Kuidas alustada digitaliseerimisega?

Mis tuleks läbi mõelda enne, kui alustada väike-või keskmises ettevõttes inimestega seotud tegevuste ja protsesside digitaliseerimisega?

Esmajärjekorras leia lahendus järgmistele tööandja vastutada olevatele tegevustele:

• töösuhete haldus, andmed, dokumendid, muudatused
• tööaja raporteerimine ja arvestus
• töötasu arvestus

Digitaliseerimine võib väike-ettevõtte personalijuhtimist oluliselt tõhustada. Esimesed kolm baas-protsessi, mida soovitatakse digitaliseerida, on tavaliselt need, mis annavad kõige kiiremini märgatava efektiivsuse tõusu ja vähendavad rutiinsete ülesannete hulka. Siin on soovitused:

1. Töötajate andmete haldamine

Kõik töötajatega seotud andmed tuleks koondada ühtsesse, turvalisse ja kergesti ligipääsetavasse andmebaasi. See hõlbustab töötajate andmete (lepingud, kontaktandmed, tööajalugu, palgaandmed jne) haldamist ja päringuid.

Dokumentide ja andmete digitaalsele kujule viimine võimaldab:

• Kiiremat ligipääsu töötajate infole
• Lihtsamat andmete uuendamist ja säilitamist
• Turvalist andmete säilitamist kooskõlas andmekaitse seadusega.

2. Tööaja raporteerimine ja puudumiste jälgimine

Tööaja ja puudumiste (sh puhkused, haiguspäevad, lähetused) haldamine digitaalselt võimaldab:

• Ülevaadet planeeritud puudumistest
• Puhkuste hetkeseisu jälgimist
• Tööaja raportite genereerimist ja ettevalmistust palgaarvestuseks
• Vigade tuvastamist ja halduskulude kokkuhoidu.

Palgaarvestuse digitaliseerimine on kahtlemata üks kriitilisi protsesse, mida iga väikeettevõte peaks kaaluma, kuna see protsess on sageli ajamahukas ja vigadele vastuvõtlik. Palgaarvestuse digitaliseerimine toob mitmeid eeliseid:

3. Palgaarvestus

Digitaalsed palgaarvestuse süsteemid võimaldavad:

• Automatiseerida korduvaid arvestusi, nagu tulumaksud, sotsiaalmaksud, haiguspäevade arvestus ja muud mahaarvamised
• Integreerida tööaja raportid otse palgaarvestussüsteemi, vähendades sisestamisvigu
• Luua palgalehti ja seadistada ülekandeid kiiresti ning tõrgeteta.

Järgmised protsessid ja tegevused

Järgmised digitaliseeritavad protsessid võiksid lähtuda ettevõtte küpsusest (vanus), suurusest, tegevusvaldkonnast ja eestvedamise võimekustest.

Kasvufaasis ettevõte võiks kaaluda digitaliseerida näiteks kogu värbamise ning sisse-elamise protsessi. Väike-ettevõtte jaoks võivad olla kriitilised näiteks tulemusjuhtimise süsteemsus, soorituse toetamine ja spetsiifiliste kompetentside arendamine.

Keskmise ettevõtte jaoks võib olla peamiseks fookuseks näiteks talendijuhtimise terviklahenduse digitaliseerimine, sh. eesmärgistamine, arenguvestlused, kompetentside hindamine, järelkasv ja karjäär, e-õppe lahendused ning palju muud.

Iga organisatsioon võiks digitaliseerimise visiooni enda jaoks kirja panna ning koostada digitaliseerimise teekaardi, mis aitab fookust hoida ning eesmärgi suunas liikuda.

Kokkuvõtteks

Alustada võiks põhivajadustest (töösuhted, tööaeg,  tasu) ning liikuda edasi töötajakogemuse teemade suunas, vastavalt organisatsiooni vajadustele ja valmidusele.

Esmaste töösuhetega seotud andmed võiksid olla kättesaadavad nii personalitöö eest vastutajale, otsesele juhile ning ka töötajale. Tööandjal on kohustus töötaja kohta kogutud infot talle avaldada viimase nõudmisel nagunii, seadusest tulenevalt. Digikeskkonnas on see kahtlemata oluliselt kiirem, haldusvabam ja turvalisem.

Digitaliseerides töötajate andmed ning palgaarvestuse, on väikeettevõtte juhtimises võimalik saavutada suurem kontroll ja selgus tänaste kokkulepete (töötasud, lepingu tingimused) üle, tagada töötajate rahulolu ja õiglane kohtlemine ning võtta vastu informeeritumaid äriotsuseid. Samuti on see oluline samm riskide maandamisel, tagades täpsuse ja vastavuse kehtivatele tööõiguse ja maksustamise nõuetele.

Digitaliseerimine on väikefirma jaoks oluline samm, et muuta personalijuhtimine, inimeste juhtimine ja töötajate arendamise protsessid tõhusamaks.

Tabelis on toodud mõned näited, kuidas erinevates ettevõtetes digitaliseerimise fookust ja vajadusi kaardistada.

Väiksemale ja alustavale ettevõttele soovitame Basic paketti, mis aitab korrastada töösuhetega seotud tegevusi, andmeid ja kättesaadavust.

Kiires kasvus olevale ettevõttele on kindlasti kõige vajalikumad nii baas.paketi moodulid aga ka kasvu toetavad moodulid nagu värbamine ja sisse-elamine. Kiiresti kasvavale ettevõttele on soovitav ka tulemusjuhtimise moodul, mis aitab strateegiat seada ja kommunikeerida ning eesmärke püstitada/jälgida.

Tootmisettevõtete praktikat jälgides oleme näinud, et kõige enam leiavad kasutamist baasmoodul, sealhulgas puhkuste ja puudumiste lahendused, aga ka töötajate arendamisega seotud lahendused nagu koolitustegevuste haldamine, arenguvestlused, e-õpe ja pädevuste/sertifikaatide haldamine. Ka võib tootmisettevõttel olla suurem vajadus värbamislahenduse järele ja samuti tervise ning heaolu toetavate lahenduste järele.

Ettevõtetele, mis on juba küpsemas elukaare etapis, kus esmavajadused on digitaliseeritud (lepingud, isikuandmed, tööaja planeerimine, tööaja raporteerimine jne), on suurem kasutegur talendijuhtimist toetavatest lahendustest.

Keskmise suurusega, peamistelt spetsialistidest koosneva töötajakonnaga ettevõtetele (finants, IT, kindlustus) aga ka teenindusvaldkonna ettevõtetele, soovitame viimast paketti “Spec”.

Kliendi seisukohalt on hea, kui mooduleid on võimalik hiljem juurde võtta või mõnest ka loobuda, kui see ei leia piisavalt kasutust.

Digitaliseerimise teekaart

Kahtlemata on iga eduka teekonna aluseks läbimõeldud plaan. Ka digitaliseerimisel võiks ettevõte aluseks võtta enda organisatsiooni visiooni. Digi-visiooni loomisel tuleks kindlasti käsitleda ja läbi mõelda nii kliendile suunatud protsessid kui ka ettevõtte sisemised töötajaid puudutavad protsessid.

Digitaliseerimise teekaart on strateegiline plaan, mis juhatab ettevõtet läbi digitaalsete muudatuste protsessi. See sisaldab muuhulgas üksikasjalikku kava, kuidas ja millises järjekorras minnakse üle digitaalsetele süsteemidele ja protsessidele, alates algsest analüüsist ja lõpetades juurutamise ja kasutamisega. Teekaart aitab kindlaks määrata protsessid, mis vajavad digitaliseerimist, tehnoloogiaid, mida selleks kasutatakse, samuti ajakava, eelarve ja vahendid. Teekaart sisaldab ka eesmärkide seadmist, vastutuse jaotust, koolitus- ja arendustegevusi ning mõõdikuid, mille abil saab jälgida edusamme ja hinnata digitaliseerimise mõju organisatsioonile.

Sisemiste protsesside digitaliseerimise eesmärk võiks olla:

• Vähendada halduskoormust, bürokraatiat
• Lihtsustada ja kiirendada info liikumist
• Automatiseerida korduvaid lihtsamaid tegevusi
• Teha vajalikud andmed kiiresti kättesaadavaks ja kasutatavaks huvigruppidele
• Vähendada dubleerivaid tegevusi ja raiskamist

Esimene samm võiks olla selgete ja konkreetsete eesmärkide seadmine, millele eelneb vajaduste kaardistamine ning analüüs:

• Kaardista töötaja kokkupuutepunktid juhtimisprotsessides ja töösuhete korraldamisel. Selleks saad kasutada töötajakogemuse kaardistamise töölehte.
• Vii läbi analüüs selle kohta, millised on teie praegused protsessid ja millised on kitsaskohad, mida digitaliseerimine võiks lahendada. Kaasa sellesse etappi nii juhid kui ka töötajad.
• Sõnasta digitaliseerimise vajadused ja fookus ehk mida soovite digitaliseerimisega saavutada. See võib tähendada näiteks töötajate sooritusvõimekuse suurendamist või juhtimistegevuste parandamist.

Võta ühendust kui vajad kaasamõtlemist või nõu personalitöö, töötajakogemuse ja töötajate arengu teemade digitaliseerimisel.