Kuidas hoida kulusid kokku administreerimise ja bürokraatia arvelt?

Kui on keerulised ajad, siis väga tihti kiputakse kokku hoidma teatud eelarveridadelt, mille ajutine puudumine justkui, tundub, et ei tekita üldpildis suurt kahju. Sellisteks valdkondadeks on näiteks töötajate koolitamisega seotud kulude kärpimine, meeskonnaürituste vähendamine jms.  Kulude oluline vähendamine nendes valdkondades võib aga tuua kaasa probleeme konkurentsivõimega, töötajate motivatsiooni ja säilenõtkusega, millel on väga pikaajaline mõju kogu ettevõttele. Probleemide vältimiseks soovitame pigem otseseid rahalisi väljaminekuid vähendada teatud ulatuses, vastavalt kas 30 % või äärmisel juhul 50 %. Kindlasti ei tohiks neid valdkondi välja lülitada ja täielikult ootele panna, kuniks ajad paranevad või käibevahendeid juurde tekib.

• Mida teha? Kaardistage need oskused ja kompetentsid, mis on ettevõtte järjepidevuse seisukohalt kõige olulisemad. Näiteks põhitoodete tundmine, kliendisuhtlus, aga ka meeskondlik supervisioon, koostööoskused jms. Koolitusi saate pakkuda töötajatele ka sisemiselt teadmisi jagades ja juhendamisi pakkudes, tasuta õpiampsudel osaledes või ka ühiseid koosviibimisi selliselt korraldades, et need ei nõua ruumide renti, toitlustuse kulusid või muud kulukat atribuutikat. Oluline on hoida järjepidevust ja leida nutikaid lähenemisi, mis aitavad keerulistest aegadest üle saada. Töötajakogemus on miski, mida luuakse pikema ajaperioodi vältel ja mida ka taastatakse pikema aja vältel, kui sellega järjepidevalt ei tegeleta.

Kui ettevõte on tegutsenud juba pikalt või läbi teinud viimastel aastatel suuremaid muutusi, näiteks kasvanud või ka koondanud. Siis võib juhtuda, et korrastamist vajavad ka sellised protsessid, mis tundub, on justkui paigas ja toiminud probleemideta. Tööprotsesse tasub üle vaadata suuremate muutuste tuules või ka ettevalmistusena, aga ka iga paari aasta tagant lihtsalt selleks, et neid lihtsustada ja optimeerida tänastele vajadustele sobilikuks.

• Mida teha? Vaadake üle oma ettevõtte tööprotsessid ja leidke võimalusi nende lihtsustamiseks. See võib hõlmata protsesside konsolideerimist, üleliigse bürokraatia kõrvaldamist kui võimalik, sujuvamat rakendamist või ka kiirust nii juhile kui töötajale.

Väga paljud ettevõtted on juba liikunud sinna, kus näiteks töölepinguid ja kõiki töösuhtega seotud dokumente vormistatakse ainult digitaalsel kujul. Ka dokumentide säilitamine toimub vaid digitaalsel kujul selleks ettenähtud ja turvalises keskkonnas. Jah, täielikult digitaalsele dokumendihaldusele üleminek võtab veidi pingutust ja väga selget visiooni, kuid tasub end juba suhteliselt lühikese aja jooksul ära. Seda nii operatiivsuse, andmehalduse kui ka info kättesaadavuse osas.

• Mida teha? Liikuge paberdokumentidelt digitaalsete lahenduste poole. Elektroonilised dokumendid ja arhiivid võimaldavad teil säästa aega ja raha, vähendades muuhulgas ka pabermaterjali kulusid.

Väiksemad ettevõtted on tihti olukorras, kus töötajatega seotud tegevused on jagatud mitme erineva inimese vahel. See võib kaasa tuua killustatust ja ka info ülevaatlikkuse puudumist, mõnikord ka vigu, mida on keerulisem sellise töökorralduse puhul tuvastada. Personaliteenuste sisseostmine võib olla väikeettevõtetele strateegiline viis, kuidas saavutada parem efektiivsus ja kvaliteetsem personalijuhtimine, aga ka kulude oluline kokkuhoid. See võimaldab ettevõttel keskenduda oma põhitegevusele ja lasta spetsialistidel hoolitseda personali vajaduste eest.

• Mida teha? Kaaluge väliste teenuste kasutamist, näiteks palgaarvestus või personalihaldus, personalijuhtimine, värbamine. See võib olla kulutõhusam kui püsiva ametikoha või osakonna loomine.

Digitaalsed lahendused, vastavaks otstarbeks spetsiaalset loodud tarkvarad, aitavad lihtsustada keerulisi protsesse ja neid kas osaliselt või täielikult automatiseerida. Tööandjana kulub igal aastal tohutult aega näiteks tööajakavade loomisele, puhkuste haldamisele (palju muutmisi ja kooskõlastamisi), koolitsute administreerimisele, aga ka näiteks värbamise tegevustele, mis on mahukad andmete ja erinevate tegevuste poolest. Hästi valitud ja kasutajale (juhid ja töötajad) mugav tarkvara võib mõnel juhul kogu protsessi administreerimist ja ajakulu vähendada lausa 80 % ulatuses. Mis omakorda on selline aeg, mida saab iga ettevõtte kindlasti kasumlikumalt sisustada.

• Mida teha? Kasutage tarkvara ja veebirakendusi, et automatiseerida rutiinsed administreerivad protsessid, nagu puhkusekorraldus, taotlused ja kinnitused, tööaja info haldamine, eesmärkide ja mõõdikute jälgimine jms.  See vähendab vigu, suurendab tõhusust ja vähendab vajadust mitmete administreerivate inimeste või tegevuste järele. Väiksemate ettevõtete puhul on kindlasti soovitatav kasutada pilveteenuseid, mis on haldus ja hoolduskulude poolest sobilikum variant kui näiteks ise midagi lasta programmeerida ja välja arendada.