On mõistetav, et misiganes uue tööriista või mudeli kasutusele võtmisel, tekib juhil küsimusi, teinekord ka kahtlusi. Üks peamisi küsimusi on pea alati: “Mis kasu ma / me sellest saame?”. Üks peamisi kahtlusi on aga: “Kas kasutegur kaalub üles kulutatud ressursi?”

Nendele küsimustele, ja ka paljudele teistele, on vaja leida vastused.

Algatuseks on vajalik üle täpsustada, mida me peame silmas juhtimistarkvara ja personalitarkvara all.

Traditsiooniliselt on peetud personalitarkvara personali tööd tegevate inimeste olulisemaks tööriistaks. Valdkonnad, mis käitlevad suuri andmekogumeid (tavaliselt numbreid) on ühed levinumad. Näiteks personalitöös on sellisteks tarkvaradeks dokumendihalduse, tööajaarvestuse ja palgaarvestuse tarkvarad. Väga tihti on töö-ja palgaarvestuse tarkvarad juba finantstarkvara osaks. Ja kui ettevõttel on olemas oma igapäevases kasutuses finantstarkvara (või ka raamatupidamistarkvara), siis tihti on kaetud sellega ka üks osa personalitööst – tööaeg, töötasu, dokumendid.

Personalitarkvarasid on aga veel. Näiteks värbamistarkvarad, koolituste haldamise tarkvarad, e-õppe tarkvarad ja palju muud.

Lisaks on olemas tarkvarad, mis seotud töötaja sooritusega, tulemuste hindamise, tagasisidestamise, eemärgistamisega ehk tulemusjuhtimisega. Ka need on nn uue ajastu personalitarkvarad.

Kaasaegseid inimeste juhtimise tarkvarasid iseloomustab ISETEENINDUSE võimalus. See tähendab, et töötajad ja juhid pääsevad samuti tarkvara rakenduse kasutajaliidesesse ning saavad seal teha toiminguid. Olgu see siis puhkuse avaldused, koolitusvõimalused või tagasiside andmine.

Ja nüüd küsimuse juurde:

MILLIST KASU SAAB JUHT TARKVARAST, mis on mõeldud inimeste juhtimise ja personalitöö toetamiseks?

Ma usun, et selles osas saame juhte aidata vastuste leidmisel, toetudes oma 8-aastasele kogemusele tarkvara arendamise, müügi ja juurutamise osas.

Mõned märksõnad ja kirjeldused allpool.

ADMINISTREERIVAD TEGEVUSED

Kuulumine organisatsiooni ja iga töösuhe eeldab ka teatud administreerivaid tegevusi. Näiteks on vaja tööandjal koguda ja hoida oma töötajate kohta teatud andmeid, neid hallata ning vajadusel uuendada. Töötajad aga omakorda peavad neid andmeid edastama.

Juhi igapäevaste tegevuste hulka kuuluvad ka erinevad kinnitamised: näiteks puhkuseavalduste kinnitamised, koolitusvajaduse kinnitamised, tööaja graafikute kinnitamine, tööaja raportite kinnitamine ja palju muud. Juhile on mugav ja operatiivne anda kinnitusi ja eelnevalt kontrollida andmeid näiteks samas keskkonnas, sarnast protsessi kasutades, sealjuures omades ka head ülevaadet sellest, mida ta kinnitab. Personalitöös on selliseid juhi-poolseid kinnitusi päris mitmeid ja tarkvara aitab neid administreerivaid tegevusi lihtsamini teostada. Juht säästab oma aega ja andmed ei lähe kaotsi.

LIHTSAD PROTSESSID

Hea tarkvara tunned ära selle järgi, et seda on lihtne kasutada. Piisab vaid esmasest instruktsioonist ja “loogika” mõistmisest ning tarkvara on võimalik iseseisvalt kasutada.

Tarkvara aitab keerulised protsessid muuta lihtsaks, tihti välistada ka tavapärasemaid inimlikke vigu. Mõned protsessi osad on võimalik automatiseerida, mõndasid protsessi osi ei olegi enam vaja, mõned protsessi osad muutuvad aga sisukamaks ja loovad seeläbi rohkem väärtust.

Seepärast ei tasu alahinnata tarkvara kasutamist ka inimestega seotud tegevustes ja protsessides. Kui juhil ja töötajal on lihtne teostada tema rollist tulenevaid tegevusi ja vastutusi, siis ei ole see mitte ainult ressursi kokkuhoid, vaid ka võimalus luua väärtust seal, kus seda kõige enam vaja on. Olgu see siis klientidele pühendatud aeg, meeskondlik ideede ajurünnak või ka karjäärivestlus sinu parima töötajaga.

KÕIK ANDMED SAMAS KOHAS

Ühes Exceli dokumendis hallatakse puhkuseid, teises Excelis arenguvestluseid (iga töötaja kohta eraldi), kolmandas on kirjas töötajate laste andmed, neljandas register läbitud koolituste kohta, viiendas kompetentsid ja kuuendas kompetentside hindamised, seitsmenda … ja nii edasi.

Kujuta nüüd ette, et kõik need Excelid, iga töötaja kohta ja läbi töösuhte ajaloo, oleksid kõik samas süsteemis, kiirelt leitavad ja ülevaatlikud. Mida see annab sulle juhina, kui sul on sisukas ülevaade kogu meeskonnaliikme töötamise, arengu ja soorituse ajaloost? Mida saad selle infoga teha ja kuidas juhina kasutada? Rääkimata sellest, et enam pole vaja mööda Excel’eid kolada ja vajalikku infot otsida. Milline ajaline säästlikkus!

Võib-olla polegi alati vaja ülitrendikat AI analüüsi? Võib-olla piisab alustuseks juhile sellest, kui ta saab oma inimeste kohta vajalikku infot ja selle abil seoseid luua.

FOOKUS TÖÖTAJALE

Töötaja arengut saab toetada ikka ainult siis, kui teda tundma õppida. Kui juht ja töötaja on pea 10 aastat koos töötanud, siis on juba üht-teist vastastikku õpitud. Kui aga töösuhe on alles värske, siis on juhi üks oluline ülesanne oma meeskonnaliikmeid tunda ja mõista.

Näiteks aru saada ja mõista, mis on just selle konkreetse töötaja motivatsiooni allikad, mis paneb ta liikuma ja mis teda kävitab. Kas töö on tema jaoks kutsumus või samm karjääriteekonnal?

Milline on töötaja potentsiaal, tema tugevused mida ta oma töös edukalt saaks rakendada. Sellele kõigele saab ehitada koostöös töötajaga tulevikunägemuse, karjääri ja arenguvõimalused. Alati võib ka lihtsalt koolitusele saata kuid üldjuhul kipub see olema mahavisatud ressurss.

Mis kõige olulisem, tarkvara annab juhile võimaluse valida mitmete ja just selle töötaja jaoks kõige sobivamate “tööriistade” vahel ning hoida järjepidevust. Juhi ainus töötaja arengut toetav tööriist ei pea kindlasti olema üks kord aasta tehtav arenguvestlus.

TÖÖTAJAKOGEMUS

Töötaja, kes on kogenud töökeskkonnas kiireid, lihtsaid ja digitaliseeritud tegevusi, ei ole enam valmis tegema neid samu asju põlve otsas ja manuaalselt või paberil. See kehtib nii tööalaste ülesannete osas (näiteks müügitarkvara, kujundustarkvara jms) aga ka töösuhtega seotud tegevuste osas (arenguvestlused, puhkuseavaldused, hindamised, sisekommunikatsioon jms).

Edukalt digitaliseeritud inimestega seotud protsessid mõjutavad väga tugevalt kogu töötajakogemust sinu organisatsioonis. Kui sa lood töötajale kaasaegse keskkonna digivahendite abil, ning see kiirendab ja lihtsustab tema tööd, siis on see töötajakogemuse lahutamatuks osaks. teinekord ka määravaks osaks, eriti uue tööturule siseneva põlvkonna jaoks. Nad ootavad tööandjalt jätkusuutlikku töökeskkonda ja juhtidelt personaalset lähenemist.

TULEMUSLIKKUSE HOOGUSTAMINE

Juhi jaoks on tulemuslikkuse hindamisel kaks olulist tasandit: persooni tasand ja organisatsiooni tasand.

Organisatsiooni tasandil on tulemuslikkuse oluliseks mõjutajaks tõhusad protsessid, mis aitavad tööd edukamalt teostada ja paremini seeläbi ettevõttele väärtust luua. Samuti on oluline, et tõhusalt oleksid korraldatud ka nn toetavad protsessid organisatsioonis. Näiteks aruannete esitamine, raportid jms.

Persooni tasandil on tulemuslikkuse toetamine omaette protsess ja saab alguse ühisest mõtteruumist, eesmärkide seadmisest, mõõdikute kokkuleppimisest ja töö tähenduse tähtsustamisest. Edasi tuleb töö operatiivsete tegevustega ning sellele lisaks tagasiside andmine ja saamine, tulemuste ülevaatus ja tunnustamine.

Töötaja jaoks on oluline, et kogu protsess on arusaadav, läbipaistev ning konkreetne. Läbi on räägitud ja kirja pandud vastastikused ootused ja juba eelpool nimetatud lähtekohad (eesmärgid, mõõdikud, tulemused).

Tulemuslikkuse toetamine algab juba sisse-elamisest, kus juhil on ülioluline roll. Pidev koostöö ja infovahetus on eduka kohanemise, edaspidise arengu ning tööalase kasvamise lahutamatuks osaks. Juhil tuleb selle jaoks leida aega, meetodeid ja võimalusi. Ka siin aitab kaasa tarkvara.

Vaata SinuLabi näitel, milliseid võimalusi pakub juhtidele ja töötajatele suunatud ning personalitöö valdkondi toetav tarkvara.