On töötajaid, kes planeerivad puhkuse varakult ja põhjalikult, sest iga päev ning tund on väärtuslik.
Kuid on ka inimesi, kes väga ei vaeva end planeerimisega, saati siis puhkuse planeerimisega.
Just hiljuti juhtusin rääkima puhkuste teemal ühe kliendiga – Eesti keskmise suurusega ettevõtte juhiga ja ta oli siiralt imestunud, kui puhkuste tarkvara juurutamise projekti ajal avastas, et mõnel inimesel on kasutamata puhkusepäevi üle 50 päeva. Ja selliseid inimesi oli kümmekond…
See oli juhile suur šokk, sest tema ega ka töötajad ei omanud selles osas head ülevaadet. Jah, raamatupidajal oli info olemas kuid see nõuab ka temalt eeltööd ja mitte vähe. Igal aastal muudavad töötajad oma puhkusi keskmiselt 1,8 korda. Sealjuures tuleb arvestada, et kalendriaasta esimese kvartali jooksul on tööandjal kohustus perioodi puhkuste ajakava esmalt koostada – ka see nõuad korraldamist, teavitamist ja info jagamist.
Arutasime puhkuste teemat päris pikalt ja mõned olulisemad murekohad juhi jaoks sai ka kirja pandud:
- Tüütu on teha puhkuse graafikuid ühiskasutuses Excel failis. Alati on keegi, kes kogemata midagi ära kustutab või valesti lisab
- Kui Excel välja printida, siis lõpuks pole ikkagi aru saada, et kes ja millal puhkab, sest graafikut muudetakse nii palju
- Puhkuste planeerimine on ajamahukas, sest esmalt peab paluma raamatupidajal teha puhkuse jääkide inventuur, seejärel info töötajatele laiali saata
- Töötajatel on palju küsimusi, sest nad ei mäleta enam varasemaid puhkusi ja väljateenitud kasutamata päevade arvu
- Töötajad unustavad oma puhkused lihtsalt ära ja pärast on palju jamamist, et tasud tagasi arvestada. Puhas lisatöö raamatupidajale
- Kõige probleemsemad on jooksvad muudatused, sest kui puudub hea ülevaade hetkeseisust (vahepeal on ju paljutki juba muudetud) on juhil suur oht lubada töötajaid puhkusele valel ajal
- Paberimajandus ehk puhkuseavalduste liikumine võtab palju aega töötajalt, juhilt kui raamatupidajalt või personalitöötajalt. Aga aeg on teatavasti raha.
See kõik muudab puhkuste perioodi suureks ebamäärasuse virr-varriks. Mõnusast (küll lühikesest) suvest võib saada juhile õudusunenägu. Samas oleme liikumas oma töökultuuriga sinnapoole, kus tööandjad soovivad olla puhkuste korraldamisel võimalikult paindlikud, et vastu tulla töötajate soovidele ja võimendada nende positiivset töötajakogemust. Paindlikkus ja käsitööna puhkuste haldus aga annavad tulemuseks suurenenud administreerimisvajaduse.
Kui sa aga tahad:
- Teha enda ja töötajate elu lihtsaks puhkuste planeerimisel ja muutmisel
- Võimaldada kõigile osapooltele jooksvat ligipääsu puhkuse infole, sealhulgas kasutamata puhkuse jäägile
- Kulutada võimalikult vähe aega administreerivatele tegevustele
- Juhina omada kogu aeg ülevaadet puhkajatest ja tulevastest puhkustest
- Kindlustada, et töötajad ei unustaks oma puhkusi ära, sest nad saavad meeldetuletusi …
