Teenuste sisseostmine on muutumas iga aastaga üha levinumaks nii suurkorporatsionide kui ka väike- ja keskmiste ettevõtete poolt. Peamiseks teenuste sisseostmise põhjuseks on kindlasti efektiivsuse saavutamine ja kulude kokkuhoid. Kuid mitte alati. Teenuste sisseost võib olla tingitud ka väga spetsiifilise kompetentsi vajadusest või projektipõhisest (ajutisest) tegevusest.

Teenuste sisseostmiseks on esmalt vajalik sõnastada:

  • ettevõtte vajadus praegu ja tulevikus vastavas valdkonnas
  • teenused, mida soovite sisse osta
  • ootused teenusepakkujale, tingimused, eeldused
  • eelarve vahemik, mis teil on võimalik kasutada.

Kõige enam on teenuste sisseost levinud tugiteenuste valdkonnas, mis on ka mõistetav, sest ettevõtte peamiseks sooviks on siiski keskenduda sellele, mida nad kõige paremini teha oskavad – äritegevusele. Ilma tugiteenusteta aga ei saa edukalt toimida ükski ettevõte.

Mitmed uuringud on ka välja toonud, et teenuste sisseostu peamiseks takistuseks on ebakindlus välise partneri usaldusväärsuse suhtes.

Käesolev artikkel keskendubki eelkõige sellele, kuidas neid riske oleks võimalik maandada ja parimal juhul vältida juba partnerit valides.

Tugevatele alustele rajatud koostöö aitab areneda nii ettevõttel kui teenusepakkujal ja mõlemad pooled saavad tunda rõõmu headest töötulemustest.

Teenusepakkuja leidmiseks on algatuseks hea küsida oma võrgustikus, kas ja millist teenusepakkujat ettevõtted kasutavad või on kasutanud. Uurige lähemalt, millisest teenusest on jutt, kuidas toimib teenuse osutamine ja kas sellega ollakse rahul. Võrgustiku kaudu saadud info on üldjuhul usaldusväärne, kuigi mitte alati erapooletu.

Tuttavatelt saadud tagasiside on küll hea, kuid soovitav on siiski ringi vaadata, kuigi olete juba teadlikum sisse ostetavate teenuste võimalustest. Otsustamisega ei ole kiire, sest vajadused ja ootused on erinevad ning sellest lähtuvalt ka teenusepakkuja valik.

Parima teenuse ja partneri leidmiseks on vaja teha eeltööd. Soovitav on teha põhjalikult eeltööd, korraldada väiksemat sorti hange ja koguda pakkumusi.

Sisukas eeltöö

Esimene samm -> turu kompamine, esmase ülevaate kogumine, sobivate pakkujatega kontakti saamine

  1. Uurige interneti otsingumootorite abil, millised ettevõtted pakuvad teid huvitavaid teenuseid.
  2. Saatke laiali esmased päringud, kus märgite võimalikult arusaadavalt ära teid huvitavate teenuste ampluaa. Päringu eesmärgiks on välja selgitada teenusepakkuja valmidus teenuse osutamiseks, kas sobiv(ad) teenus(ed) on olemas ja kas on olemas kogemus, kas on olemas piisav ressurss, mida teenusepakkuja lisaks pakub jne. Ka on hea juba alguses uurida hinna ja maksetähtaegade põhimõtteid, et need hiljem ebameeldivaks üllatuseks ei kujuneks.
  3. Hinnake saabunud vastuste kiirust, sisukust ja vastavust teie päringule. Mõistlik aeg esmaste vastuste saamiseks võiks olla mitte rohkem kui 1 töönädal. Hea on, kui lisate oma päringusse ka vastuste tähtaja.
  4. Valige välja 3-4 teenusepakkujat, kellega olete valmis kõnelusi jätkama.

Teine samm -> põhjalik tutvumine teenusepakkujatega, ootuste ja vajaduste täpsustamine

  1. Kohtuge või vestelge teenusepakkuja esindajatega nii palju kordi kuni olete saanud enda jaoks vajaliku info. Soovitav on lisaks müügiinimestele kohtuda ka teenuse reaalse elluviija või vähemalt tööde korraldajaga, kes oskab põhjalikult kirjeldada teenuse ja protsessi sisu. Teenindusvalmidus võib teinekord minna segi müügi-inimese innukusega teile midagi maha müüa. Seepärast on oluline, et innukad oleksid ka reaalsed teenuse teostajad.
  2. Oluline koht on selgitada välja tehnoloogiliste lahenduste olemasolu ja toimivus, sest tänapäeval ei ole võimalik ühtegi teenust kvaliteetselt ja efektiivselt pakkuda, kui puudub tehnoloogiline lahendus.
  3. Formuleerige oma ootused teenuse osas võimalikult konkreetselt lisades vajalikud näitajad ettevõtte poolt (töötajate arv, juhtide arv, aastane käive, ärivaldkond, eripärad, ootused jne)

Kolmas samm -> lõplikud pakkumised, valiku tegemine

  1. Saatke välja pakkumuse vormid allesjäänud teenusepakkujatele. Lõpliku pakkumuse vorm võiks olla võimalikult konkreetne juhendades pakkujaid välja tooma teie jaoks olulisi näitajaid. Vorm on hea ka selleks, et teenusepakkujaid hiljem omavahel võrrelda – võrrelda saab ju ainult sarnaseid näitajaid.
  2. Võrrelge laekunud pakkumisi.
  3. Uurige põhjalikult, mida teile lubatakse ja mida ei lubata.  Kõik, mis ei ole pakkumuses kirjas, teile ei lubata. Kas teenusepakkuja garanteerib teile midagi konkreetset? Mida garantii endast kujutab ja milliseid kohustusi kaasa toob? Kas ja kuipalju on vaja ettevalmistuseks ressursse nii teie kui teenusepakkuja poolt enne, kui teenuse pakkumisega alustada saab? Mitte alati ei pruugi soodsaim pakkuja kõige sobivamat teenust tähendada.
    Mängige läbi mõned tüüpilisemad juhtumid, mis teie äritegevust iseloomustavad. Mõelge ka erijuhtumite peale.
  4. Valige 2 teile meelepärasemat pakkumist. Vajadusel kohtuge veelkord pakkujatega. Rääkige läbi hind ja maksetingimused ning garantiid. Hinnake ja analüüsige, kas teenuse eest makstav tasu vastab turul pakutavale, on õiglane ning loob vajalikku väärtust teie ettevõttele (kulude kokkuhoid või arendustegevused).
    Analüüsige ka juurutamise perioodi, vajalikke ressursse ja sisemiste protsesside ümberkorralduse vajadust.
  5. Enne otsustamist uurige teenusepakkuja majandusnäitajaid, maksuvõlgnevusi, aastaaruandeid.
  6. Valige sobivaim koostööpartner ja sõlmige leping.

 

Leping ja kokkulepped

Ettevõtte panus edukasse koostööse on väga oluline ega lõpe veel sobiva teenusepakkuja väljavalimisega. Võib isegi öelda, et tähtsam osa tööst siis alles algab.

Hea ja eduka teenuse kujundamisel on oluline roll mõlemal partneril. Algatuseks on vajalik kokku leppida ja üle vaadata järgmised tegurid:

  • Leppige kokku rollid ja vastutus – kes täpsemalt ja mille eest vastutab, kus ja kuidas tehakse otsuseid, kellel on õigus allkirjastada dokumente jne. Hea, kui saab kirja ühine teenuse protsess.
  • Leppige kokku tähtajad – kes ja mida peab milliseks tähtajaks tegema.
  • Sisemised protsessid – vaadake üle kõik, mis on seotud sisseostetava teenusega ja veenduge, et need ei takista ega kattu sellega.
  • Täpsustage ja pange paika kommunikatsiooni kanalid ja vormid – kes saadab infot, kes saab infot, kes kommunikeerib otsuseid, kuidas liigub vajalik info teenusepakkujale ja tagasi ettevõttesse, kuidas liigub info ettevõtte sees
  • Leppige kokku, kes on peamine kontaktisik ettevõtte sees ja teenusepakkuja juures. Kelle poole pöörduda kiirete probleemide või reklamatsioonide puhul?

 

Edukas koostöö

Lisaks selgetele kokkulepetele on oluline ka oma koostööpartnerisse suhtumine:

  • Olge partneri suhtes paindlikud – uute protsesside juurutamine ei pruugi alati minna veatult. Esimestel kordadel on väiksemad apsakad mõistetavad.
  • Andke tagasisidet – tehke vahekokkuvõtteid, andke eluliste näidete abil teada, kuidas teenus on teie jaoks töötanud. Kiitke teenusepakkujat, kui selleks on põhjust. Püüdke mitte anda emotsionaalseid või dramatiseeritud hinnanguid.
  • Pakkuge välja lahendusi, uuendusi – stimuleerige oma koostööpartnerit uute mõtete ja ideedega.
  • Leidke parimad lahendused koos, arutage ja tehke plaane.

Usaldus

Partnerlussuhetes on tähtis osata luua eeldused usalduse tekkimiseks. Selleks, et juht saaks rahulikul meelel oma ettevõtte mõne tugifunktsiooni üle anda välisele partnerile, on vaja kindlustunnet. Partnerlus on kahesuunaline tee, kus ühepoolne usaldus ei ole jätkusuutlik. Seega on oluline, et nii teenuse ostja kui teenuse pakkuja saavad teineteist vastastikku usaldada.

Tihti ei ole usalduse kaotamine partnerlussuhetes seotud ebamõistlike kuludega vaid umbmääraste ootuste ning võrreldamatute tulemus- või tegevusnäitajate võrdlemises. Seepärast on usalduse tekkimise eelduseks selged ootused ettevõtte poolt ja teenusepakkuja valmidus (võimekus) neid täita.

 Ettevõtetel on tavaliselt kolme tüüpi ootusi:

  • kulude vähendamine
  • areng, kasv, tulemuslikkus
  • vabanemine administratiivsest koormusest

Kui te otsite partnerit selleks, et säästa kulusid, siis tasub keskenduda esmavajadustele ā€“ tegevuste administreerimine (haldus, dokumentatsioon, administreerimine jms). Kulusid on võimalik säästa efektiivsuse, sobiva tehnoloogia ja protsesside lihtsustamise abil.

Oluline on, et ettevõttel oleks võimalus kulude muutust võrrelda. Näiteks, kui siiani olete juhina ise teinud tugitegevusi, siis saab võrdluseks olla vaid teie enda seni kulutatud aeg ja kulud, mis sellega kaasnevad. Kui teie ettevõttes on siiani tehtud seda tööd eraldi osakonnas näiteks 3 spetsialisti poolt, siis tuleb kokku arvutada nende töötajate kogukulu ja võrrelda seda sisseostetava teenuse maksumusega.

Kui te otsite partnerit selleks, et oma ettevõtet arendada, siis ei maksa väga loota kulude kokkuhoiule. Teie eesmärk on juurde saada uut kompetentsi, mitte asendada olemasolevaid tegevusi neid efektiivsemaks muutes. Seega on kulude suurenemise võimalus väga tõenäoline.

SinuLab tarkvara ja moodulitega saab tutvuda SIIN. 

Küsi lisa: