Kriitiline edutegur – MUUDATUSTE KOMMUNIKATSIOON

Autor: Maarit Vabrit-Raadla

Muudatused on saanud meie tööelu igapäevaseks osaks. Enam ei liiguta organisatsioonides ühest muudatusest teise, et saavutada tasakaalu seisundit (Kurt Lewini järgi). Täna oleme me olukorras, kus muudatusi toimub pidevalt, paralleelselt ning väga kiires tempos nii, et tasakaalu seisundist ei saa otseselt juttu olla. Vähemalt sellise tasakaalu seisundist, mida tunnetaksid juhid ja töötajad emotsionaalselt.

Halvasti juhitud ja läbi viidud muudatused mõjutavad kogu organisatsiooni – nii juhte kui töötajaid.

Asja kurvem pool on aga see, et kahjuks kipuvad talendid „hääletama“ sellise lodeva muudatuste juhtimise kultuuri peale oma jalgadega. See aga on ühele ettevõttele väga suureks kaotuseks nii järjepidevuse kui konkurentsis püsimise vaates.

Kuidas siis ikkagi viia läbi suuremaid ja väiksemaid muudatusi selliselt, et need ei lõhuks organisatsiooni, ei halvaks operatiivset tegevust ega „hirmustaks“ talente lahkuma?

Õnnestumise komponente on mitmeid, seekord keskendume ühele olulisemale – KOMMUNIKATSIOON.

KOMMUNIKATSIOON

Esmalt mõne sõnaga, mis see muudatuse juhtimise kommunikatsioon on ja mille poolest erineb ta organisatsiooni sisekommunikatsioonist.

Sisekommunikatsioon (Internal Communikation, IC) on funktsioon, mis vastutab tõhusa suhtluse eest organisatsiooni liikmete vahel. Funktsiooni ulatus on organisatsiooniti ja praktikate lõikes erinev, alates juhtkonna nimel sõnumite ja info-kampaaniate loomisest ja edastamisest kuni kahepoolse dialoogi hõlbustamiseni või/ning organisatsiooni liikmete infovahetuse oskuste arendamiseni (Wikipedia).

Sisekommunikatsiooni eesmärgiks on jagada erineva tasandi töötajatele vajalikku infot, mis puudutab kogu organisatsiooni tegevust ja toimimist.

Muudatuste kommunikatsiooni eesmärgiks on jagada vastavatele sihtgruppidele teavet selle kohta:

• milline on kavandatav muudatus, kuhu soovitakse välja jõuda
• mida muudatus endaga kaasa toob ehk milline on mõju organisatsiooni ja töötajate jaoks
• milliseid tulemusi oodatakse
• kuidas muudatust läbi viiakse
• mida täpsemalt tuleb töötajatel muudatuse protsessi teha

Muudatuste kommunikatsiooni üheks kõige olulisemaks komponendiks on hoiakute mõjutamine (kujundamine).

Sealhulgas on oluline tegeleda võimalike negatiivsete hoiakutega:

• tajutud vastuseisu ennetamine
• hirmude leevendamine
• aus hetkeolukorra ja riskide hindamine/teavitamine

Alles seejärel on võimalik hakata mõjutama positiivseid hoiakuid nagu:

• kasutegurite selge argumenteerimine
• muutuse vajaduse mõistmine ja aktsepteerimine
• koostöövajaduse teadvustamine
• valmisolek osaleda muudatuste tegevustes

Kui võimalike negatiivsete hoiakutega ei tegeleta, siis ei toimi ka positiivsed sõnumid kuigi edukalt.

Muudatuse kommunikatsiooni etapid

Muudatuste kommunikatsiooni võib tinglikult jagada kolmeks etapiks:

1. Muudatusele eelnev kommunikatsioon
2. Muudatuse ajal toimuv kommunikatsioon
3. Muudatuse teostamisele järgnev kommunikatsioon

Muudatusele eelnev kommunikatsioon …

… täidab peamiselt kahte olulist eesmärki -> anda infot muudatuse olemuse kohta ja valmistada ette töötajate hoiakuid.

Selleks on tähtis kommunikeerida ja meelde tuletada organisatsiooni visiooni, missiooni ja väärtuseid ning näidata seoseid, kuidas muudatus otseselt nendega seotud on

Väga tähtis on tuua välja ka muudatuse vajalikkus, või ehk isegi kriitilisus. Kirjeldada, kuidas muudatus mõjutab positiivselt organisatsiooni toimimist ja tulemuslikkust või kuidas muudatuse mitteteostamine mõjutab seda negatiivselt.

Eelkommunikatsiooni etapis võib juba juhtida tähelepanu ka panusele, mida töötajatelt oodatakse. Näiteks meeskonnatöö võimendamine, operatiivne koostöö osakondades ja osakondade vahel, vastutuse ulatus, probleemidest ja muredest rääkimine jms.

Eel-kommunikatsiooni võib teha mitmes etapis liikudes üldisematelt sõnumitelt konkreetsematele.

Näiteks:

1 sõnum: muudatuse vajadus, olemus, üldine ajajoon

2 sõnum: vajalikud ressursid, vastutus, seotud sihtgrupid

3 sõnum: konkreetne tegevuskava, rollid, ülesanded, mõõdikud ja tähtajad

Muudatuse jooksev kommunikatsioon …

… keskendub sellele, kuidas muudatust kõige edukamalt ellu viia, operatiivset infot jagada ning muudatuses osalejaid toetada.

Muudatuse teostamise ajal tuleks keskenduda sõnumitele, mille fookuses on jooksva kriitilise info jagamine, tõusatunud probleemid ja nende lahendamine, järjepidevuse tagamine, (vahe)tulemuste näitajate ülevaade, positiivsed sõnumid ja töötajate motiveerimine.

Vajadusel tuleb taas kommunikeerida muudatuse esmast visiooni ja eesmärke.

Töötajate motiveerimise seisukohalt on oluline anda edasi positiivseid sõnumeid edenemise kohta. Sealjuures on oluline olla aus ja faktipõhine. Tühjad kiidusõnad ja argumenteerimata sõnumid ei mõju siiralt ega ole ka motiveerivad.

Eraldi rõhutaksin kommunikatsiooni, mis puudutab aega kui muudatus on ametlikult ellu viidud ja keskendutakse järjepidevuse tagamisele, et muudatusega loodud uued tööharjumused, -oskused ja -protsessid toimiksid edasi.

teine väga oluline info, mida muudatusele järgneval ajal tuleks selgelt kommunikeerida, puudutab muudatuse analüüsi ja kokkuvõtteid.

Muudatuse järgne kommunikatsioon…

… võiks keskenduda:

• kas muudatuse eesmärgid saavutati? millised ja mis ulatuses?
• millised olid need tegurid tänu millele eesmärk saavutati või need, miks eesmärgini ei jõutud?
• üldine kokkuvõte muudatuse eeltööst, elluviimisest ja mõjust organisatsioonile
• tunnustused
• järgmised sammud, vastutused ja oodatavad tulemused (pikk perspektiiv).

Sellist kommunikatsiooni saab aga teha vaid siis kui muudatusele on järgnenud analüüs.

Üldised soovitused kommunikatsiooni edukaks korraldamiseks muudatuste puhul:

1. Vali alati sõnumit saava sihtgrupi jaoks sobiv kanal ja sõnastus. Kanalite valik võiks olla mitmekesine, ei piisa ainult e-kirja saatmisest. Olulisemate sõnumite puhul võiks kombineerida kirjalikku ja näost-näkku suhtlemist kas grupis või individuaalselt.
2. Sõnumi eesmärk tuleb iga kord läbi mõelda ja küsida „Mida me soovime selle sõnumiga saavutada?“ ja „Kas sõnumi eesmärk on arusaadav?“
3. Pigem edastada sõnumeid etapiliselt ja mitte „kõik korraga“ lähenemine.
4. Kui soovite, et teie sõnumi tulemusena teeksid töötajad mingeid tegevusi, siis tuleb see hästi selgelt ja konkreetselt sõnastada, vajadusel lisada juhised ja kindel tähtaeg.
5. Sõnumid ei tohiks sisaldada isikule suunatud kriitikat vaid neutraalset kirjeldust tekkinud olukorra kohta, kui on vajalik ka negatiivseid juhtumeid kommunikeerida.
6. Muudatuste kommunikatsiooni üldine foon peaks olema toetav ja motiveeriv. Töötajate jaoks on oluline tunda, et organisatsioon on avatud, vajalik info kättesaadav ning probleemide lahendamisega tegeletakse teadlikult ja operatiivselt.
7. Soovitan muudatuste kommunikatsiooniks koostada kohe planeerimise etapis eraldi plaan, kus võiks olla info selle kohta:

• mis on sõnum
• millises etapis seda tehakse (eeltöö, operatiivne, kokkuvõte)
• ajaline periood vastavalt tegevuskavale (algus, lõpp kuupäevad)
• sihtgrupp või -grupid
• kommunikatsiooni/sõnumi eesmärk
• kanal
• vastutaja

Muudatuste juhtimine organisatsioonis on kultuuri küsimus. Samuti on muudatuste kommunikatsioon kultuuri küsimus – kas soovitakse olla avatud organisatsioon? kas soovitakse oma töötajaid toetada? kas soovitakse kujundada muudatustele vastuvõtlikkuse hoiakuid?

Kui seda kõike soovitakse saavutada, siis disainige oma organisatsiooni „Muudatuste juhtimise põhialused“, mille lahutamatuks osaks on KOMMUNIKATSIOON. Selliselt kasvatate usaldust organisatsiooni vastu, hoiate oma talente ning saavutate soovitud muudatused ilma selleks mitmekordseid ressursse ja aega kulutamata.