Teil on probleem ja teil on vaja kogu meeskonna abi ja tuge, et jõuda parima(te) lahendus(t)eni. Proovige lihtsat ja läbiproovitud metoodikat.
Probleemidele lahenduste otsimisel on parimaks abimeheks struktureeritud arutelu ülesehitus, läbimõeldult formuleeritud küsimused ja oskuslik osalejate suunamine. Üks eesmärkidest on kuulata ära võimalikult palju ja erinevaid mõtteid, ideid ning kommentaare, et leida probleemile lahendused.
Algatuseks on hea täpsustada koosoleku lõppeesmärk. Kui olete probleemist juba osalejatele eelnevalt teada andnud (näiteks e-kirja või koosoleku kutse sees), siis korrake ikkagi põgusalt üle.
Järgmisena andke ülevaade koosoleku tegevuskava või ülesehituse olemusest.
Seejärel asuge teema ehk probleemi juurde:
1. Kirjeldage, selgelt ja nii lühidalt kui võimalik, probleemi olemust
2. Milles probleem väljendub ja millist kahju see on toonud/toob ettevõttele?
3. Rõhutage veelkord, kui oluline on kõikide kohalekutsutute osalemine lahenduste väljapakkumisel ja arutamisel
4. Andke osalejatele võimalus esitada täpsustavaid küsimusi probleemi olemuse ja selle esinemise kohta.
Nüüd on aeg aruteluks. Arutelu stimuleerimiseks esitage küsimusi. Näiteks: Millised võimalikud variandid teile esimesena mõttesse tulevad? Millised kogemused teil sarnast olukordadega on olnud?
Enne küsimuse esitamist mõelge läbi, millises suunas soovite osalejaid suunata mõtlema. Ja loomulikult oma mõtteid välja ütlema. Mida aktiivsem osalus koosolijate poolt, seda suuremad on šansid saavutada konstruktiivseid ja rakendatavaid lahendusi. Küsimused võiksid olla pigem lühikesed ja kindlasti avatud. Julgustage kõiki osalejaid rääkima.
Selles etapis ei ole veel eesmärk jõuda parima lahenduseni vaid koguda võimalikult palju erinevaid lahendusvariante, mõtteid. Pidage meeles, et arvamuste erisus on hea märk. Kindlasti ei ole soovitav arvamusavaldustele hinnanguid anda – kõik, mis välja pakutakse on sisend järgmisele etapile.
Pärast arutelu osa tehke lühidalt ja kokkuvõtlikult ülevaade esitatud arvamustest.
Seejärel paluge kohalolijail paigutada räägitu järjekorda – ettepoole need lahendusvariandid, mis tunudvad enim sobivat. Soovitame kasutade tahvlit või kuvada variandid ekraanile. Sellise reastamise eesmärgiks on leida parim võimalikest lahendustest või ka kombinatsioon lahendusest.
Hinnake nimekirja tipus olevaid variante kaaludes nii plusse kui ka miinuseid. Püüdke leida iga variandi juurde 2-3 plussi ja samapalju miinuseid.
Tehke otsus parima variandi osas ja arutage veelkord läbi kasutegurid ja riskid.
Kui parim lahendusvariant probleemile on ühiselt leitud, tuleb kokku leppida edasine tegevuskava, vastutused ja tähtajad.
Rääkige läbi ja leppige kokku:
– tegevuskava etapid
– vajaminevad ressursid (inimesed, tehnika jne)
– vajalik juhendamine ja koolitus (milliseid uusi kompetentse on vaja ja kellele)
– millal alustatakse
– tähtajad eri etappideks ning kindlasti lõpptähtaeg
– maksumus
– vastutajad
Tagage, et kõik saaksid aru oma kohustustest ja edasisest tegevuskavast. Seejärel andke lühidalt ülevaade esimestest sammudest ning eesootavatest tähtaegadest.
Kõige olulisem on saada kohalolijad tööle ühise eesmärgi nimel. Niisiis, teie eesmärk on saavutada nendepoolne pühendumus, motiveeritus ja tulemusele orienteeritus.
Nii nagu koosoleku alguses saavutatud tähelepanu ja fookus määravad koosoleku kulgemise edukuse, on niisama tähtis ka koosoleku lõpp ning viimane mulje, mille osalejad endaga kaasa võtavad.
Et kõike eelpooltoodut saavutada ja kindlustada selle elluviimine, tehke oma lõppsõna jõuliselt ja emotsionaalselt.
Heaks tavaks ja ka meeldetuletuseks, on pärast koosoleku lõppemist osalejatele saadetud kiri otsuse, vastutajate ja tegevusplaani kohta.
Koosoleku struktuur lühidalt:
1. Milles on probleem? Milles see väljendub ja mida kaasa toob?
2. Probleemi taust: millest probleem on tekkinud ja miks?
3. Millised on erinevad võimalikud lahendusvariandid (proovige leida vähemalt 3 varianti)
4. Milline on parim lahendusvariant?
5. Otsus ja tegevuskava
