaatidele jagatavad ülesanded peavad olema läbimõeldud ja ettevalmistatud. Hoolitse selle eest, et ülesanne oleks “fiktiivne” ehk väljamõeldud. Seda seepärast, et värbamisprotsessis loodud väärtus, mida tööandja saab tulemuste saamiseks rakendada, peab olema ka tasustatud. Samuti peab olema tasustatud nö “proovipäev” kui kandidaat teeb reaalset tööd. Loe lisainfot Tööelu lehelt: https://www.tooelu.ee/et/10/proovipaev
  Vaatluse puhul tasu maksma ei pea.

4. Kommunikatsioon ja teavitused

• Automatiseeri sellised teavitused, mis ei eelda persoonipõhist spetsiifilist infot. Näiteks kandideerimise kinnitus, uue kandidaadi laekumine värbamisrakendusse, kohtumise-intervjuu kinnitus, kalendrikutse jne.
• Koosta kirjade põhjad, mida saata kandidaatidele erinevates värbamisprotsessi etappides.
• Kui värbamisprotsess mingil põhjusel venib, siis anna ka sellest kandidaatidele teada. Kandidaadid “jahtuvad” siis, kui nad ei saa tagasisidet või kui värbamisprotsess venib liiga pikaks ning võimalikust tööandjast pole kaua midagi kuulda. Teavitus on parem kui pikk vaikus.
• Kui oled veendunud, et oled välja selekteerinud mittesobivad kandidaadid, siis saad välja saata kandideerimise eitava vastuse.
• Soovitav on koostada soe ja standartne vastus neile kandidaatidele, kes CV voorust edasi ei pääsenud.
• Üldiselt on hea, kui eelnevalt on valmis kirjutatud kirjade mallid, mida erinevates värbamise etappides saadetakse. See lihtsustab tööd ja ei pea edastama infot igale kandidaadile eraldi.

5. Kui värbamine on lõppenud

• Vaata veelkord üle ja kindlusta, et kõik mittevalitud kandidaadid saaksid konkursi kohta lõpliku vastuse.
• Vali ja säilita talendibaasis need kandidaadid, keda soovid hoida tuleviku jaoks varuks. Kooskõlasta see kindlasti kandidaadi endaga.
• Tee kokkuvõte värbamisprotsessist – mis õnnestus hästi ja millega ei jäänud rahule. Millist tagasisidet said kandidaatidelt ja kolleegidelt? Mida saaks järgmisel korral teha paremini või tõhusamalt?
• Lepi parima kandidaadiga kokku tööleasumise kuupäev, tööleasumise vestluse aeg ja saada tutvumiseks tööleping põhi, ametijuhend, konkurentsi- ja  konfidentsiaalsusnõuded.
• Alusta uue tööaja sisse-elamise planeerimisega. Esimene tööpäev, esimene nädal, esimene kuu. Töövahendid, ligipääsud, õigused.
• Kõige olulisem – tee kõik selleks, et uue töötaja tööleasumine oleks tema jaoks positiivne elamus. Töötaja sisse-elamise kohta saad mõtteid juurde siin.

Nende pidepunktide ja soovituste rakendamine aitab juhil muuta värbamisprotsessi kiiremaks ja tõhusamaks, tagades samal ajal, et leitakse sobivaimad kandidaadid soovitud rolli täitmiseks.