Te olete sattunud olukorda, kus juhina (või personalijuhina) on vaja hakata värbama uut inimest. Olgu see siis uue loodava ametikoha pärast või ka sel tavapärasel põhjusel, et inimesed liiguvad. Mõnikord ettevõtte sees ja mõnikord uusi väljakutseid taga ajama.

Ametikoha profiili näidise saad alla laadida SIIN:   Ametikoha profiil näidis PDF 2017

Olgu põhjus mistahes, sellistel hetkedel on kasulik läbi mõelda nii tegelik vajadus kui ka järgmised sammud.

Küsige endalt või juhilt järgmisi küsimusi:

  • kas me saaksime hakkama ka siis, kui seda ametikohta ei oleks?
  • kas meil on vaja täpselt sellise profiiliga ametikohta?
  • mis ikkagi on selle ametikoha eesmärk?
  • millist lisandväärtust ettevõttele loob?

Need ja mitmed variatsioonid ülal-loetletud küsimustest kipuvad esile hüppama just siis, kui ettevõte on muutustes – kasvamine või optimeerimine või ärifookuse muutumine.  Struktuuri- ja ametikoh(t)a(de) analüüs ei tee siinkohal halba, pigem vastupidi. See annab juhile hea ülevaate ja aluse otsustamiseks.

Kaardistamine
Kui alustada ametikoha analüüsiga, siis esimene ja vajalik tegevus on jõuda selgusele selles, millega erinevad inimesed selle konkreetse valdkonna ametikohal või ametikohtadel praegu tegelevad. Algatuseks on see väga oluline, sest mitmetes ettevõtetes on ametikohad ja vastutused aja jooksul “välja kujunenud” ja ei pruugi olla ametijuhendi(te)s korrektselt kirjas.

Kas ametikohti on 1 või mitu?
Näiteks: raamatupidaja(d), pearaamatupidaja, finantsjuht, assistent, andmesisestaja jne.

Kas ametikohad on samal tasemel või erinevad?
Näiteks: pearaamatupidaja, raamatupidamise assistent

Kas on dubleerivaid tegevusi ametikohtade vahel?
Näiteks: raamatupidaja ja assistent mõlemad tegelevad kuuraportite koostamisega.

Kas kohustused on selgelt jaotatud?
Näiteks: mõni kuu teeb TSD raporteid assistent ja mõnel kuul pearaamatupidaja.

Kas tegevuse keerukus vastab antud ametikoha tasemele?
Näiteks: pearaamatupidaja tõstab manuaalselt andmeid ühest excelist teise.

Kui suur on ametikoha töökoormus?
Näiteks: koormused võrrelduna valdkonna ametikohtade peale kokku.

Rahulolu ja-olematus
Kas on midagi sellist, millest te siiani olete juhina puudust tundnud või mõni teema, mis ei ole piisavalt hästi kaetud antud ametikoha raames? Pange kirja kõik ootused ja mõelge, miks need olulised on.
Kas teie ootus on seotud töö tegemise, töö tulemuslikkuse või isikuomadustega?
Kindlasti ärge jätke kõrvale neid teemasid, millega te olete väga rahul ja mis toimivad hästi. Tasub mõelda, kas olete valmis mõnest neist loobuma ja mis hinnaga.

Ametikoha kujunemine
Kas ametikoht on pigem aja jooksul välja kujunenud töötaja kompetentsidest ja võimekusest lähtuvalt või olete teadlikult kujundanud ametikoha organisatsiooni vajaduste täitmiseks?
Otsustage, kuidas soovite edaspidi toimida – kas ehitate töö inimese ümber, kes teile meeldib ja sobib, või disainite ametikoha ja püüate leida sinna kõige sobivama inimese?

Ametikoha eesmägi sõnastamine
Sõnastage selgelt ja arusaadavalt, mis on konkreetse ametikoha eesmärk.
Näiteks: Pearaamatupidaja vastutab finantsandmete õigsuse ja reeglitele vastava kajastamise eest ettevõtte igapäevastes tehingutes, korraldab ja koordineerib raamatupidamisüksuse tööd.
Kuidas ametikoht sobitub struktuuri ja millised on alluvussuhted?
Kuidas ametikoht sobitub ettevõtte põhiprotsessi ja milline on ametikoha vastutus?
Kellega on kriitiline teha igapäevaselt või perioodiliselt koostööd?

On täiesti võimalik, et jõuate olukorda analüüsides hoopis järelduseni, et asendust või uut ametikohta polegi vaja. Ka see on tulemus. Ametikoha mittetäitmisel tasub teil mõned kuud siiski tekkivat olukorda lähemalt jälgida ja anda siis uus hinnang. Võib juhtuda, et vajadus mõnede tegevuste järele ei ilmne kohe ja igapäevaselt, vaid mõne aja pärast. Tähtis on, et kõik vajalikud rollid ning vastutused saaksid töötajatele määratud ning täidetud.

Kui kõik eelnev on läbi mõeldud ning küsimused saanud vastused, olete valmis edasi tegutsema.