Hea peakasutaja!

Sellel lehel leiad kõik vajalikud juhendid SinuLab juhtimistarkvaraga alustamiseks ja selle kasutamiseks.

SinuLab versiooni uuendused

  1. Uuendati API seadistusi: kasutaja isikukood lisatud päringule
  2. Uuendati laste andmete krüpteeringu seadeid
  3. Parandati uuringute moodulis vastajale saadetava teavituse seadeid
  4. Uuendati värbamise moodulis aegunud/lõppenud konkursside kandidaatide andmete kuvamise seadeid
  5. Puhkuse perioodi üldraportis näidatakse puhkuse jääki komakohaga
  6. Uuendati kõikide vaadete aasta filtrite seadeid
  7. Uuendati CV keskuse liidestuse seadeid
  8. Peakasutajal on nüüd võimalik üles laadida kasutajate isikuandmeid masspäringuna (vaata juhiseid)

  1. Uuendati peakasutaja õigusi uuringute moodulis
  2. Uuendati värbamise moodulis kiirhindamise funktsionaalsuse seadistusi
  3. Uuendati brauseri keelevaliku seadistusi
  4. Parandati kompetentside hindamise raporti kommentaaride kuvamise seadistusi
  5. Puhkuse jääki on võimalik üles laadida raportina, andmed komakohaga
  6. Lisati automaatne teavitus puhkuse asendajale puhkuse kinnitamisel juhi poolt
  7. Uuendati CV keskuse liidestuse seadeid

  1. Moodul “Töötamine” alamvalikus “Puhkused” lisati staatuse muutumise teavituse saatmine Merit Palk vastutavale kasutajale. “Kinnitatud” staatuses puhkuse tühistamisel edastatakse automaatne teavitus Merit Palk vastutavale kasutajale (määratud menüüvalik alt “Süsteem”). Teavituse sisu: Töötaja nimi, puhkuse tühistamise info, puhkuse liik, puhkuse alguse ja lõpu kuupäevad.
  2. Moodulis “Üldinfo” ja alamvalikus “Struktuur” muudeti kiirstatistika näitajaid ning arvutuskäiku. uus arvutus näitab “Aktiivsed töötajad” kehtivate lepingutega kasutajaid, kes ei ole lapsehoolduspuhkusel või ajateenistuses.
  3. Alamvalikus “Puhkused” uuendati puhkuste raportis komakoha arvestuse valemit.
  4. Täiendati päringut kasutaja ja alepingu andmete saatmisel Merit Palk rakendusse kui osakonna info saatmine ei ole aktiveeritud.

  1. Mobiili ID autentimise sertifikaatide uuendamine.
  2. Struktuuri  vaates kiirstatistika uus lahter “Aktiivsed töötajad”. Näidatakse aktiivsete lepingutega kasutajate arvu, millest on maha arvestatud lapsehoolduspuhkusel ja ajateenistuses viibijad.
  3. Digiallkirjastamisel dokumendid kuvatakse lepingute registri vaates TABi all “Muutmisel” (varasemalt TABis “Mitteaktiivsed”)
  4. Puhkuse tühistamisel juhi poolt (uus staatus “Tühistatud”) saadetakse e-posti teavitus Merit Palk vastutavale kasutajale.
  5.  Juhi-töötaja vestluste moodulis parandati dokumendi PDF väljaprindi ala pikkust.
  6. Töötaja profiilis uus TAB “Dokumendid” kuhu saab üles laadida töötajaga seotud lisa dokumente. Selles vaates salvestatakse ka digiallkirjastatud töölepingu dokumendid (kinnitus-allkirjastamise ring). Dokumente näeb peakasutaja, töötaja ja tema otsene juht. teistel kasutajatel ligipääs nimetatud vaatele puudub.

Alates 03. mai 2023.a. vahetus SinuLab kasutajatele ID autentimise (sisselogimine) ning portaali-sisene digiallkirjastamise teenusepakkuja.
Uueks teenusepakkujaks on eIDeasy. Kasutaja sisselogimisel autentimise osas ei muutu kliendi ja tema töötajate jaoks midagi peale selle, et autentimise leht näeb veidi teistmoodi välja. Endiselt toimub sisselogimine aadressil https://app.sinulab.ee
Uus teenusepakkuja võimaldab turvalist ja paindlikku digiallkirjastamist. Autentimise ja digiallkirjastamise võimalused on väga laiad ning lisaks Eesti, Läti, Leedu lahendustele on nüüdsest võimalik väga lai nimekiri digiallkirju. (Vaata kirja lisa). Digiallkirjastada saab SinuLab portaalis mallide abil genereeritud töölepinguid / muudatusi (kinnitusring ja 2 allkirja) ning tööandja vara üleandmise akte (1 allkiri per akt).
Digiallkirjastamisega liitumiseks on 2 võimalust:
VARIANT 1: Klient sõlmib ise eIDeasy keskkonnas kliendilepingu ning arveldab otse teenusepakkujaga kuutasu (alates 20 €), igakuised autentimised ning digiallkirjastamised (vastavalt hinnakirjale). Teenusepakkuja portaalist on vaja kopeerida spetsiaalsed võtmed ning lisada need SinuLab API moodulisse. SinuLab poolelt on digiallkirjastamise lahendusega liitumine tasustatud ühekordse liitumistasuga 450.- €. Variant 1 sobib ettevõttele, kellel on juba eIDeasy kliendikonto olemas ja kasutusel.
VARIANT 2: Klient kasutab digiallkirjastamise lahendust ainult läbi SinuLab keskkonna. Liitumistasu 450 € (ühekordne tasu) ning autentimised ja digiallkirjastamised tasutakse Sinulabi arve alusel kvartaalselt. SinuLab liidestab kliendi digiallkirjastamise lahendusega ise. Igakordse autentimise ja digiallkirjastamise tasu vastavalt teenusepakkuja hinnakirjale, arvele lisandub teenustasu 3€.

  1. Onboarding lahenduses on töötaja otsesel juhil võimalik muuta projekti ja selle sisu ka pärast sisse-elamise aktiveerimist.
  2. Kasutaja isikukoodi lahtrisse on võimalik sisestada ka teiste riikide isikukoodi formaate. Nende alusel ei arvutata sugu ja sünniaega kuid sekundaarseid andmevälju on võimalik manuaalselt täita. Muude riikide isikukoodi lisamine võimaldab kasutajal ka sisselogimist eIDeasy rakenduse abil teiste autentimise vahenditega.
  3. Uuendati tööpäevades puhkuse õiguse arvestamise määranguid.
    NB! Tööpäevades puhkuse määrang eeldab, et kasutajal on vaid 1 kehtiv leping. Mitme lepingu puhul, kus määrangud on erinevad,  arvestatakse puhkust alati kalendripäevades.

Uuendused ja / või arendused:

  1. Muudeti kasutajakonto deaktiveerimise seadistust ja turvalisust
  2. Korrigeeriti moodulis “Lepingud” template kasutamise Placeholder’eid
  3. Muudeti juhi õigusi lahkunud töötajate andmete haldamisel
  4. Lisati moodulis “Süsteem” alamvalikus “Õigused” peakasutaja õiguste määramine kasutajale ainult puhkuste mooduli kohta. Arendus võimaldab lisada töötajale (aktiivse lepinguga kasutaja) peakasutaja õigused moodulis “Puhkused”. NB! Kasutaja ei näe teiste töötajate lepingu ega tööaja raporti andmeid.
  5. Loodi töölepingu muudatuste raport, mille saab genereerida peakasutaja valitud aasta ja kuu kohta. Raportis kuvatakse töötajate andmed, kellele on valitud perioodil tehtud lepingu muudatusi.
  6. Versioon TALENT MANAGEMENT, mis võimaldab kasutada SinuLab rakendust ilma personalihalduse lahenduseta (moodul TÖÖTAMINE ja LEPINGUD).
    Talent Management versioon ei sisalda HR administreerivaid mooduleid ja on lihtsam kasutada neile, kellel olemas mahukam personalihalduse tarkvara.

Talent Management versiooniga lähemalt tutvumiseks kutsume osalema webinaril 22.augustil algusega kell 14.00. Osalejaks palume registreeruda siin: https://us06web.zoom.us/meeting/register/tZEsce6opz8tHdKUVaNVsZM6SXtGndMlIils#/registration

Versiooniuuenduse käigus toimunud muudatused-parendused:

  1. Värbamise moodulis uuendatud iframe seadeid WordPress platvormil kasutamiseks
  2. Koolituste moodulis õpiteekonna tegevuste linkide ja teostamise märkimine
  3. Värbamise moodulis e-kirjade saatmise arhiivi seadete uuendamine
  4. CV keskuse liidestuse muudatuste sünkroonimine
  5. Sisekoolituste osalejate määramise funktsionaalsuse täiendamine

SinuLab tarkvara rakenduses uuendati PHP versiooni 7.3 pealt 8.1 peale. Tarkvara versiooni uuendamine on vajalik nii turvalisuse jaoks kui kaasaegsete lahenduste teostamiseks. Kasutajate jaoks PHP versiooniuuendus midagi otseselt ei muuda – kõik funktsionaalsused jäävad samaks.

  1. Kasutaja autentimine ID vahendiga: sisselogimise lehel on kasutaja ID autentimiseks kuvatud mitme valiku asemel 2 nuppu. Kasutajal on endiselt võimalik sisse logida kasutajanime ja parooliga. Samuti on kasutajal võimalik sisse logida ID autentimisvahendiga. Klikates ID atentimise nupul suunatakse kasutaja edasi valima riiki ning autentimise lahendust. Autentimine võimaldab sisse logida ka rahvusvaheliste rakendustega juhul, kui kasutaja andmete isikukoodi lahtrisse on isikukood lisatud. Erinevaid autentimise võimalusi saab kontrollida siin: https://eideasy.com/pricing/
  2. Arenguvestluste staatuse muutmine: peakasutaja saab muuta arenguvestluse staatust üks samm tagasi peale seda, kui töötaja on selle omalt poolt kinnitanud. Staatuse muutmine tähendab, et peakasutaja rollis kasutaja saab dokumendi töötajale uuesti avada (staatus: Ootel). Samuti saab staatust muuta siis, kui vestluse dokument on juhi poolt juba kinnitatud. Sellisel juhul muudetakse staatus “Täitmisel” ning just saab dokumenti täiendada, seejärel uuesti kinnitada. Staatuse muutmine toimub vastava kasutaja dokumendi rea lõpul “Toimingud” veerus ja ikooni “Nooleke” abil.
  3. Isiklik e-post: kasutaja isikuandmete vormis on võimalik lisada nüüdsest tema isiklik e-posti aadress. Seda aadressi ei kasutata süsteemi mujal kui isikuandmete tabelis ja informatiivsel eesmärgil. E-postile ei saadeta ühtegi teavitust süsteemi poolt, samuti ei ole võimalik seda välja eksportida Merit Palk rakendusse.
  4. Kasutaja e-posti peitmine profiili vaates: peakasutaja saab kasutaja tööalase e-posti aadressi peita selliselt, et seda ei kuvata teistele kasutajatele tema kasutaja kaardil (sisenemisel avaleht, vasakul asuv isiku kaart). Kasuataj e-posti peitmine võib olla vajalik juhul, kui töötajal ei ole ettevõtte domeeniga e-posti aadressi ning portaalist saadetavate teavituste jaoks on sisestatud isiklik e-posti aadress.
  5. Värbamise moodul: konkursi vaates on võimalik kandidaatide kalibreerimisel valida kandidaate etappide kaupa ning anda neile hinnanguid.
  6. Kasutaja e-posti ja pangakonto nr saatmine Merit Palka: Merit Palk rakendusse saab saata nüüdsest ka kasutaja e-posti (ainult tööalane) ja kasutaja pangakonto numbri. NB! Piiranguks on, et andmed saadetakse kasutaja esmasel sisestamisel koos kõikide tema isiku- ja lepingu andmetega. Kui e-post või panagkonto nr lisatakse/muudetakse hiljem, siis uuendusi Merit Palk vastu ei võta.
  7. Taotluste kinnitamisringi teavitused: taotluse esitamisel ja igakordsel kinnitamisel samuti kinnitamisest keeldumisel, saadetakse vastavale kasutaja e-postile süsteemi poolt automaatne teavitus. Kinnitajatele kuvatakse ülesanne ka kinnituste tabelis ning märguanne ! portaali päises.

Head kasutamist!

  1. Korrigeeriti puhkuste alamlahenduse jõudlust ja laadimise kiirust
  2. Korrigeeriti tõlkemooduli tõlgete laadimise jõudlust ja kiirust
  3. Parandati värbamise lahenduse konkursi maandumislehe ühilduvust WordPress raamistikuga
  4. Lisati kasutajale täitmiseks ja tulemuste visualiseerimiseks Heaolu mooduli alamlahendusse Tervisekaart “Tervisekäitumise” enesehindamise küsitlus.

Tervisekäitumise enesehindamise funktsioonid:

  • kasutaja (töötaja, juht) saab iseseisvalt täita tervisekäitumise enesehindamise menüü valikust “Tervis ja heaolu” alamvalikus “Tervisekaart”
  • uuringu korrektsel täitmisel ja salvestamisel kuvatakse kasutajale 4 tulemust:
    • tervisekäitumise skoor ja graafik tulemuste jaotumisest valdkondade vahel. Selleks tuleb kasutajal klikata tervisekäitumise skooril;
    • terviseriskide skoor;
    • Top 3 ja vähem punkte saanud valdkonna (avanevad Toggle abil tervisekaardi all)
  • enesehindamise tulemusi näeb kasutaja ise ja vajadusel peakasutaja valides tervisekaardi vaate valikmenüüs vastava kasutaja nime

Teadmiseks: Tervisekäitumise enesehindamise lahenduse küsimused on adapteeritud riikliku terviseuuringu küsimustikust. Vastuste punktid on genereeritud tehisintellekti abiga. Tervisekäitumise skoor arvutatakse iga tervisevaldkonna vastuste keskmisena, tervisekäitumise üldskoor arvutatakse valdkondade keskmiste summana protsentuaalselt maksimaalsest võimalikust skoorist (120 punkti).

Terviseriskide skooris arvestatakse valikuliselt terviseriskiga seotud küsimuste vastuseid protsendina maksimaalsest võimalikust tulemusest pöördelise punktisummana. Terviseriski skoor näitab kui kõrge on vastaja võimalik riskikäitumine oma tervise suhtes. Mida madalam on skoor, seda madalam on terviserisk.

Tervisekäitumise enesehindamise valdkonnad:

ÜLDHINNANG
TÖÖTAMINE
VAIMNE TERVIS
HAIGUSED JA RAVIMID
ARSTIABI
TERVISEENNETUS
HAMBAD
SUITSETAMINE
TOITUMINE
ALKOHOL JA MUUD
LIIKUMINE
RISKIKÄITUMINE

Tähelepanu! Tervisekäitumise enesehindamine on testimise faasis. Enesehindamise tulemusi ei tohi mingil juhul võtta meditsiinilise soovituse või hinnanguna. Kasutajad on oodatud andma tagasisidet kasutuskogemuse osas.

Versiooni uuendamise käigus täiendati järgnevaid funktsioone:

  1. Asendati kasutajate lisamise lihtsustatud mitmikvalikuga komponent moodulis “Koolitus ja arendus” ning alamvalikus “Sertifikaadid”.
  2. Parandati arvutusvalemit tööaja raporteerimise vormis moodulis “Töötamine” ja almvalikus “Tööaja raport”
  3. Eemaldati viga töögraafikute vahetuse värvi lisamise komponendis.
  4. Lisati peakasutaja rollis “Logid” valikus peakasutaja rollimuutuse (siseneb kasutajana) jälgimise kirje.
  5. Parandati kasutajale õiguste lisamise funktsiooni peakasutaja vaates menüü valikus “Süsteem” ja alamvalikus “Õigused”.

Versiooni uuendamise käigus täiendati järgnevaid funktsioone:

  1. Korrigeeriti “Töötamine” moodulis alamvalikus “Puhkused” peakasutaja õigusi (moodulipõhine õigus) puhkuste üldraporti genereerimisel. Peakasutajale luuakse raport kõikide aktiivsete töötajate kohta (eelnevalt vaid osakonna kohta, kus kasutaja töötas).
  2. Kasutaja saab ise muuta oma profiili vaates oma isikuandmeid (tel nr, kodune aadress, postiindeks, esmase kontakti nimi, e-post, telefon). Muid isikuandmeid saab endiselt muuta vaid peakasutaja. Muutmiskandele lisandub märge “Viimati muudetus:” koos kuupäeva ja muutja nimega.
  3. Uuendati “Töötamine” moodulis alamvalikus “Tööaja raport” personaalse tööaja normi ja puudumiste arvutamise valemeid vastavalt lepingu tingimustele. Tavapärase lepinguga (Standard) ei arvestata sisse nädalavahetuse päevi. Lepingu tingimuste “Vahetustega” puhul loetakse valemisse sisse kõik kalendripäevad.
  4. Korrigeeriti moodulis “Töötaja vestlused” vestluse vormi veergude laiust ja eelmaldati responsiivsuse funktsioon.
  5. Moodulis “Raportid” lisati alamvalik “Eriraportid”. Sellesse vaatesse on võimalik lisada erireporteid kliendi tellimusel. Eriraporti maksumus 240 €.

Alustamine ja andmed

Üldised funktsionaalsused

Sinulab on pilvetarkvara, mis mõeldud keskmise suurusega ettevõtetele sisemiste tulemusjuhtimise, töötajate arendamise ja andmete haldamise protsesside ja tegevuste toetamiseks.

SinuLab tarkvara koosneb erinevatest moodulitest, mida kliendil on võimalik valida ning kasutada.
Kokku on SinuLab’is 15 moodulit, millest „Üldmoodul“ on kohustuslik ning kõik teised moodulid valitavad.

  1. Üldmoodul
  2. Enesejuhtimine
  3. Grupid & projektid
  4. Töötamine
  5. Tulemusjuhtimine
  6. Koolitused
  7. Juhi-töötaja vestlused
  8. Coaching ja Onboarding
  9. Kompetentsid
  10. E-Õpe
  11. Uuringud
  12. Raportid
  13. Tervis ja heaolu
  14. Värbamine
  15. Kliendihaldus

SinuLab tarkvara kasutamiseks on 3 rolli:

  • Kasutaja: kasutaja näeb peamiselt endaga seotud infot ja saab teha sisse ehitatud protsessides vastavaid tegevusi
  • Juht: on samal ajal kasutaja, lisaks näeb juht kõikide oma alluvatega seotud infot ning saab teha sisse ehitatud protsessides vastavaid tegevusi
  • Peakasutaja: saab lisada kasutajatega seotud algandmeid (lepingud, isikuandmed jms), näeb kõiki andmebaasi sisestatud andmeid ja infot, saab muuta ja kustutada (välja arvatud lepingud).

Peakasutaja saab anda kasutajale peakasutaja õiguseid valitud moodulite kaupa (kompetentsid, värbamine, tööajagraafikud, käsiraamatud, e-õpe, uuringud).

Kõikidel kasutajatel on ligipääs endaga seotud andmetele läbi personaalse profiili, mis avaneb esimese vaatena sisse logimisel ning menüüvalikust (vasakul). Personaalses profiilis on näha järgmised töötajaga seotud info ja andmed:

  • Ajajoon (kõik kasutajad saavad lisada ajajoonele teavitusi)
  • Seaded ( kasutaja saab muuta isiklikku parooli ning lisada oma CV või Linkedin viite)
  • Isikuandmed (tööandja poolt kogutud isikuandmed kasutaja kohta)
  • Lepingud (kõik kasutaja töösuhtega seotud lepingud ja muudatused)
  • Koolitused (kõik kasutaja poolt läbitud koolitused)
  • Sertifikaadid (kasutajaga seotud sertifikaadid koos kehtivuse tähtajaga)
  • Eesmärgid (tulemusjuhtimise moodulis lisatud personaalsed eesmärgid)
  • Vestlused (arenguvestlused, juhendamised, Onboarding, mentorlus Coachingu moodulist)
  • Uuringud (kasutaja täidetud personaalsed uuringud)
  • Rollid/alluvad
  • Potentsiaal (näeb ja saab täita ainult kasutajale määratud otsene juht ning peakasutaja. Vorm sisaldab personaalset hinnangut kasutaja kohta)
  • Töötaja individuaalne tööprofiil (töötajale ja juhile täitmiseks ja töö spetsiifika defineerimiseks)

SinuLab tarkvara kasutamiseks on 3 rolli:

  • Kasutaja: kasutaja näeb peamiselt endaga seotud infot ja saab teha sisse ehitatud protsessides vastavaid tegevusi
  • Juht: on samal ajal kasutaja, lisaks näeb juht kõikide oma alluvatega seotud infot ning saab teha sisse ehitatud protsessides vastavaid tegevusi
  • Peakasutaja: saab lisada kasutajatega seotud algandmeid (lepingud, isikuandmed jms), näeb kõiki andmebaasi sisestatud andmeid ja infot, saab muuta ja kustutada (välja arvatud lepingud).

Peakasutaja roll määratakse uue kasutaja lisamisel või kasutaja andmete muutmisel menüü valikus “Üldinfo” -> “Kasutajad“.

NB! Peakasutaja rolli tohib aktiveerida ainult eraldi loodud peakasutaja kontol. Juhi-töötaja kasutajakontole EI TOHI anda peakasutaja õigusi!

Peakasutaja saab anda kasutajale (juhi-töötaja kasutajakonto puhul) peakasutaja õiguseid valitud moodulite kaupa (kompetentsid, värbamine, tööajagraafikud, käsiraamatud, e-õpe, uuringud).

Õiguste määramine toimub menüü valikus “Süsteem” -> “Õigused”

Kasutamisega alustamiseks luuakse kliendile nn. iseteeninduse portaal ja üks Peakasutaja konto.

Andmete sisestamine toimub moodulis ÜLDINE. Andmete sisestamise järjekord:

  1. sisestatakse osakonnad ja vastavad andmed
  2. sisestatakse ametikohad ja vastavad andmed
  3. sisestatakse kasutajad
  4. lisatakse kasutajatele lepingud

Andmete sisestamise juhised asuvad siin: SinuLab peakasutaja manual 2_2022

Kasutusjuhendi vaatamiseks klikka pildil

NB! Andmeid on võimalik üles laadida ka mass-üleslaadimise teel. Selleks kasutatakse vastavat tabel-formaati.

1. SinuLab kasutajate ja lepingu andmete upload

SinuLab algandmete upload 2022

Andmete edukaks üleslaadimiseks tuleb toimida järgnevalt:

  1. Tabel täidetakse andmetega Excel formaadis
  2. Andmed kodeeritakse: osakond, ametinimetus, otsene juht, lepingu tüüp, töötamise tingimused, töölepingu staatus, puhkusearvestuse viis, töötasu liik, maksuvaba tulu arvestus, kohustuslik pensionikindlustus.
  3. Täidetud väljad kopeeritakse ja tõstetakse uude puhtasse Excel faili (ainult andmetega täidetud read ja veerud) koos päise reaga.
  4. Fail salvestatakse CSV formaadis.
  5. Andmed laetakse üles  SinuLab portaali.

Veeru “Lepingu staatus” koodid on:

SALVESTATUD            = 1
ALLKIRJASTAMISEL = 6
KEHTIV                          = 8

2. Kasutajate isikuandmete upload

Kasutajate isikuandmete upload on võimalik vaid siis kui kasutajate algandmed on andmebaasi juba sisestatud.

Kasutaja isikuandmete upload 2023

Andmete edukaks üleslaadimiseks tuleb toimida järgnevalt:

  1. Tabel täidetakse andmetega Excel formaadis
  2. Andmed kodeeritakse: töötaja ID-koodid leiad peakasutaja vaates Moodul “Süsteem” ja alamvalik “Andmete üleslaadimise võtmed”. Nime asemel (esimene veerg) tuleb sisestada töötaja Sinulabi antud kood.
  3. Täidetud väljad kopeeritakse ja tõstetakse uude puhtasse Excel faili (ainult andmetega täidetud read ja veerud) koos päise reaga.
  4. Fail salvestatakse CSV formaadis.
  5. Andmed laetakse üles  SinuLab portaali.

3. Kasutajatele antud “Tööandja vara” andmete upload

Töötajatele antud “Tööandja vara” andmete upload on võimalik vaid siis kui kasutajate algandmed on andmebaasi juba sisestatud.

tooandja vara upload ja juhised 2023F

Andmete edukaks üleslaadimiseks tuleb toimida järgnevalt:

  1. Tabel täidetakse andmetega Excel formaadis. Tabeli veerud peavad olema täpselt selle järjekorras, täitmata veerge EI TOHI kustutada ega peita.
  2. Andmed kodeeritakse: töötaja ID-koodid leiad peakasutaja vaates Moodul “Süsteem” ja alamvalik “Andmete üleslaadimise võtmed”. Nime asemel (esimene veerg) tuleb sisestada töötaja Sinulabi antud kood.
  3. Täidetud väljad kopeeritakse ja tõstetakse uude puhtasse Excel faili (ainult andmetega täidetud read ja veerud) koos päise reaga.
  4. Fail salvestatakse CSV formaadis.
  5. Andmed laetakse üles  SinuLab portaali.

Juhendi avamiseks klikka pildil.

Menüü valikus “Süsteem” all saad seadistada erinevate moodulite toimimiseks vajalikke andmeid.

1.Logi – võimaldab jälgida kasutajate aktiivsust ja nende liikumist moodulite ning vaadete vahel.

2. Õigused – võimaldab määrata tavakasutajale (juht / töötaja) ühe või mitu moodulit, milles kasutajal on edaspidi peakasutaja õigused (näeb kõiki andmeid ja saab teha kõiki toiminguid)

3. Uuringute valdkonnad – on vajalik UURINGUD moodulis valdkondade rakendamiseks uuringus ja keskmiste arvutamiseks (loe juhiseid uuringute mooduli manuaalist)

4. Andmete üleslaadimise võtmed – algandmete mass-üleslaadimiseks on vajalik juba portaalis kasutusel olevad andmed kodeerida (struktuur, ametikohad), samuti lepingu tingimused, mis on süsteemi poolt ette antud. Vaata ka juhiseid peatükis “Alustamine: andmete sisestamine ja üleslaadimine”

5. Helpdeski teemad – võimaldab sisestada ÜLDINE moodulis Helpdeskis kasutatavad teemade jaotuse ja määrata neile külge vastutaja. Uue pileti lisamisel saadetakse automaatne teavitus vastavale kasutajale

6. Kuluarvestus – lisatakse moodulis TÖÖTAMINE ja alamvalikus “Majanduskulud” kuluarvestuseks vajalikud määrangud:

  • Isikud, kes saavad teavituse, kui juht kinnitab lähetustaotluse kus märgitud transpordi vajadus
  • Avansi korraldus (link)
  • Lähetuskorralduse (link)
  • Välislähetuse päevaraha suurus
  • Siseriikliku lähetuse päevaraha suurus
  • Isikliku sõiduauto hüvitise km tariif
  • Kinnitusringi 2 kinnitajad (raamatupidajad)

7. Lepingute mallid – võimaldab luua erinevaid template ning määrata teksti sees placeholderid (süsteem täidab need automaatselt). Lepingute malle kasutatakse moodulsi ÜLDINE töölepingute/-muudatuste genereerimiseks või moodulis KLIENDIHALDUS kliendilepingute koostamiseks.

8. Taotluseliigid – võimaldab koostada erinevaid vorme, lisada välju ja kinnitajaid. Täidetud vormide register asub moodulis TÖÖTAMINE.

9. Broneeringud – võimaldab lisada broneeringute lahenduse (asub kasutaja personaalse kalendri juures) kasutamiseks vajalikke määranguid, sealhulgas RUUME, asukohti ja kontori põrandaplaane.

10. MS Azure AD – võimaldab liidestada Azure AD SSO

11. Merit Palk API – võimaldab liidestada Sinulab ja Merit Palk andmete vahetamiseks. Andmed liiguvad suunal SinuLab -> Merit Palk.

SinuLab on lihtsasti liidestatav Azure AD lahendusega SSO rakendamiseks.

  • Selleks tuleb esmalt aktiveerida Azure liidestus (Luba Azure AD)
  • Järgmiseks tuleb sisestada liidestuseks vajalikud parameetrid, mille saate ona MS admin kontolt.

NB! Azure liidestuse puhul muutub kasutajate sisselogimise URL aadress privaatseks. Uus sisselogimise URL genereeritakse süsteemi üoolt ja kuvatakse vaate ülemises osas.

SinuLab API

SinuLabil on täielik API valmidus ning juba praegu on võimalik teisel osapoolel saata päringuid SL andmebaasi. Liidestamiseks on vajalik kirjutada päringud, mis on alati eritöö. API liidestamise juhised leiab arendaja siin: https://app-arendus.sinulab.ee/api/contracts?company=arendus

Alustamiseks tuleb genereerida SinuLab API kood.

Moodul:  TÖÖTAMINE

Juhendi avamiseks klikka pildil

PDF fail kohe kasutamiseks: Kiirjuhend puhkuste kasutamiseks (juht ja tootaja)

PowerPoint fail, muutmiseks: Kiirjuhend puhkuste kasutamiseks (juht ja tootaja)

Juhendi avamiseks klikka pildil

Graafikute juhised peakasutajale

Tööaega raporteeritakse menüü valiku all „Töötamine“ ning alamvaliku all „Tööaeg“.

Tööajatabel on igale töötajale eelnevalt loodud (automaatselt).

Tööajatabelisse sisestatase kõik töötatud tunnid tööliikide kaupa:

  • Korralised töötunnid (eeltäidetud 8 h päevas )
  • Ületunnitöö, tasustatud (kui tasu makstakse välja)
  • Ületunnitöö, vaba aeg (kui töötatud aeg hüvitatakse vaba aja andmisega)
  • Öötöö
  • Töö pühade ajal
  • Töölähetus
  • Tööalane koolitus
  • Töövõimetus
  • Puhkus
  • Põhjuseta puudumine
  • Valveaeg

Töötaja saab tabelit jooksvalt täita – staatus Ootel. Pärast töötajapoolset tööajatabeli kinnitamist on staatuseks Täitmisel.

Ka Töötaja juht saab täita tööajatabeli töötaja eest ja selle juhina kinnitada. Juhi kinnitamise järgselt on staatuseks Kinnitatud.

NB! Ainult peakasutajal on õigused pärast juhi kinnitamist tabeli esitatud andmeid veel muuta. Seejärel peab peakasutaja tabeli uuesti kinnitama.

Majanduskulude lahendus võimaldab:

  • töötajal koostada ja esitada avansi taotlust
  • töötajal koostada ja esitada lähetustaoltuseid
  • töötajal koostada ja esitada majanduskulude, hüvitiste ja lähetuste aruanded
  • töötajal koostada ja esitada isikliku sõiduauto kasutamise aruandeid, sõidupäeviku aruandeid

Majanduskulude lahendusse on sisse ehitatud kinnitamise protsess, kus esimeseks kinnitajaks on alati töötaja otsene juht. Teise kinnitaja määrab peakasutaja menüü valikus “Süsteem” ja alamvalikus “Kuluarvestus“.

Oluline:

  • kindlasti tuleb määrata ära teine kinnitaja, tavaliselt raamatupidaja. Vastasel juhul ei ole kinnitamise protsess täidetud ning avansitaotluse või lähetustaotluse juurde ei saa töötaja luua hiljem kulude aruannet.

Taotlemine ja aruanded

Majanduskulude lahenduses on kasutajal kaks valikut:

  1. Taotlused
  2. Aruanded

Tööandja vara registri peamised funktsionaalsused

1. Võimaldab sisestada ja luua ülevaadet tööandja poolt töötajale üle antud varade teabest ja staatusest
2. Võimaldab koostada nn “ringkäigulehti“
3. Võimaldab digitaalselt allkirjastada üleantud vara vastuvõtja poolt (üleandmisel -> töötaja; tagastamise -> vastuvõttev isik) NB” Digitaalne allkirjastamine on võimalik vaid funktsiooni aktiveerimisel (eraldi tasustatud).

Tööandja vara register on seotud Onboarding lahendusega. Onboarding lahenduses on võimalik sisse-elamise projektis määrata töötajale eraldatud töövahendid / varad ning määrata neile vastutav isik (üleandja) ning kuupäev. Onboarding lahenduses sisestatud andmed kuvatakse automaatselt Tööandja varade registris.

NB! Vastupidiselt andmed ei liigu.

Andmete sisestamine

Andmeid saab sisestada manuaalselt või üleslaadimisega.

Manuaalselt andmeid sisestades klikatakse alustamiseks nupul “Lisa uus“. Täidetakse avanenud modal andmetega ja salvestatakse. Lisatud rida näevad:
  • peakasutaja
  • töötaja otsene juht
  • töötaja
  • vastutajaks määratud isik(ud)

Andmete importimine

Andmeid imporditakse CSV formaadis dokumendist, lisatud näidis fail.
Juhised:
  1. Tabelit võib täita Excelina kuid üleslaadimiseks on vajalik fail CSV formaati panna.
    Selleks, et ei tekiks lisa veergusid, on soovitav kopeerida ainult andmetega väljad ja need koos esimese reaga puhtasse Excelisse panna.
    Seejärel saab sellest failist teha CSV ning kasutada üleslaadimiseks. Probleem võib olla excelis varjatud sümbolitega, mis Sinulab`is lükkavad read paigast.
  2. Tabeli veerud peavad olema täpselt selles järjekorras nagu näidistabelis
  3. Kuupäeva formaat pp.kk.aaaa
Andmete üleslaadimise näidisfail: tooandja vara upload ja juhised

Your Content Goes Here

Moodulid:  ENESEJUHTIMINE, GRUPID & PROJEKTID

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Moodul:  TULEMUSJUHTIMINE

Moodul:  JUHI-TÖÖTAJA VESTLUSED

Juhi-töötaja vestlused funktsionaalsused (arenguvestlus, tulemusvestlus)

  • vestluse dokumendi loomine, teavitused töötajale ja juhile
  • hinnang töötajale (väärtused, kompetentsid, käitumine)
  • eelmise perioodi tööalased tulemused (tagasiside)
  • eelmise perioodi tööalane areng (tagasiside)
  • järgmiseperiooditööalasedeesmärgidjaoodatavtulemus
  • järgmiseperiooditööalanearengjaoodatavtulemus
  • tagasiside juhile ja ettevõttele
  • järelkasv ja karjääriplaneerimine
  • kompetentside hindamise raporti kuvamine vestluse dokumendi juures
  • vestluse sisendi lisamine online keskkonnas
  • dokumendi kinnitamine töötaja ja juhi poolt
  • up-date vestluste lisamine põhidokumendile, teavitus, märkmed
  • up-date vestluse algatamine juhi või töötaja poolt, teavitused e-postile

Kiirjuhendi avamiseks klikka pildil

Juhised

Siin leiad näidised juhile ja töötajale vestluste lahenduse kasutamiseks. Valmis materjal on PDF failina kohe kasutatav.

Kui aga soovid teksti muuta või kohandada, siis saad seda teha PowerPoint failis.

Arenguvestluse kiirjuhised töötajale PDF

Arenguvestluse kiirjuhised töötajale muutmiseks (PowerPoint)

Arenguvestluse kiirjuhised juhile (PDF)

Arenguvestluse kiirjuhised juhile muutmiseks (PowerPoint)

Your Content Goes Here

Moodul:  KOOLITUS & ARENDUS

Õpitee lahenduse eesmärgiks on koostada töötajale / juhile põhjalikum arengutegevuste plaan, mis võib sisaldada erinevaid meetodeid, tegevusi ja fookusteemasid. Õpitee annab hea üldise ülevaate, millise tempoga ja milliste teemadega on arenguprotsessis kõige sobivam tegeleda.

Õpitee lahendus luuakse kahes etapis:

  1. Luuakse valitud kasutajale õpitee kui dokument
  2. Lisatakse loodud õpiteele erinevaid tegevusi

Õpitee lahendus on seotud koolituste- ja arendusplaani mooduliga, e-õppe mooduliga ja vestluste ning uuringute mooduliga.

Moodul KOOLITUSED võimaldab hallata töötajate arendamisega seotud erinevat infot ning samal ajal kasutada ja saata andmeid teiste moodulite vahel.

Moodul võimaldab:

  • hallata töötajatega seotud arendustegevusi, koostada sellekohast plaani ning jälgida plaani täituvust
  • luua ja hallata ettevõtte sisekoolitusi või muid sündmusi, teavitada töötajaid toimuvatest sündmustest ning võimaldada töötajatele koolitusele registreerumist
  • hallata sertifikaatide (sh. tunnistused, load, litsentsid jms) registrit, lisada meeldetuletusi tähtaegade aegumise kohta
  • kasutada ning importida vastavaid andmeid teistest moodulitest (kasutaja profiil, e-õpe, arenguvestlused)

Juhendi avamiseks klikka pildil

Koolituste moodul võimaldab lisaks põhifunktsioonidele kasutada ning importida vastavaid andmeid teistest moodulitest.

Kasutaja profiili eksporditakse kõik töötajaga seotud:

  • läbitud koolitused
  • sertifikaadid ning nende kehtivuse tähtajad

E-õppe moodulist on võimalik eksportida andmeid:

  • läbitud e-kursuste kohta (teostatud arengutegevuste registrisse)
  • edukalt sooritatud testide kohta (luau sertifikaat)

Vestluste moodulist on võimalik importida arendustegevuste plaani:

  • kõik vestluse dokumenti sisestatud töötajaga seotud arengutegevused. Vestluse document peab olema statuses “Kinnitatud”.

Sisekoolituste lahendus võimaldab:

  • sisekoolituste administreerimine
  • koolituse/sündmuse loomine
  • koolituse / sündmuse lisamine koolituste infotahvlile
  • osalejate lisamine või registreerumine koolitusele / sündmusele
  • koolitusele registreerunutele teavituste saatmine
  • läbitud koolituste lisamine teostatud tegevuste registrisse

Peakasutaja juhendi avamiseks klikka pildil

Sertifikaatide lahendus võimaldab:

  • pidada registrit erinevate tunnistuste, pädevuste, sertifikaatide ja lubade üle
  • lisada dokumente failina
  • lisada sertifikaadile meeldetuletus kehtivuse aja lõppemise kohta
  • jälgida jooksvat statistikat aeguvate dokumentide kohta

Juhendi avamiseks klikka pildil

Moodul:  KOMPETENTSID

Moodul:  E-ÕPE

E-õppe mooduli peamised funktsionaalsused

  • Online testide loomine ja täitmine
  • E-koolituste loomine
  • Koolitusmaterjalide lisamine ja muutmine sh. video, pdf, väline link, protsesside kirjeldused, e-test(id)
  • Läbitud e-koolituste statistika ja info, mitteläbimise info
  • Koolituste ja testide määramine valitud kasutajatele (kohustuslik koolitus)
  • Määratud kohustuslike koolituste teavituste saatmine kasutajatele e-postile, teavitused Sinulab keskkonnas
  • Läbitud e-koolituste andmete eksportimine koolitustegevuste registrisse (moodulis “Koolitus ja arendus)

Moodul:  COACHING & ONBOARDING

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Moodul:  TERVISLIKKUS

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Moodul:  UURINGUD

Juhendi avamiseks klikka pildil

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Moodul:  VÄRBAMINE

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Moodul:  KLIENDIHALDUS

Your Content Goes Here