Virtuaalne meeskonnatöö ja töövahendid

Kui varasemalt oli töö virtuaalne juhtimine ja töö organiseerimine paljudele üks valikutest, siis täna on see otsene vajadus.

Virtuaalse töö ja virtuaalse meeskonnatöö tegemine ning juhtimine nõuab avatud lähenemist ja valmisolekut asju teistmoodi teha. See ei pruugi aga alguses libedalt minna, sest olukord on ootamatu ja iga uus praktika vajab veidi sissetöötamiseks aega. Vajalikud on uued kokkulepped, töö- ja suhtlemisviisid

Virtuaalse töö puhul saavad veelgi olulisemaks:

• usaldus juhi ja töötajate vahel
• kokkulepped tegevuste ja tulemuste osas
• koostöövalmidus ja paindlikkus suhtlemises

Mõned lihtsad sammud ja põhitõed virtuaalse töö õnnestumiseks:

JUHILE

• Paku algatuseks välja viisid, kuidas virtuaalne meeskonnatöö võiks välja näha.
• Mõtle läbi, millised on sinu ootused juhina, millist infot ja tagasisidet vajad oma meeskonnalt.
• Mõtle läbi, millist infot ja tagasisidet vajab meeskond/liikmed sinult. Kui sa seda ei tea – KÜSI!
• Mõte läbi ja kaardista, kui palju on vaja korraldada operatiivset tööd ja kui palju on meeskonnaliikmetel individuaalset tööd vaja teha.
• Paku välja digitaalsed töövahendid, mida meeskonnatööks kasutama võiksite hakata. Anna võimalus ka oma tiimi liikmetel võimalikke variante välja pakkuda. Need võiksid olla seotud selliste tegevustega: operatiivse info jagamine meeskonnas, online chat, videokoosolekud, failide jagamine, tegevuskava koostamine ja võimalusel ka meeskonnaga eesmärkide seadmine.
• Leppige kokku nädalane tegevuskava, alustage esmaspäeva tiimi koosolekuga ja lõpetage nädal tiimi koosolekuga.
• Vajadusel tööta iga meeskonnaliikmega ka individuaalselt, lepi kokku perioodi eesmärgid või vaadake need koos üle, kas olukord nõuab eesmärkide muutmist/kohandamist. Vaadake koos töötajaga üle, kas tegevustel on küljes mõõdikud ja kuidas ning millal annate vastastikku tagasisidet.

MEESKONNALE

• Leppige kokku suhtlemise põhimõtted, st näiteks veebikoosolekute ja -kohtumiste ajad ja viisid, kuidas osaleda ning kes kui palju räägib.
• Kuidas toimub suhtlemine meeskonnaliikmete vahel kui on vaja midagi küsida või arutada? Kas saadetakse e-postile, sõnumitesse või helistatakse videokõnega kohe sisse?
• Leppige kokku vastastikustele päringutele vastamise aeg.
• Arutage läbi, kuidas jagate omavahel faile, dokumente, materjale, mis on töö jaoks vajalikud.
• Meeskonnaliikmena arvesta alati kokkulepituga, ilmu õigel ajal koosolekule, ole ettevalmistunud.
• Õpi kasutama videokoosolekute tööriistu.
• Videokoosolekutel kuula hoolega, mida parasjagu räägitakse ja ära tegele kõrvaliste tegevustega, mis tähelepanu eemale viivad. Virtuaalsete kanalite kaudu suhtlemisel võib kergesti ette tulla valikulist/vahelduvat kuulamist, tähelepanu hajumist  ja seeläbi info vääriti mõistmist. Seepärast pane kogu oma tähelepanu videokoosolekute ajal ainult suhtlemisele/kuulamisele.

TÖÖTAJALE

• Tee omale kodus kindel nurgake, mida saad nimetada “kodukontoriks” (kui sul veel ei ole)
• Räägi oma juhiga läbi, millised on need konkreetsed eesmärgid ja mõõdikud
• Tee igaks nädalaks ja päevaks endale TEGEVUSPLAAN
• Hoolitse enda eest: tee pause, liiguta või võimle, söö sooja toitu, joo piisavalt vett, liigu värskes õhus iga päev
• Pea kinni oma päevakavast ja plaanidest
• Suhtle ja ole aktiivne
• Loe artiklit:  Seitse soovitust edukaks töötamiseks kodukontoris

SinuLab lahendused toetavad erinevate digi-tööriistadega meeskondlikke koostöövorme sealhulgas MyTeams moodul funktsionaalsustega ja töötaja iseseisva töö korraldamiseks on SinuLab keskkonnas olemas moodul MyPlan (vaata funktsionaalsusi allpool).

Meeskonnatöö lahendus MyTeams:

✅ koostöögruppide loomine, liikmete lisamine ja administreerimine
✅ igapäevane suhtlemine ja infovahetus ajajoonel
✅ personaalsete sõnumite saatmine meeskonnaliikmele (chat)
✅ eesmärkide seadmine meeskonnale ja liikmetele
✅ tegevuskava koostamine, selle täitmise jälgimine
✅ koosolekute planeerimine ja memode koostamine
✅ videokoosolekute onlines läbiviimine
✅ dokumentide ja failide jagamine